Gérer les réunions dans le calendrier Outlook avec l’extension HubSpot Sales pour Office 365

Utilisez le complément HubSpot Sales pour Office 365 afin de gérer les réunions directement depuis votre calendrier Outlook. Préparer les réunions à venir, effectuer un suivi après les réunions et définir leurs résultats, leurs types et leurs associations. 

Par exemple, lorsque vous analysez une réunion dans Outlook, associez la réunion à l’entreprise ou à la transaction du contact pour enregistrer l’activité dans le CRM depuis votre calendrier. 

Avant de commencer

• Connectez votre calendrier Office 365 à HubSpot.
• Vérifiez que vous utilisez la dernière version d’Outlook. 
• La réunion doit avoir au moins un contact CRM comme participant. Ce contact ne peut pas avoir d’adresse e-mail avec le même domaine que votre compte.
• Pour définir le type de réunion, vous devez activer les types d’appel et de réunion.

Accéder à HubSpot Sales dans le calendrier Outlook

1. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur une réunion existante ou créez une nouvelle réunion. 
2. En haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Si vous ne voyez pas l’extension, cliquez sur l’icône des trois points horizontaux et sélectionnez HubSpot Sales. 

Gérer les associations pour les réunions synchronisées

Pour les réunions synchronisées, gérez les associations de fiches d’informations directement depuis la réunion dans votre calendrier Outlook.

1. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur le rendez-vous.
2. En haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Dans le panneau de tâche de Sales Hub, cliquez sur le menu déroulant Associations pour consulter les associations disponibles.
4. Sur la gauche, sélectionnez le type d’objet , puis utilisez la barre de recherche pour trouver les fiches d’informations dont vous souhaitez modifier les associations.
5. Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez associer à la réunion. Décochez les cases des fiches d’informations dont vous souhaitez supprimer les associations (au moins un contact doit rester associé au rendez-vous).

Préparer les réunions à venir

1. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur la réunion à venir pour laquelle vous souhaitez vous préparer.
2. En haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Dans le panneau des tâches de Sales Hub, cliquez sur Préparer une réunion.
4. Vous serez dirigé vers l’espace de travail des ventes pour vous préparer.

Suivi des réunions précédentes

1. Dans votre calendrier Outlook, cliquez sur la réunion que vous souhaitez suivre.
2. En haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Dans le volet des tâches de Sales Hub, cliquez sur Suivi ou Revoir le suivi de l’enregistrement & si vous avez participé à la bêta Preneur de notes avec progression intelligente des transactions .
4. Vous serez dirigé vers l’espace de travail des ventes pour enregistrer l’analyse et le suivi de la réunion.

Consigner le résultat de la réunion

1. Dans votre calendrier Outlook, localisez et cliquez sur votre réunion.
2. En haut de la fenêtre de l’événement, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Dans le panneau de tâche de Sales Hub, cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat.

Consigner le type de réunion

Remarque : L’enregistrement du type de réunion est disponible pour les réunions passées. Pour enregistrer le type de réunion pour les réunions à venir, votre super administrateur doit inscrire votre compte à la bêta de l’outil Preneur de notes avec progression intelligente des transactions . 

1. Dans votre calendrier Outlook, localisez et cliquez sur votre réunion.
2. En haut de la fenêtre de l’événement, cliquez sur HubSpot Sales.
3. Dans le panneau de tâche de Sales Hub, cliquez sur le menu déroulant Type et sélectionnez un type de réunion.