Attribuer la propriété des fiches d'informations

Pour affecter des fiches d'informations aux utilisateurs de HubSpot, vous pouvez utiliser la propriétéPropriétaire de [objet] pour les fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction, de ticket et d'objet personnalisé. Pour d’autres objets tels que des rendez-vous ou des projets, utilisez la propriété Propriétaire . Chaque fiche d’informations peut avoir un propriétaire sélectionné à l’aide de la propriété par défaut, mais vous pouvez créer des propriétés personnalisées de type champ utilisateur HubSpot pour sélectionner d’autres utilisateurs liés à la fiche d’informations.

Avant de commencer

Par exemple, vous disposez des autorisations Afficher les contacts et d’une Licence essentielle. Le propriétaire d’un contact peut vous être attribué.

Comprendre l’attribution automatique du propriétaire

Dans certains cas, les propriétaires seront automatiquement définis :

• Si un utilisateur crée manuellement une fiche d'informations, il sera automatiquement désigné comme propriétaire de la fiche d'informations, à moins qu'il ne choisisse un autre propriétaire lors de la création.
• Si vous avez activé le paramètre Attribuer le propriétaire de l'entreprise au contact par défaut dans votre compte HubSpot, les contacts et leur entreprise principale seront automatiquement attribués au même propriétaire. Découvrez-en davantage sur le fonctionnement de ce paramètre.
• Si un utilisateur envoie un e-mail individuel à un contact sans propriétaire, cet utilisateur sera automatiquement désigné comme propriétaire du contact.
• Si un contact sans propriétaire prend rendez-vous sur la page de planification d'un utilisateur, ce dernier sera automatiquement désigné comme propriétaire du contact. Si un contact dispose déjà d'un propriétaire et qu'il prend rendez-vous avec un autre utilisateur, le propriétaire existant ne sera pas remplacé.
• Si vous avez installé et activé l’intégration Salesforce, les attributions de contacts, d’entreprises et de transactions seront par défaut celles indiquées dans Salesforce.

Attribuer des propriétaires de fiches d’informations en masse

Attribuer des propriétaires de fiches d'informations sur une page index d'objet

Vous pouvez attribuer des propriétaires à des fiches d'informations en masse sur chaque page index d'objet.

1. Accédez à vos fiches d’informations (par exemple, Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.).
2. Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'informations que vous souhaitez attribuer.
3. En haut du tableau ou du tableau de bord, cliquez sur Attribuer.
   
4. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de [objet] et sélectionnez un propriétaire.
5. Cliquez sur Mettre à jour.

Attribuer des propriétaires via un import

Vous pouvez également attribuer des propriétaires à des fiches d'informations nouvelles ou existantes en masse via un import. Pour attribuer un propriétaire à un objet pendant l'import :

• Dans votre fichier d’import, incluez une colonne Propriétaire de [objet] et ajoutez le nom ou l’adresse e-mail de l’utilisateur à chaque ligne de cette colonne.
• Importez votre fichier et, sur la page de mappage, mappez la colonne à la propriété Propriétaire de [objet].

Remarque : Les utilisateurs auxquels une fiche d'informations a été attribuée lors de l'import ne recevront pas de notification de l'attribution d'un nouvel objet.

Attribuer des propriétaires via des workflows

Attribuer un propriétaire à toutes les fiches d'informations inscrites

Vous pouvez attribuer automatiquement la propriété à des fiches d’informations inscrites à l’aide de l’action Modifier la fiche d’informations dans un workflow. Sélectionnez pour configurer la propriété Propriétaire de [objet], puis sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez attribuer aux objets inscrits. Par exemple, vous pouvez affecter le commercial pour l'Amérique du Nord aux fiches d'informations créées par les soumissions de formulaires provenant des États-Unis.

Pour attribuer automatiquement la propriété à vos autres propriétaires, vous pouvez cloner votre workflow, modifier les critères d’inscription en fonction des règles d’attribution pour chaque propriétaire et mettre à jour le propriétaire sélectionné dans l’action Définir la valeur de la propriété de [objet]. Vous pouvez également utiliser la logique de branchement pour attribuer plusieurs propriétaires à vos objets en fonction de plusieurs critères.

Transférer les fiches d’informations à plusieurs propriétaires

Redirigez l’attribution vers plusieurs utilisateurs à l’aide de workflows. Le workflow distribuera uniformément l’attribution aux propriétaires spécifiés via l’action Transférer la fiche d’informations au propriétaire . Cette action vous permet d'attribuer des fiches d'informations sans propriétaire ou d'écraser les valeurs existantes pour attribuer un nouveau propriétaire.

La distribution de la propriété pour chaque action de transfert est basée sur le nombre d'attributions pour cette action particulière, et non sur le nombre d'objets que chaque utilisateur possède sur votre compte. Si vous avez plusieurs actions dans votre workflow, chaque action aura un nombre séparé. Par exemple, si une action Transférer [propriétaire] est configurée pour trois propriétaires :

• Lorsque vous activez le workflow, les trois propriétaires pour cette action auront un nombre d'attribution égal à zéro.
• Étant donné que les trois utilisateurs disposent d'un compte d'attribution égal, le premier contact qui atteindra cette action sera attribué au hasard à l'un d'entre eux.
• Une fois le premier contact attribué, il y aura un propriétaire avec un contact et deux propriétaires sans contact. Le contact suivant dans le workflow sera attribué à l'un des deux autres utilisateurs qui n'ont pas encore de contacts.
• Une fois qu'un contact a été attribué aux trois propriétaires, l'ordre de rotation est conservé (par exemple, propriétaire 2, propriétaire 3, propriétaire 1).
• Si vous ajoutez ou supprimez des propriétaires de l'action après que votre workflow a été activé, la rotation définie pour cette action sera réinitialisée et les attributions aléatoires recommenceront.

Découvrez-en davantage sur l’action de workflow Transférer la fiche d’informations au propriétaire .

Attribuer un propriétaire individuellement

Attribuer un propriétaire à une fiche d'informations

1. Accédez à vos fiches d’informations (par exemple, Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.).
2. Cliquez sur le nom d'une fiche d'informations.
3. Dans l’angle supérieur droit de la barre latérale gauche, cliquez sur Actions et sélectionnez Afficher toutes les propriétés.
4. Dans le panneau de droite, recherchez . owner
5. Passez le curseur de la souris sur la propriété, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez un propriétaire.
6. Vos modifications seront automatiquement enregistrées.