Planifier une réunion sur une fiche d'informations

Une fois que vous avez intégré votre calendrier Google Agenda ou Office 365, planifiez des réunions avec des contacts à partir des fiches d'informations de contacts, d'entreprises, de transactions ou de tickets, ou depuis l'espace de travail des ventes (BÊTA). Une fois la réunion créée, les invitations sont envoyées aux participants. Les utilisateurs de votre compte peuvent également être ajoutés comme participants à une réunion.

Les utilisateurs d'un compte Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise avec une licence attribuée peuvent planifier des réunions au nom d'autres utilisateurs du compte qui disposent également d'une licence attribuée.

Cet article s'applique aux utilisateurs ayant connecté Google Agenda ou l'intégration Office 365 à HubSpot. Si vous avez connecté votre calendrier à l'outil Réunions, découvrez comment créer et partager des liens de prise de rendez-vous. 

Utiliser les réunions sur le bureau

Planifier une réunion pour vous-même sur le bureau

Planifiez une réunion depuis les fiches d'informations ou depuis l'espace de travail des ventes (BÊTA).

1. Pour planifier une réunion à partir d'une fiche d'informations :
   • Accédez à vos fiches d'informations :
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
   • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
   • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Réunionsmeetings .
     
     
   • Une boîte de dialogue avec votre calendrier connecté s'ouvre.
2. Pour planifier une réunion depuis l'espace de travail des ventes (BÊTA) :
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes.
   • Cliquez sur l'onglet Planifier.
   • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Planifier une réunion.
   • Cliquez sur le menu déroulant Choisir un contact.
   • Commencez à saisir le nom d'un contact pour rechercher le contact.
   • Cliquez sur le nom du contact.
   
3. Pour configurer votre réunion :

• • Dans le champ Titre, saisissez un titre pour votre réunion.

1. • Saisissez une date de début.
   • Saisissez une heure de début, puis une heure de fin. Autrement, cliquez sur une date sur le calendrier affiché.

• • Cliquez sur le menu déroulant Type de réunion pour sélectionner le type de votre réunion. Ce paramètre est disponible uniquement si vous avez activé les types d'appels et de réunions personnalisées.

• • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts et utilisateurs qui doivent être inclus dans la réunion.

• • Cliquez sur le menu déroulant Lieu et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion. 
    • Appel téléphonique : saisissez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
    • En personne : saisissez l'adresse dans le champ de texte.
    • Personnalisé : saisissez l'emplacement personnalisé dans le champ de texte.
    • Google Meet : si vous avez connecté l'intégration Google Meet et mappé un utilisateur à l'intégration, cliquez sur Google Meet pour l'utiliser pour votre réunion. 
    • Zoom : si vous avez connecté l'intégration Zoom et mappé un utilisateur à l'intégration, cliquez sur Zoom pour l'utiliser pour votre réunion. 
  • Pour envoyer des e-mails de rappel avant une réunion, cliquez sur + Ajouter un rappel.
    • Dans la section E-mails de rappel planifiés, saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel planifié et sélectionnez un indicateur temporel (par exemple, jours, semaines, mois). Si l'option Activer les rappels de réunion par défaut est activée pour votre compte, les nouvelles réunions hériteront des rappels par défaut. Découvrez comment le fuseau horaire du rappel de réunion est déterminé.
    • Jusqu'à trois e-mails de rappel peuvent être ajoutés au total. Pour ajouter un autre e-mail de rappel, cliquez sur + Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur deleteTo deltoTSupprimer.
    • Pour inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel, cochez la case Inclure la description du participant dans le corps de l'e-mail de rappel.

• • Dans le champ Description du participant, saisissez les détails de la réunion. Les participants à la réunion verront ces informations dans l'invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas du champ Description du participant pour modifier le texte, insérer un lien ou utiliser un bloc de texte prédéfini.

Remarque : pour ajouter un lien Zoom, Google Meet ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail Zoom, Google Meet ou UberConference.

• • Cliquez sur + Ajouter des notes internes pour saisir des notes internes que les membres de votre équipe peuvent consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la page pour modifier le texte, insérer un lien ou utiliser un bloc de texte prédéfini.
  • Cliquez sur le menu déroulant Associé à et décochez les cases à côté des fiches d'informations que vous souhaitez dissocier de l'activité de réunion. Utilisez la barre de recherche pour trouver d'autres fiches d'informations à associer et sélectionnez les cases à cocher à côté de la fiche d'informations pour les associer.
  • Cliquez sur l'icône Réduire pour planifier la réunion sans consulter votre calendrier.
    
    
  • Cliquez sur Enregistrer.

Après la sauvegarde, notez ce qui suit :

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
• Une réunion sera automatiquement créée dans votre calendrier.
• La réunion sera enregistrée en tant qu'engagement sur la chronologie de la fiche d'informations. Votre nom sera mentionné en tant qu'hôte et organisateur.

Modifier une réunion pour vous-même sur le bureau

Pour modifier une réunion existante sur le bureau :

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Dans la chronologie de l'activité, dans l'angle supérieur droit de la réunion, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
   
   
3. Une fois que vous avez effectué les modifications, en bas de l'activité de réunion, cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les modifications apportées aux descriptions de réunions sur la fiche d'informations d'un contact ne seront envoyées aux participants que si vous utilisez Google Agenda et avez connecté l'intégration bidirectionnelle à Google Agenda HubSpot . Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si l'intégration n'est pas activée, mettez à jour la description de la réunion dans l'événement du calendrier pour envoyer les modifications aux participants et non dans la fiche d'informations d'un contact.

Attribuer un résultat de réunion sur un ordinateur

Une fois la réunion effectuée, l'hôte peut attribuer un résultat de réunion pour mieux suivre les réunions avec les contacts. Les options par défaut Résultat de la réunion sont Planifié, Terminé, Reprogrammé, Manqué et Terminé. Vous pouvez également créer des résultats de réunion personnalisés.

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Dans la chronologie de l'activité, dans l'angle supérieur droit de la réunion, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
   
   
3. Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de réunion.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Planifier une réunion pour un autre utilisateur sur ordinateur (Sales Hub ou Service Hub Pro et Entreprise)

Si vous êtes utilisateur d'un compte Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise avec une licence attribuée, vous pouvez planifier des réunions au nom d'autres utilisateurs du compte qui disposent également d'une licence attribuée, dont le calendrier est connecté et dont la synchronisation est activée. Cela peut s'avérer utile si vous êtes un représentant du développement ou commercial et que vous devez planifier une réunion avec un responsable de compte.

Pour planifier une réunion pour un autre utilisateur : 

1. Accédez à vos fiches d'informations :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur meetingsPlanifier une réunion. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche. Pour organiser une réunion :
   • Cliquez sur le menu déroulant Hôte pour sélectionner l'utilisateur pour lequel vous planifiez la réunion.
   • Autrement, cliquez sur Rotation de la réunion pour utiliser une rotation de réunion. Cliquez sur le menu déroulant Rechercher une rotation de réunion pour sélectionner une rotation de réunion.
     • Le champ utilisateur de la rotation des réunions est renseigné par le membre de la rotation qui a le moins de réunions attribuées. Le calendrier de ce membre apparaîtra également. Si plusieurs membres ont le même nombre de réunions attribuées, le membre dont la dernière attribution remonte le plus loin dans le passé sera sélectionné.
     • Si le calendrier de l'utilisateur proposé est complet ou si vous souhaitez choisir un autre utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs de la rotation des réunions pour sélectionner un autre membre.
   • Le calendrier sera mis à jour pour indiquer la disponibilité de l'hôte, et l'emplacement sera mis à jour pour refléter les options de vidéoconférence de l'hôte. Les réunions existantes sur leur calendrier s'afficheront comme Occupé, plutôt que comme le titre de la réunion.
   • Vous ne serez pas ajouté à la réunion en tant que participant par défaut. Si vous souhaitez assister à la réunion, cliquez sur le menu déroulant Participants et sélectionnez Participant.
4. Continuez à planifier la réunion.
5. Cliquez sur Enregistrer.
   

Remarque : lorsqu'une réunion est réservée pour un utilisateur à l'aide des rotations de réunions, le nombre de réunions réservées de cet utilisateur augmente d'une unité. Si la réunion est supprimée, le nombre de rendez-vous pris diminuera d'une unité. 

Après la sauvegarde, notez ce qui suit :

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, le contact et l'hôte recevront par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'ils pourront ajouter à leur propre calendrier.
• Les utilisateurs peuvent savoir qui a organisé et animé une réunion en consultant la chronologie de la fiche d'informations.

• Utilisez l'activité créée par la propriété (organisateur) et l'activité attribuée à la propriété (hôte) pour créer un rapport.

Utiliser l'outil Réunions sur l'application mobile de HubSpot

Planifier une réunion pour vous-même dans l'application mobile HubSpot

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Dans l'angle supérieur gauche, appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations associée à la réunion.
4. Appuyez sur Plus du verticalMenu. Appuyez ensuite sur Réunion. Pour configurer votre réunion :
   • Saisissez un titre et une description pour votre réunion.
   • Appuyez sur les boutons Date de début, Heure de début, Date de fin et Heure de fin pour définir la date et la durée de votre réunion.
   • Appuyez sur Vérifier la disponibilité pour afficher votre calendrier. Appuyez sur l'heure à laquelle vous souhaitez planifier la réunion, puis appuyez sur Terminé dans l'angle supérieur droit. Ou touchez Annuler dans l'angle supérieur gauche pour revenir à l'écran précédent.
   • Appuyez sur Type de réunion, puis sélectionnez un type de réunion. Ce paramètre est disponible uniquement si vous avez activé les types d'appels et de réunions personnalisées.
   • Appuyez sur Résultat de la réunion et sélectionnez un résultat de la réunion (par exemple, si la réunion a déjà eu lieu, vous pouvez sélectionner Terminé).
   • Appuyez sur Lieu et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion.
     • Adresse : saisissez l'adresse dans le champ de texte.
     • Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
     • Emplacement personnalisé : saisissez les détails de l'emplacement personnalisé dans le champ de texte.

     Remarque : la visioconférence n'est pas disponible lorsque vous planifiez une réunion à partir de l'application mobile HubSpot.

   • Appuyez sur Notes internes et saisissez des notes internes que les membres de votre équipe peuvent consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez le caractère @ pour marquer d'autres utilisateurs.
   • Appuyez sur Associé à pour rechercher des fiches d'informations à associer. Sélectionnez ou désélectionnez le X à côté des fiches d'informations à associer à l'activité de réunion. 
   
5. Appuyez sur Enregistrer. Dans la boîte contextuelle, appuyez sur Continuer et envoyer.

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
• Une réunion sera automatiquement créée dans votre calendrier.
• La réunion sera sauvegardée en tant qu'engagement dans la chronologie de la fiche d'informations. Votre nom sera mentionné en tant qu'hôte et organisateur.

Modifier une réunion pour vous-même dans l'application mobile HubSpot

Une fois la réunion planifiée, vous pouvez le modifier dans l'application mobile HubSpot. Pour modifier une réunion : 

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Dans l'angle supérieur gauche, appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations associée à la réunion. 
4. Appuyez sur l'icône Menu du verticalMenu en haut à droite de la réunion sur la chronologie, puis appuyez sur Modifier. 
5. Une fois que vous avez effectué les modifications, appuyez sur Enregistrer dans l'angle supérieur droit.

Attribuer un résultat de réunion dans l'application mobile de HubSpot

Remarque : cette fonctionnalité n'est actuellement disponible que pour les utilisateurs iOS.

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Dans l'angle supérieur gauche, appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations associée à la réunion. 
4. Appuyez sur l'icône Menu du verticalMenu en haut à droite de la réunion sur la chronologie, puis appuyez sur Modifier. 
5. Appuyez sur le champ Résultat de la réunion et sélectionnez un résultat de réunion.
   
   
6. Appuyez sur Enregistrer.