Gestire le riunioni nel calendario di Outlook con il componente aggiuntivo HubSpot Sales Office 365

Utilizzate l'add-in HubSpot Sales Office 365 per gestire le riunioni direttamente dal calendario di Outlook. Preparate le riunioni imminenti, seguitele dopo le riunioni e impostate i risultati, i tipi e le associazioni delle riunioni.

Ad esempio, quando si esamina una riunione in Outlook, è possibile associare la riunione all'azienda o alla trattativa del contatto per registrare l'attività nel CRM dal calendario.

Prima di iniziare

• Collegare il calendario di Office 365 a HubSpot.
• Assicurarsi di utilizzare l'ultima versione di Outlook.
• La riunione deve avere almeno un contatto CRM come partecipante. Tale contatto non può avere un indirizzo e-mail con lo stesso dominio dell'account.
• Per impostare il tipo di riunione, è necessario attivare i tipi di chiamata e di riunione.

Accesso a HubSpot Sales nel calendario di Outlook

1. Nel calendario di Outlook, fare clic su una riunione esistente o creare una nuova riunione.
2. Nella parte superiore della finestra della riunione, fare clic su HubSpot Sales.
3. Se non si vede il componente aggiuntivo, fare clic sull'icona dei tre puntini orizzontali e selezionare HubSpot Sales.

Gestire le associazioni per le riunioni sincronizzate

Per le riunioni sincronizzate, è possibile gestire le associazioni dei record direttamente dalla riunione nel calendario di Outlook.

1. Nel calendario di Outlook, fare clic sulla riunione.
2. Nella parte superiore della finestra della riunione, fare clic su HubSpot Sales.
3. Nel riquadro delle attività di HubSpot Sales, fare clic sul menu a discesa delle associazioni per esaminare le associazioni disponibili.
4. A sinistra, selezionare il tipo di oggetto e utilizzare la barra di ricerca per trovare i record di cui si desidera modificare le associazioni.
5. Selezionare le caselle di controllo accanto ai record che si desidera associare alla riunione. Deselezionare le caselle di controllo per i record di cui si desidera rimuovere le associazioni (almeno un contatto deve rimanere associato alla riunione).

Preparare le prossime riunioni

1. Nel calendario di Outlook, fare clic sulla riunione imminente per la quale si desidera prepararsi.
2. Nella parte superiore della finestra della riunione, fare clic su HubSpot Sales.
3. Nel riquadro delle attività di HubSpot Sales, fare clic su Prepara riunione.
4. Si verrà indirizzati all'area di lavoro delle vendite per la preparazione.

Seguire le riunioni passate

1. Nel calendario di Outlook, fare clic sulla riunione che si desidera seguire.
2. Nella parte superiore della finestra della riunione, fare clic su HubSpot Sales.
3. Nel riquadro delle attività di HubSpot Sales, fare clic su Follow up o Review recording & follow up se si è optato per il Notetaker con Smart Deal Progression beta.
4. Si verrà indirizzati all'area di lavoro delle vendite per registrare la revisione e dare seguito alla riunione.

Registrare l'esito della riunione

1. Nel calendario di Outlook, individuare e fare clic sulla riunione.
2. Nella parte superiore della finestra dell'evento, fare clic su HubSpot Sales.
3. Nel riquadro delle attività di HubSpot Sales, fare clic sul menu a discesa Esito e selezionare un esito.

Registrare il tipo di riunione

Nota: la registrazione del tipo di riunione è disponibile per le riunioni passate. Per registrare il tipo di riunione per le prossime riunioni, il superamministratore deve inserire l'account nella versione beta di Notetaker con Smart Deal Progression.

1. Nel calendario di Outlook, individuare e fare clic sulla riunione.
2. Nella parte superiore della finestra dell'evento, fare clic su HubSpot Sales.
3. Nel riquadro delle attività di HubSpot Sales, fare clic sul menu a discesa Tipo e selezionare un tipo di riunione.