Créer des rapports avec le générateur de rapports personnalisés

Grâce au générateur de rapports personnalisés, vous pouvez analyser plusieurs sources de données sur HubSpot. La différence entre le générateur de rapports personnalisés et d'autres types de rapports HubSpot est que vous pouvez exploiter des données provenant d'activités marketing et commerciales en plus d'objets. Par exemple, vous pouvez créer un rapport pour évaluer la façon dont vos comptes cibles interagissent avec votre site web.

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Compréhension des exigences

• Pour créer des rapports à l’aide du générateur de rapports personnalisés, l’utilisateur doit disposer des autorisations Créer/Posséder et Modifier un rapport. 

• Les rapports existants ne peuvent pas être fusionnés en un seul rapport. Pour consolider les informations, créez un nouveau rapport personnalisé qui comprend les sources de données, les champs, les filtres et les répartitions pertinents. Si les données ne peuvent pas être combinées en un seul rapport, envisagez de simplifier les indicateurs, en utilisant les jeux de données disponibles le cas échéant, ou en gardant les rapports séparés sur un tableau de bord. 

Vue d'ensemble du générateur de rapports personnalisés

La création d'un rapport dans le générateur de rapports personnalisés peut se décomposer en plusieurs étapes :

1. Sélectionner les sources de données du rapport : sélectionnez les types de données HubSpot que le rapport devra inclure.
2. Ajouter des champs au rapport : sélectionnez la propriété, l'événement et les données d'activité spécifiques pour lesquels créer un rapport.
3. Personnaliser les filtres de rapport : définissez des limites pour les champs que vous avez ajoutés.
4. Configurer la visualisation du rapport : déterminez maintenant comment les données seront affichées.
5. Enregistrer ou exporter le rapport : permettez à votre rapport d'être visualisé par vous-même ou d'autres personnes, ou exportez-le pour disposer de vos données hors ligne.

Si vous ne savez pas quel est le meilleur type de graphique à utiliser pour votre rapport, vous pouvez utiliser la fonction de graphique intelligent pour bien démarrer. En activant le graphique intelligent avant d'ajouter vos champs, HubSpot suggérera automatiquement le type de graphique approprié en fonction des champs que vous ajoutez. Une fois que vous aurez sélectionné un type de graphique recommandé, HubSpot organisera automatiquement les champs dans les canaux recommandés. Découvrez-en davantage sur l'utilisation des graphiques intelligents. 

Créer un rapport 

Pour créer votre rapport : 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Reporting > Rapports. Si Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Reporting > Rapports.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur la flèche bas à côté de Créer un rapport, puis sélectionnez Rapport personnalisé.

Source de données

3. Sélectionnez votre source de données :
   • Pour sélectionner une source de données CRM, sélectionnez la case à cocher à côté d’une propriété. La première case à cocher à cocher sera la Source de données principale. Toute case à cocher supplémentaire sera une source de données secondaire. Découvrez-en davantage sur la sélection des sources de données.

3. • Pour utiliser un jeu de données, cliquez sur l’onglet Jeu de données , puis sélectionnez l’un des jeux de données disponibles (Data Hub Entreprise uniquement). 
   • Cliquez sur Appliquer.
4. Pour ajouter un libellé d’association, cliquez sur l’icône des trois points verticaux en haut à droite du panneau Données . Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les libellés d’associations, puis cliquez sur Enregistrer.

Visualisation

5. Sélectionnez ensuite une visualisation de rapport en cliquant sur le menu déroulant Visualisation . Activez l’option Recommander en fonction des données pour choisir automatiquement le meilleur graphique en fonction de vos indicateurs et dimensions. Le nombre de champs que vous pouvez ajouter à un rapport dépend de son type :
   • Graphiques à barres verticales, à lignes et en aires : vous pouvez ajouter un maximum de 12 champs à l’axe Y et un à l’axe X, ou un champ à l’axe X et un champ à l’axe Y et un champ Ventiler par.
   • Barre horizontale : vous pouvez ajouter un maximum de 12 champs à l’axe X et un à l’axe Y, ou un champ à l’axe X et Y et un champ Ventiler par.
   • Graphiques combinés : vous pouvez ajouter un maximum de quatre champs.
   • Graphique en anneau, diagramme circulaire, KPI : vous pouvez ajouter un maximum de 30 champs de valeur, ou un champ de valeur et un champ Ventiler par.
   • Jauge : vous pouvez ajouter au maximum un champ de valeur.
   • Tableau croisé dynamique : vous pouvez ajouter un maximum de 30 champs, avec un maximum de quatre lignes et quatre colonnes.
   • Tableau : vous pouvez ajouter jusqu’à 30 champs.

Remarque : Les champs d'événement peuvent être consultés sous la section Événements dans certaines sources de données. Actuellement, vous ne pouvez choisir qu'un seul champ d'événement pour le rapport personnalisé et les données du champ seront automatiquement limitées à une plage horaire donnée.

Champs de données

Les champs de données vous permettent d’analyser les données d’un ou de plusieurs objets pour répondre à des questions sur votre entreprise.

6. Ensuite, sous Champs de données, cliquez sur + Ajouter. Faites glisser les propriétés dans les sections de champs de données disponibles en fonction de la visualisation que vous avez sélectionnée. Exemples de champs qui peuvent être disponibles :
   • Axe X : la ligne horizontale du rapport.
   • Axe Y : la ligne verticale du rapport.
   • Ventiler par : les sections ou catégories du rapport.
   • Valeurs : le montant, la quantité ou la valeur du rapport (c.-à-d. ce qui est comptabilisé).
   • Regrouper par : les sections ou catégories du rapport.

Remarque : L’ajout d’un champ contenant une grande quantité de données au canal Ventiler par peut rendre impossible le chargement du rapport. Découvrez-en davantage sur la façon d’éviter les erreurs Trop de points de données demandés. Les rapports contenant plus de 99 valeurs dans la propriété Ventiler par ne pourront pas être affichés sur les tableaux de bord et devront être visualisés dans l'outil Rapports.

6. • Colonnes : les colonnes du rapport.

   • Afficher les détails du point par : pour les graphiques en diagramme de dispersion, ce canal ventile les données en créant des points sur le graphique en fonction du champ spécifié. Alors que Ventiler par créera des points organisés par couleur, cet emplacement organisera toutes les données sans couleur ni mappage supplémentaire. Utilisez ce canal à la place de Ventiler par lorsque vous établissez des rapports sur de vastes ensembles de données. Les champs de dimension sont acceptés.

   • Afficher la taille du point par : pour les graphiques en diagramme de dispersion, utilisez ce canal pour ajouter une troisième valeur numérique au graphique et mettre automatiquement à l'échelle les données avec les bulles dans la visualisation. Les champs de mesure sont acceptés.

7. Les champs peuvent être définis comme l’un des deux types d’agrégation, qui indiquent si une agrégation est effectuée sur les données du champ. Pour définir le type, passez le curseur de la souris sur la propriété et cliquez sur l’icône Crayon. Puis, cliquez sur le menu déroulant Agrégation pour sélectionner le type, puis cliquez sur Appliquer :

• • Dimension : un champ sans agrégation, affiché en gris. Les dimensions peuvent être de n'importe quel type de données (y compris des dates, des nombres, des booléens et des chaînes). Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe X et à Ventiler par.
  • Mesure : un champ avec une méthode d'agrégation définie, affiché en vert. Les mesures sont généralement des valeurs numériques ou quantitatives, telles que le nombre de transactions associées. Ce type de champ ne peut être ajouté qu'à l'axe Y. Vous pouvez ajouter jusqu’à 12 mesures à un rapport.

Champs de formule

Les champs de formule peuvent être utilisés dans le générateur de rapports personnalisés (Data Hub Entreprise uniquement). Découvrez-en davantage sur la création de champs à l’aide de formules.

Filtrer le rapport

Personnalisez les filtres du rapport pour préciser davantage les données affichées dans le rapport. Vous pouvez filtrer par date et dimensions. Vous ne pouvez pas ajouter de mesures agrégées en tant que filtres.

1. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Filtrer.
2. Sous Filtres, cliquez sur + Ajouter.
3. Faites glisser les filtres dans la section Filtres .
4. Définissez vos règles de filtrage en cliquant sur la flèche bas à côté du filtre. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez une option. Si vous avez sélectionné plusieurs filtres, vous pouvez les regrouper en cliquant sur le menu déroulant Regrouper avec un autre filtre . Cliquez ensuite sur Appliquer ou Enregistrer.
5. Une fois les filtres sélectionnés, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Règles pour choisir comment combiner vos filtres.
6. Découvrez comment créer des champs de formule.

Styliser votre rapport

Vous pouvez personnaliser la façon dont un rapport est affiché, y compris les options d’axe, l’empilement, le thème de couleur et la mise en forme des colonnes.

1. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’onglet Thèmes .
2. En fonction de la visualisation que vous avez sélectionnée, différents champs apparaîtront et vous pourrez les utiliser pour personnaliser le style de votre graphique. Certains de ces champs peuvent inclure :
   • Cumulatif : pour les rapports de graphiques en ligne et en aires avec des valeurs de date ou d'heure dans l'axe X, représentez les valeurs de façon cumulative sur l'axe X.
   • Afficher les libellés des données : par défaut, les graphiques incluent des libellés des données pour afficher des valeurs spécifiques. Pour masquer ces libellés, désélectionnez la case à cocher.
   • Afficher les ID de fiche d’informations : par défaut, les ID de fiches d’informations du CRM interne pour les fiches d’informations situées derrière les points de données de la visualisation sont affichés dans le graphique. Pour masquer ces libellés, désélectionnez la case à cocher.
   • Empilé : empile les valeurs Ventiler par , ce qui peut améliorer la lisibilité d’un rapport.
   • Échelle de l’axe : l’échelle à laquelle vos données sont affichées, soit linéaire ou logarithmique.
     • Linéaire : représente les données du graphique à une échelle réelle. Le graphique affichera les incohérences de manière bien visible.
     • Logarithmique : condense les données du graphique pour réduire l'espace entre les points de données. Cela peut s'avérer utile lorsque vous devez comparer des données contenant des incohérences considérables.
   • Position de la légende : par défaut, la légende du graphique s'affiche en haut du graphique pour indiquer les données par valeur et couleur. Pour modifier la position de la légende, cliquez sur le menu déroulant, puis sélectionnez une position.
   • Palette de couleurs : sélectionnez la palette de couleurs du graphique à partir d’un ensemble de thèmes de couleurs HubSpot ou aux couleurs de votre propre marque. Pour les utilisateurs daltoniens ou malvoyants, l’option Remplissage du motif crée un motif unique pour chaque couleur qui facilite la lecture des rapports.
   • Libellé de l’axe Y : modifiez le nom du libellé sur l’axe Y. Si aucune modification n’est apportée, le libellé de l’axe Y sera par défaut le nom de propriété de l’indicateur répertorié en premier.
   • Max : la valeur maximale que l'axe d'un graphique affichera. Ce paramètre contrôle le degré de zoom de la visualisation. Par exemple, une valeur 100 sur un graphique à barres verticales fera en sorte que l’axe Y affiche les valeurs jusqu’à 100.
     • Ce paramètre ne filtre pas les données du rapport et n’est utilisé qu’à des fins d’affichage.
     • Lorsqu'il est utilisé avec une échelle d'axe logarithmique, le générateur de rapports arrondit cette valeur à l'incrément le plus proche en fonction de l'échelle logarithmique.
   • Min : la valeur minimale que l'axe d'un graphique affichera. Ce paramètre contrôle le degré de zoom de la visualisation. Par exemple, une valeur de 50 sur un graphique à barres verticales fera en sorte que l’axe Y commence à la valeur 50. Ce paramètre ne filtre pas les données du rapport et n’est utilisé qu’à des fins d’affichage.
   • Objectif mensuel : saisissez un nombre pour ajouter une ligne d’objectif au graphique. L’objectif mensuel peut être utilisé dans une visualisation XY (par exemple, un diagramme à barres verticales, à aires ou linéaire) uniquement lorsqu’une propriété basée sur la date est utilisée sur l’axe X.
   • Afficher la légende des bulles : pour les graphiques en diagramme de dispersion, lorsque le rapport contient un champ Afficher la taille du point par , vous pouvez ajouter la taille des bulles à la légende en sélectionnant la case à cocher.

1. • Format de libellé de données : pour les graphiques en diagramme de dispersion, lorsque l’option Afficher les libellés des données est sélectionnée, vous pouvez choisir les libellés de données qui apparaîtront dans le graphique. Par exemple, sélectionnez (X,Y) pour afficher les libellés de données pour les valeurs des axes X et Y.
   • Opacité : pour les graphiques en diagramme de dispersion, définissez l'opacité des points dans le graphique. Une opacité plus faible peut être utile lorsque les données se chevauchent visuellement.
   • Afficher les repères : par défaut, les graphiques en ligne et en aires comportent des repères au niveau des points de données le long des axes. Pour supprimer les indicateurs, désélectionnez la case à cocher.
   • Afficher aujourd'hui : par défaut, les graphiques en ligne et en aires n'incluent que les données des jours précédents. Pour inclure les données de la journée en cours jusqu'à présent, sélectionnez la case à cocher.
   • Afficher les totaux : par défaut, les graphiques à anneaux et à secteurs affichent les données totales incluses dans le rapport. Pour masquer le total, désélectionnez la case à cocher.

1. • Axes Y 1 et 2 : pour les graphiques combinés, vous pouvez choisir d'afficher chaque axe Y sous forme de graphique à barres, à lignes ou en aires. Les paramètres de chaque type de visualisation d'axe Y sont les mêmes que ceux disponibles pour le type de graphique général. Pour ajouter des données à un autre axe Y, cliquez sur une mesure et faites-la glisser vers la section Axe Y de l’onglet Configurer .
   • Mode axe Y : par défaut, les graphiques combinés sont définis en mode Deux axes.
   • Bandeaux : utilisez des bandeaux de couleur pour indiquer visuellement un ensemble de valeurs dans la visualisation de votre jauge. Par exemple, vous pouvez utiliser du jaune pour indiquer de bonnes performances, du orange pour indiquer des performances moyennes et du rouge pour indiquer de mauvaises performances.
     • Pour créer un bandeau, configurez les valeurs suivantes :
       • De : saisissez la valeur de départ du bandeau.
       • À : saisissez la valeur de fin du bandeau.
       • Couleur : définissez une couleur pour votre bandeau.
     • Pour ajouter un autre bandeau, cliquez sur Ajouter un bandeau.
     • Pour supprimer un bandeau, cliquez sur X à côté du bandeau.

Utiliser un modèle

Partez d’un modèle prédéfini plutôt que d’un rapport vide.

1. Cliquez sur l’onglet Modèles .
2. Cliquez entre les options Pour vous et Source de données pour afficher différents modèles.
3. Cliquez sur l’icône Filtre pour personnaliser le modèle à l’aide de la source de données ou de la visualisation. Puis, cliquez sur Appliquer.

Utilisez Breeze Assistant pour générer ou personnaliser un rapport

Utilisez Breeze Assistant, l’assistant conversationnel d’IA de HubSpot, pour décrire le rapport que vous souhaitez dans une prompt en langage naturel. Il génère la configuration du rapport pour vous (dimensions, indicateurs, type de graphique, etc.) au lieu que vous le configuriez manuellement.

Remarque : Vous pouvez gérer l'accès aux fonctionnalités d'IA dans vos paramètres d'IA et configurer les données partagées. Consultez la FAQ sur la fiabilité et la sécurité de l'IA et les cartes de modèle d'IA de HubSpot pour obtenir des informations détaillées sur les contrôles de sécurité de l'IA, l'utilisation des données et la conformité.

1. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur l’onglet Breeze .
2. Cliquez sur l’une des invites suggérées ou saisissez votre prompt dans la zone de texte.
3. Cliquez sur l’icône Plus (+ ) pour ajouter des fichiers, des prompts, des connecteurs, des compétences, des agents ou des artefacts. Cliquez ensuite sur l’icône de flèche du haut

4. Si vous souhaitez appliquer des personnalisations de rapport ou un rapport généré par l’IA, cliquez sur Appliquer au générateur en bas de la fenêtre de chat.

5. Le rapport s’affichera désormais dans l’aperçu. Pour continuer à personnaliser le rapport, cliquez sur l’un des onglets du menu latéral de gauche.

Exporter des données non synthétisées

Vous pouvez également exporter un rapport pour étudier vos données hors ligne. Lorsque vous configurez un rapport pour l'exporter, tous les champs dans la section Champs seront inclus sous forme de colonnes dans l'export. Tous les champs du rapport seront exportés avec leur nom le plus récent. 

1. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Exporter les données non synthétisées.

2. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nom de l'export, puis sélectionnez le format de fichier dans lequel vous souhaitez enregistrer le rapport. Cliquez sur Export. Le traitement du fichier commencera et vous recevrez une notification une fois le rapport disponible au téléchargement.

Partager votre rapport en cours

Vous pouvez créer un lien vers ce rapport avec toutes vos modifications sans l’enregistrer.

1. Au-dessus de l’aperçu du rapport, cliquez sur Partager.
2. Dans la boîte contextuelle, cliquez sur Copier.

Actualiser votre rapport

Les rapports créés à l'aide du générateur de rapports personnalisés seront automatiquement actualisés avec les données disponibles toutes les deux heures. Toutefois, vous pouvez actualiser manuellement un rapport toutes les 15 minutes pour récupérer les nouvelles données.

1. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sur Actualiser pour actualiser manuellement votre rapport.
2. Par défaut, l’option Actualiser à mesure que j’effectue des modifications est activée. Pour désactiver cette option, désactivez l’interrupteur .

Enregistrer votre rapport

Une fois le rapport configuré, vous pouvez l’enregistrer dans votre liste de rapports ou un tableau de bord, ou exporter les données depuis HubSpot.

1. Cliquez sur Sauvegarder dans l'angle supérieur droit. 
2. Dans le panneau de droite, saisissez le nom et les libellés du rapport, ainsi qu’une description.
3. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le rapport :
   • Ne pas ajouter au tableau de bord : le rapport sera uniquement ajouté à votre liste de rapports.
   • Ajouter à un tableau de bord existant : le rapport sera ajouté à un tableau de bord existant. Pour sélectionner le tableau de bord dans lequel ajouter le rapport, cliquez sur le menu déroulant.
   • Ajouter à un nouveau tableau de bord : le rapport sera ajouté à un tableau de bord que vous allez créer. Saisissez le nom du tableau de bord et sélectionnez sa visibilité.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Sous Qui peut accéder à ce rapport ?, sélectionnez le niveau d’accès que vous souhaitez accorder à ce rapport.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Le rapport apparaîtra désormais dans votre liste de rapports.

Gérer vos rapports

Découvrez-en davantage sur la gestion de vos rapports dans votre liste de rapports.

Limites de rapports et de données

Gardez les limites suivantes à l'esprit lorsque vous utilisez le générateur de rapports personnalisés :

• Pour de meilleures performances, les rapports non tabulaires sont limités à 1 000 lignes uniques de données. Pour réduire le nombre de lignes d'un rapport, il est recommandé d'ajouter des filtres afin d'affiner vos données ou d'utiliser des dimensions qui ont un nombre inférieur de valeurs uniques (par exemple, des propriétés à sélection multiple). Les rapports tabulaires sont paginés et peuvent contenir plus de 1 000 lignes.
• Les nouvelles données prennent 10 à 15 minutes pour apparaître dans les rapports. Par exemple, si vous créez un nouveau contact qui répond aux critères d'un rapport, ce contact n'apparaîtra pas dans le rapport avant 10 à 15 minutes.
• Les rapports créés à l'aide du générateur de rapports personnalisés seront automatiquement actualisés avec les données disponibles toutes les deux heures. Pour obtenir de nouvelles données avant la prochaine actualisation automatique, découvrez comment actualiser manuellement un rapport.
• Certains champs (tels que les champs Équipe HubSpot et Propriétaire, s'exporteront avec leur ID interne plutôt que les libellés HubSpot. 
• Pour les rapports d’événements, une période maximale de 10 ans ou de 10 millions d’événements (Pro uniquement) et de 100 millions d’événements (Entreprise uniquement). S'il existe plus de 10 millions d'événements (Pro uniquement) ou 100 millions d'événements (Entreprise uniquement) pour le type d'événement sélectionné, la période disponible sera raccourcie. La période minimale pour les rapports d'événements est d'un mois (Pro) ou deux mois (Entreprise). Cela garantit que le rapport se charge efficacement et en temps opportun.