Utilizzare lo strumento di previsione

In qualità di manager, puoi utilizzare lo strumento di previsione per monitorare i progressi del tuo team verso il raggiungimento degli obiettivi. Per impostazione predefinita, lo strumento di previsione utilizza le fasi dell'affare per stimare il fatturato in base alla probabilità di chiusura dell'affare. Se imposti delle categorie di previsione, le trattative possono anche essere raggruppate in categorie. Questo permette a te e al tuo team di adeguare la previsione in base alla vostra conoscenza delle trattative, senza perdere di vista a che punto siete nel processo di vendita. Lo strumento di previsione è utile da utilizzare durante i colloqui individuali con i tuoi rappresentanti per identificare su cosa devono concentrare i loro sforzi per raggiungere i loro obiettivi mensili o trimestrali.

Quando disattivi un utente ma mantieni le sue Sales o Assistenza , i suoi dati storici di vendita rimarranno nello strumento di previsione. Questo ti garantisce un quadro completo e accurato delle vendite storiche, in modo da poter effettuare previsioni informate per i periodi attuali e futuri.

Prima di iniziare

• Assicurati che al tuo utente siano assegnate le autorizzazionirelative alle previsioni.
• Quindi, assegna al tuo team obiettivi di fatturato prevedibili e configura le categorie di previsione, se desideri utilizzarle.
• Una volta configurato, puoi visualizzare i report sui ricavi per gli utenti del tuo account a cui sono state assegnate licenze di venditao assistenza.

Imposta una valuta

Ogni utente del tuo account può impostare la propria valuta preferita nello strumento di previsione. Una volta impostata la valuta preferita, potrai visualizzare i dati di previsione e inviare previsioni manuali nella tua valuta preferita. Tieni presente:

• Le conversioni di valuta vengono effettuate automaticamente secondo necessità, in base ai tassi di cambio presenti nel tuo account.
• Le trattative aperte e gli obiettivi utilizzano il tasso di cambio corrente. Le trattative chiuse e vinte utilizzano i tassi di cambio in vigore al momento della chiusura della trattativa per mantenere l'accuratezza storica.
• Le previsioni inviate manualmente mantengono il tasso di cambio al momento dell'invio.

Per impostare la valuta:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra, clicca su Imposta valuta.
3. Fai clic sul menu a discesa Valuta preferita e seleziona una valuta.
4. Fai clic su Salva.

Crea una previsione per visualizzare più risultati (Sales Hub Professional o Enterprise)

Puoi inviare una previsione per visualizzare più risultati per il tuo team che misurano il fatturato prevedibile utilizzando:

• Una proprietà della data dell'affare di proprietà di HubSpot o personalizzata.
• Una proprietà dell'importo dell'affare di proprietà di HubSpot o personalizzata contrassegnata come tipo di campo valuta.

Scopri di più sulla creazione di una previsione per visualizzare più risultati.

Configurare i promemoria per l'invio delle previsioni

Se sei un Super Admin, puoi configurare le notifiche di promemoria per i tuoi rappresentanti.

Per impostare i promemoria programmati per l'invio delle previsioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona Imposta pianificazione invio.
3. Nel pannello di destra, configura quanto segue:
   • Seleziona la casella di controllo Imposta una pianificazione di invio delle previsioni.
   • Nella sezione Data di inizio della pianificazione di invio, clicca sul selettore di date e seleziona una data.
   • Fai clic sul menu a discesa Ora di scadenza e seleziona un valore.
   • Fai clic sul menu a discesa Ripeti e seleziona un valore.
   • Fai clic sul menu a discesa Assegnato a e seleziona i team. La pianificazione si applica a tutti i team selezionati, ma solo gli utenti con autorizzazionidi modifica per le previsioni riceveranno una notifica via e-mail e un pop-up se è attivato un promemoria.
   • Fai clic sul menu a discesa Promemoria e seleziona un valore.
   • Fare clic su Salva.

Nota: gli utenti possono configurare ulteriori preferenze di notifica, come Slack, selezionandole nella sezione Notifichesulle trattative. I Super Amministratori possono assegnarle in blocco utilizzando un profilo di notifica.

Per modificare o eliminare i promemoria programmati per le previsioni:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona Modifica programma di invio.
3. Nel pannello di destra, controlla e apporta le modifiche.
   • Deseleziona la casella di controllo Imposta una pianificazione di invio delle previsioni per eliminare la pianificazione.
   • Al termine, clicca su Salva.

Invia una previsione

Puoi inviare una previsione personalizzata per il mese o il trimestre per fornire ai tuoi stakeholder una stima di quanto pensi di chiudere in quel periodo. Se stai inviando una previsione per un utente, puoi considerare le trattative che desideri includere nell'invio.

È possibile inviare una previsione all'interno dello strumento di previsione o dalla vista Previsione predefinita nella pagina indice delle trattative.

Per inviare dall'utensile di previsione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Nella colonna Invio delle previsioni, fare clic su Invia.
3. Nel pannello di destra, seleziona la Pipeline e il Periodo di previsione. Il periodo di tempo selezionato deve corrispondere al tuo periodo di previsione (ad esempio, seleziona un mese specifico se il tuo periodo di previsione è impostato su mensile).
4. Inserisci un importo (nella valuta principale della tua azienda) nel campo Importo previsione.
   • Se stai inviando una previsione per un utente, nella tabella " Opportunità ", puoi selezionare le caselle di controllo nella colonna "Aggiungi alla previsione ".
   • Il campo Importo previsione visualizzerà automaticamente la somma degli importi delle trattative.
5. Inserisci una nota.
6. Nella sezione Invio puoi visualizzare gli invii passati e le trattative ad essi associate.
7. Per visualizzare la cronologia completa delle previsioni inviate in passato, clicca su "Visualizza cronologia " oppure vai alla scheda "Cronologia ".
   • Fai clic sulle frecce < e > per modificare il periodo di tempo. È possibile visualizzare fino a un anno precedente.
   • Fai clic su Visualizza invii nel tempo per visualizzare la cronologia degli invii delle previsioni in Analisi delle vendite.

8. 

   Quando sei pronto a inviare la tua previsione, clicca su Invia previsione.
9. Per ulteriori report sull'analisi delle vendite, puoi utilizzare i report nei tuoi strumenti di analisi delle vendite. Per accedere ai report di analisi delle vendite, in alto a destra clicca su Vai all'analisi delle vendite.

Puoi anche accedere allo strumento di previsione dalla pagina indice delle trattative. Per ogni utente con una licenza Sales Hub Professional o Enterprise assegnata e autorizzazionidi previsione, questa vista mostra le trattative assegnate all'utente e le relative proprietà.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. In alto a destra, clicca su "Azioni", quindi seleziona "Vai a Previsione". Verrai reindirizzato allo strumento di previsione dove potrai inviare una previsione.

Esamina una previsione sul tuo desktop

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Per esaminare la tua previsione per fase dell'affare, clicca sulla scheda " Fase dell'affare ".
3. Per esaminare le previsioni per categoria, fare clic sulla scheda Categoria previsione.
4. Utilizza i menu a tendina in alto per filtrare per pipeline o data di chiusura.
5. Per rivedere la tua previsione per team, clicca sul nome del team.

Nota: se le autorizzazioni della vistaPrevisione sono impostate su Solo team, potrai visualizzare solo i tuoi obiettivi e le tue previsioni nella previsione del team, non quelli dei tuoi colleghi.

Gli utenti con licenze Sales Hub Professional o Enterprise assegnate appariranno nello strumento di previsione. In alto a sinistra, puoi cercare gli utenti che non sono assegnati a un team.

Nella tabella "Team " in alto, puoi analizzare quanto segue per gli utenti assegnati a un team:

• Obiettivo: l'obiettivo di fatturato prevedibile.

Nota: lo strumento di previsione può mostrare solo gli obiettivi associati a una o a tutte le pipeline.

• Chiuso e vinto: la somma degli importi di tutte le trattative con la fase della trattativa impostata su Chiuso e vinto.
• Differenza: la differenza tra l'importo dell'obiettivo e l'importo delle tratt ative chiuse con esito positivo.
• Invio delle previsioni: la somma degli invii delle previsioni per il tuo team. Se non ci sono invii del team, viene utilizzata la somma degli invii delle previsioni per gli utenti.

Nella tabella Pipeline in alto, puoi analizzare quanto segue:

• Pipeline aperta: la somma degli importi di tutte le trattative aperte a cui hai accesso per il periodo di tempo selezionato.
• Copertura della pipeline aperta: il valore della pipeline aperta diviso per il divario rispetto all'obiettivo.

Accanto al nome di ciascun utente, è possibile analizzare quanto segue:

• Raggiungimento dell'obiettivo: il fatturato chiuso relativo all'obiettivo di fatturato dell'utente.
• Pipeline ponderata o Pipeline totale: l'importo di tutte le trattative previste per il periodo di tempo.
  • Se le impostazionidell'importo dell'affare previsto sono impostate su Importo ponderato, verrà visualizzata la pipeline ponderata.
  • Se le impostazionidell'importo delle trattative previste sono impostate su Importo totale, verrà visualizzata la pipeline totale. 
• Categorie di previsione: monitorano l'importo previsto delle trattative in ciascuna categoria di previsione.
• Invio delle previsioni: una stima di quanto verrà chiuso in un determinato periodo di tempo.

Per approfondire le previsioni di un utente specifico, clicca sul nome dell'utente.

• Qui puoi esaminare le trattative assegnate all'utente. Puoi valutare a che punto della pipeline si trova ciascuna trattativa e identificare quali trattative richiedono maggiore attenzione da parte del tuo rappresentante di vendita per poter essere chiuse.
• Utilizza le schede in alto per filtrare le trattative in base alla fase della trattativa o alla categoria di previsione. Utilizza i menu a tendina in alto per filtrare in base alla pipeline o alla data di chiusura.
  • Un punto verde o rosso sotto una fase dell'affare indica che la fase è avanzata o arretrata all'interno dell'intervallo di date selezionato nel menu a tendina Data di chiusura se l'affare è stato creato prima di tale intervallo.
  • Un cursore verde o rosso sotto l'importo ponderato dell'affare indica che l'importo è aumentato o diminuito all'interno dell'intervallo di date selezionato nel menu a tendina Data di chiusura se l'affare è stato creato prima di tale intervallo.
• Per aprire il record dell'affare, fare clic sul nome dell'affare.
• Per modificare le colonne visualizzate, fare clic su Modifica colonne in alto a destra. Selezionare o deselezionare le caselle di controllo accanto alle proprietà per visualizzarle, quindi fare clic su Salva.
• Per inserire i passaggi successivi che l'utente deve compiere per portare l'affare alla fase successiva, inserisci delle note nel campo Passaggio successivo. Il testo inserito popolerà la proprietàPassaggio successivo nel record dell'affare. Fai clic su Salva.
• Per tornare alla tua previsione, clicca su Torna alla previsione in alto a sinistra.

Esamina una previsione sull'app mobile di HubSpot

Puoi controllare lo stato di avanzamento delle previsioni sull'app mobile di HubSpot.

1. Apri l'app mobile di HubSpot.
2. In alto a sinistra, tocca l'icona della barra laterale aperta, quindi tocca Previsione.
3. Puoi filtrare la visualizzazione delle previsioni effettuando selezioni nei menu a discesa Pipeline o Periodo di tempo.
4. Tocca un utente o un team per visualizzare lo stato di avanzamento della previsione.

5. Puoi inviare una previsione toccando l'icona di modifica nella parte superiore dello schermo.
   • Seleziona i menu a tendina Pipeline e Periodo per scegliere la pipeline e il periodo di tempo della tua previsione.
   • Inserisci l'importo della previsione.
   • Inserisci eventuali note per l'invio della previsione.
   • Visualizza la Cronologia invii.
   • Tocca Invia.

6. Visualizza e filtra le trattative associate alla previsione selezionando il menu a discesa Categoria previsione e selezionando le caselle di controllo accanto ai nomi delle categorie in base alle quali desideri filtrare.
7. Per visualizzare un'opportunità associata alla previsione, tocca il nome dell'opportunità. Apparirà la schermata dell'opportunità, dove potrai aggiungere note, creare attività e registrare le attività. Scopri come creare e gestire le opportunità sull'app mobile di HubSpot.

Esportare i dati delle previsioni

È possibile esportare i dati delle previsioni dalla suite di analisi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Creazione di rapporti > Rapporti.
2. Nella barra laterale sinistra, clicca sulla freccia accanto a Vendite.
3. Nella barra laterale sinistra, clicca sulla freccia accanto a Previsioni e ricavi.
4. Fai clic sul report che desideri esportare (ad es. Categoria di previsione).
5. In alto a destra, clicca su Azioni, quindi seleziona Esporta dati non riepilogati.
6. Nella finestra di dialogo, inserisci un nome per l'esportazione.
7. Fai clic sul menu a discesa Formato file e seleziona un formato file.
8. Fai clic su Esporta. Una volta elaborata l'esportazione, riceverai un link per il download via e-mail e nel centro notifiche.

Eliminare una previsione

Se sei un Super Admin, puoi eliminare una previsione per un utente o un team. Una volta eliminata una previsione, accadrà quanto segue:

• Quando un invio nel periodo corrente viene eliminato, verrà visualizzato l'invio più recente successivo per il periodo, se disponibile.
• Quando viene eliminata una presentazione di un team in cui non sono presenti altri valori di presentazione, verrà visualizzato il valore di rollup delle presentazioni dell'utente, se disponibile.
• Quando viene eliminato un invio di un utente in assenza di altri valori di invio, non verrà visualizzato alcun invio.

Per eliminare una previsione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Previsione.
2. Nella colonna Invio previsione, fai clic su Aggiorna accanto all'utente o al team per cui desideri eliminare una previsione personalizzata.
3. Nel pannello di destra, vai alla previsione che desideri eliminare:
   • Se la previsione rientra nel periodo corrente, vai all'invio nella parte inferiore del pannello.
   • Se la previsione riguarda un periodo passato, fare clic sulla scheda Cronologia. Fare clic sulle frecce <, > per modificare il periodo di tempo. Quindi, individuare l'invio nella parte inferiore del pannello.
4. Fai clic su delete Elimina accanto all'invio che desideri eliminare. Nella finestra di dialogo, fai clic su Elimina previsione.