Comprendre les disponibilités de rendez-vous de groupe et Round Robin

Lors de la création d’une page de planification de groupe ou Round Robin, votre contact verra des horaires spécifiques en fonction du type de réunion d’équipe. 

Disponibilités du groupe

• Lors de la prise de rendez-vous de groupe, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels les membres de l'équipe sélectionnés sont disponibles.
• Lorsqu’un contact clique sur le lien réunions, il peut sélectionner une heure, puis ajouter ses coordonnées pour planifier le rendez-vous. Le créateur de la réunion recevra une notification et la réunion apparaîtra dans les calendriers de tous les participants.

Round Robin

• Lors de la prise de rendez-vous Round Robin, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels l'un des membres d'équipe sélectionnés est disponible.
• Lorsqu’un contact clique sur le lien réunions, il peut sélectionner une heure, puis ajouter ses coordonnées pour planifier le rendez-vous. Le membre de l'équipe disponible pendant la période sélectionnée sera enregistré pour la réunion et recevra une notification. La réunion apparaîtra dans son calendrier.

Remarque : Si le calendrier d'un utilisateur participant à la réunion Round Robin est déconnecté, l'outil suppose qu'il est toujours disponible. Le lien Round Robin ne donne pas la priorité à la disponibilité des utilisateurs dont les calendriers sont connectés. Lorsque le contact sélectionne une heure à laquelle seul l'utilisateur dont le calendrier est déconnecté est disponible, une réunion est demandée mais n'est pas ajoutée à son calendrier.

• Si vous avez activé le paramètre Prioriser le propriétaire du contact, lorsqu'un contact planifie une réunion, il lui sera demandé de saisir son adresse électronique. Si le contact appartient à un propriétaire dans votre compte, la page de planification de celui-ci s'affichera. Tenez compte des conditions suivantes lors de l'utilisation de ce paramètre :
  • Si le contact appartient à quelqu’un et que le propriétaire est un Sales Hub payant ou un utilisateur Service Hub avec réunions configuré, est inclus dans cette page de planification d’équipe et dispose de disponibilités, l’outil affichera les heures disponibles spécifiées dans les paramètres de la page de planification d’équipe et non dans la page de planification personnelle du propriétaire.
  • Si le contact appartient à quelqu’un et que le propriétaire est un utilisateur payant du Sales Hub ou Service Hub avec des réunions configurées, est inclus dans cette page de planification d’équipe et n’est pas disponible, aucun créneau horaire disponible apparaîtra et le contact pourra envoyer un e-mail à son propriétaire. 
  • Si le contact appartient à quelqu’un mais que le propriétaire n’est pas un utilisateur payant du Sales Hub ou du Service Hub avec des réunions définies ou n’est pas inclus dans cette page de planification d’équipe, la disponibilité de tous les membres d’équipe inclus apparaîtra sur la page de planification.
  • Si plusieurs utilisateurs disposent d'une disponibilité au moment sélectionné et que l'option Prioriser le propriétaire du contact n'est pas sélectionnée, l'utilisateur qui a passé le plus de temps sans se voir attribuer un rendez-vous sera sélectionné. 
• Si vous utilisez les rotations de réunion lors de la réservation d’une réunion, un visiteur ne verra que la disponibilité du représentant éligible en tant qu’hôte en fonction de la logique de rotation définie (distribution égale ou distribution pondérée).