Gestionar reuniones en el calendario de Outlook con el complemento HubSpot Sales Office 365

Utiliza el complemento de Office 365 de HubSpot Sales para gestionar reuniones directamente desde tu calendario de Outlook. Preparar las próximas reuniones, hacer el seguimiento después de las reuniones y establecer los resultados, tipos y asociaciones de las reuniones. 

Por ejemplo, cuando esté revisando una reunión en Outlook, asocie la reunión a la empresa o negocio del contacto para registrar la actividad en el CRM desde su calendario. 

Antes de empezar

• Conecta tu calendario de Office 365 a HubSpot.
• Asegúrate de que utilizas la última versión de Outlook. 
• A la reunión debe asistir al menos un contacto de CRM. Ese contacto no puede tener una dirección de correo electrónico con el mismo dominio que su cuenta.
• Para establecer el tipo de reunión, debe activar los tipos de llamadas y reuniones.

Acceso a HubSpot Sales en el calendario de Outlook

1. En el calendario de Outlook, haga clic en una reunión existente o cree una nueva reunión. 
2. En la parte superior de la ventana de la reunión, haz clic en HubSpot Sales.
3. Si no ves el complemento, haz clic en el icono de los tres puntos horizontales y selecciona HubSpot Sales. 

Gestión de asociaciones para reuniones sincronizadas

Para las reuniones sincronizadas, gestione las asociaciones de registros directamente desde la reunión en su calendario de Outlook.

1. En el calendario de Outlook, haga clic en la reunión.
2. En la parte superior de la ventana de la reunión, haz clic en HubSpot Sales.
3. En el panel de tareas de HubSpot Sales , haga clic en el menú desplegable de asociaciones para revisar las asociaciones disponibles.
4. A la izquierda, seleccione el tipo de objeto y, a continuación, utilice la barra de búsqueda para encontrar los registros cuyas asociaciones desea ajustar.
5. Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los registros que desea asociar a la reunión. Desactive las casillas de verificación de los registros cuyas asociaciones desee eliminar (al menos un contacto debe seguir asociado a la reunión).

Prepárate para las próximas reuniones

1. En el calendario de Outlook, haga clic en la próxima reunión que desee preparar.
2. En la parte superior de la ventana de la reunión, haz clic en HubSpot Sales.
3. En el panel de tareas de HubSpot Sales , haz clic en Preparar reunión.
4. Se le dirigirá al espacio de ventas para que se prepare.

Seguimiento de reuniones anteriores

1. En el calendario de Outlook, haz clic en la reunión de la que deseas hacer un seguimiento.
2. En la parte superior de la ventana de la reunión, haz clic en HubSpot Sales.
3. En el panel de tareas de Ventas de HubSpot , haz clic en Seguimiento o Revisar grabación & seguimiento si has optado por el Anotador con Smart Deal Progression beta.
4. Se le dirigirá al espacio de ventas para que registre la revisión y haga un seguimiento de la reunión.

Registre el resultado de la reunión

1. En el calendario de Outlook, localice su reunión y haga clic en ella.
2. En la parte superior de la ventana de eventos, haz clic en HubSpot Sales.
3. En el panel de tareas de HubSpot Sales , haga clic en el menú desplegable Resultado y seleccione un resultado.

Registrar el tipo de reunión

Nota: El registro del tipo de reunión está disponible para reuniones anteriores. Para registrar el tipo de reunión para las próximas reuniones, su superadministrador debe optar por su cuenta en el Notetaker con Smart Deal Progression beta. 

1. En el calendario de Outlook, localice su reunión y haga clic en ella.
2. En la parte superior de la ventana de eventos, haz clic en HubSpot Sales.
3. En el panel de tareas de HubSpot Sales , haz clic en el menú desplegable Tipo y selecciona un tipo de reunión.