Créer un devis de renouvellement sur un contrat

Les contrats sont le centre unique d’informations sur les revenus engagés dans HubSpot. Créez un devis de renouvellement alors qu’un client approche de la fin de son contrat actuel afin d’obtenir l’engagement de votre client pour la prochaine période. Lorsqu’un devis de renouvellement est accepté, un nouveau contrat est créé et automatiquement associé au contrat précédent.

Pour commencer, renseignez-vous sur :

• Configuration de la gestion du renouvellement dans les paramètres de contrat. 

• La façon dont les contrats sont utilisés.

• Comment créer des contrats. 

• Comment créer des modèles de devis de renouvellement.

Gestion du processus de renouvellement à l’aide de contrats

Avant de créer un devis de renouvellement, découvrez-en davantage sur la gestion du processus de renouvellement, avant la date de renouvellement.

Afficher les informations sur les contrats existants

Utilisez la fiche d’informations du contrat pour consulter les informations contractuelles existantes, notamment les performances, les lignes de produits associées, le calendrier de facturation, les informations sur le renouvellement, la chronologie des activités et l’historique. Utilisez ces informations pour préparer renouvellement conversations avant d’envoyer le renouvellement devis.

Créer un renouvellement pipeline dédié

Il est recommandé de créer un renouvellement pipeline dédié pour renouvellement transactions et de créer de nouvelles transactions pour renouvellement devis. Cela signifie que vous pouvez établir des rapports sur les revenus des nouvelles affaires par rapport aux revenus des renouvellements, et gérer les renouvellements séparément des autres transactions actives.

Utilisez des workflows pour automatiser les informations relatives au renouvellement, aux transactions et aux devis.

Utilisez les propriétés de contrat pour créer des workflows qui créent automatiquement des transactions et des devis de renouvellement : 

• Créer des transactions de renouvellement avant la date de renouvellement du contrat pour gérer la communication avec le client au sujet du renouvellement (par exemple, e-mails, réunions, appels). 

• Créez des devis avant la date de renouvellement pour utiliser automatiquement les informations contractuelles figurant dans un devis et l’envoyer au client. Découvrez-en davantage sur la création de devis de renouvellement à partir d’un workflow .

Ce qui est inclus sur un devis de renouvellement

Par défaut, le devis de renouvellement utilise la même durée que le contrat existant (par exemple, si le contrat existant était un contrat de 12 mois, le devis de renouvellement sera configuré pour 12 mois). Le devis de renouvellement comprend :

• Contacts associés au contrat existant.
• L’entreprise associée au contrat existant.
• Les contacts de facturation, s’ils ont été ajoutés au contrat existant.
• Lignes de produits du contrat existant. Si le contrat a été mis à jour à l’aide d’un devis de modification, le devis de renouvellement inclura également ces lignes de produits. Par exemple, si un client a commencé avec 10 licences et en a ensuite ajouté 10 autres via un devis de modification, le devis de renouvellement comprendra 20 licences pour toute la durée du devis.
• Les conditions de paiement du contrat existant sont alignées.

Créer un devis de renouvellement

Créez un devis de renouvellement à partir d’un contrat existant. Les devis de Renouvellement doivent être associés à une transaction. Vous pouvez créer une transaction pendant le processus de devis de renouvellement ou associer manuellement une transaction existante.

Pour créer un devis de renouvellement :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
2. Cliquez sur le nom du contrat.
3. Dans l’angle supérieur droit de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Créer un devis de renouvellement.
4. Dans le panneau de droite :
   
   • Si le paramètre Créer automatiquement de nouvelles transactions pour les devis de renouvellement est activé, cliquez sur le menu déroulant Pipeline de transactions et sélectionnez un pipeline. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Phase de la transaction et sélectionnez une phase de transaction.
   • Si le paramètre Créer automatiquement de nouvelles transactions pour les devis de renouvellement est désactivé, cliquez sur le menu déroulant Associer à une transaction et sélectionnez une transaction ou cliquez sur Créer une nouvelle transaction pour créer une nouvelle transaction.
5. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un modèle de devis et sélectionnez un modèle de devis. Découvrez-en davantage sur la configuration de modèles de devis.
6. Dans le champ Modifier la date d’entrée en vigueur, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez la date d’entrée en vigueur de la modification.
7. Si le paramètre Autoriser les utilisateurs à remplacer le calcul au prorata par défaut est activé, désélectionnez les frais au prorata et les crédits pour la période de facturation restante pour ne pas calculer les frais au prorata. Si la case à cocher est sélectionnée, les frais seront calculés au prorata.
8. Cliquez sur Créer un devis.
9. Vous serez dirigé vers l’éditeur de devis. Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur sont automatiquement ajoutées à partir du contrat.
10. Créez le devis.
11. Pour modifier le récapitulatif, y compris la date d’entrée en vigueur du changement, cliquez sur la section Récapitulatif dans l’éditeur de devis. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Modifier la date d’entrée en vigueur :
    • Cliquez sur le menu déroulant Efficace et sélectionnez une option :
      • Sur accord : le paramètre par défaut. Il s’agit de la date à laquelle le devis est passé à l’état d’acceptation, soit via une signature électronique, soit par un accord « cliquer pour accepter », soit par un utilisateur HubSpot marquant le devis comme signé.
      • Date personnalisée : une date personnalisée. Vous pouvez définir la date d’entrée en vigueur d’un devis comme une date passée. Lors de l’utilisation d’une date passée, la date d’expiration sera considérée comme la date limite de signature de l’acheteur. Cela signifie que l’acheteur peut toujours signer à tout moment jusqu’à la date d’expiration, même si la date d’entrée en vigueur est passée. Après avoir sélectionné cette option, cliquez sur le sélecteur de date et sélectionnez la date à laquelle le renouvellement prendra effet.
      • Début retardé (en jours) : retarde la date de début de la facturation d’un certain nombre de jours après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez le nombre de jours.
      • Début retardé (en mois) : retarde la date de début de la facturation d’un certain nombre de mois après le paiement. Après avoir sélectionné cette option, saisissez le nombre de mois.
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la date d’entrée en vigueur.
12. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Durée de la période :
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la durée.
    • Désactivez l’option Durée de la période pour le masquer.

16. Dans l’éditeur de barre latérale de gauche, sous Remise totale :
    • Cliquez sur le menu déroulant Format et sélectionnez une option :
      • Afficher en tant que montant : affichez le montant de la remise dans la devise du devis.
      • Afficher en pourcentage : affichez la remise en pourcentage.
      • Afficher en tant que pourcentage et montant : affichez la remise en tant que pourcentage et en tant que montant dans la devise du devis.
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la remise totale.
    • Désactivez l’option Remise totale pour la masquer.
17. Dans le menu latéral de gauche, sous Valeur totale du contrat :
    • Dans le champ Libellé , modifiez le libellé affiché au-dessus de la valeur totale du contrat.
    • Désactivez l’option Valeur totale contractuelle pour la masquer. La valeur totale du contrat ne s’affichera pas si l’une des lignes de produits a une durée indéterminée. Ajustez les conditions de facturation de la ligne de produit pour afficher la valeur totale du contrat.
18. Le total mis à jour, taxes applicables comprises, apparaît sous les lignes de produits.
    
    
19. Pour partager un devis de renouvellement, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit.

Créer un devis de renouvellement à l’aide d’un workflow

Vous pouvez créer un devis de renouvellement à l’aide d’une action de workflow dans un workflow basé sur les transactions. Pour créer un devis de renouvellement à l’aide d’un workflow de transaction :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Créez un workflow ou cliquez sur un workflow existant pour le modifier.
3. Définir les critères d’inscription.
4. Cliquez sur + sous votre déclencheur.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM .
6. Sélectionnez Créer un devis de renouvellement à partir d’un contrat.
7. Cliquez sur le menu déroulant Contrat et sélectionnez une option recommandée ou Contrats : tous associés.
8. Cliquez sur le menu déroulant Modèle et sélectionnez un modèle de devis.
9. Cliquez sur le menu déroulant Méthode de sélection de la transaction et choisissez une option :
   • Nouvelle transaction utilisant le pipeline/la phase par défaut : crée une nouvelle transaction dans la phase par défaut du pipeline sélectionné.
   • Transaction existante : pour sélectionner une autre transaction, après avoir sélectionné cette option, cliquez sur le menu déroulant Transaction et sélectionnez une transaction.
10. Cliquez sur Enregistrer dans l’angle supérieur droit.
11. Cliquez sur Vérifier et activer dans l’angle supérieur droit pour activer le workflow.

Que se passe-t-il après l’acceptation d’un devis de renouvellement ?

Après l’acceptation d’un devis de renouvellement par le client :

• Les clients effectuent le paiement en utilisant le processus de paiement du devis.
• Le nouveau contrat est automatiquement associé au contrat précédent. Pour consulter le contrat :

• 1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Chiffre d'affaires > Contrats. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Chiffre d'affaires > Contrats.
  2. Localisez et cliquez sur le nom du nouveau contrat. Autrement, cliquez sur le nom du contrat existant. Ensuite, dans la barre latérale droite, accédez à la carte Contrats pour afficher le nouveau contrat. Le contrat de renouvellement sera également affiché dans les onglets Activités et Historique .

• À partir de la date de renouvellement, gérez les mises à jour et les modifications du nouveau contrat.

Étapes suivantes

• Découvrez-en davantage sur la création de modèles de devis de modification et de renouvellement.
• Découvrez-en davantage sur l’affichage et la gestion des contrats, notamment sur la création de devis de modification et de renouvellement, la résiliation de contrats, l’association de contrats à d’autres enregistrements et l’exportation de contrats.