Beheer vergaderingen in Outlook-agenda met de HubSpot Sales Office 365 add-in

Gebruik de HubSpot Sales Office 365 add-in om vergaderingen direct vanuit je Outlook agenda te beheren. Bereid je voor op komende vergaderingen, volg vergaderingen op en stel resultaten, soorten vergaderingen en associaties in.

Als je bijvoorbeeld een vergadering bekijkt in Outlook, associeer de vergadering dan met het bedrijf of de deal van de contactpersoon om de activiteit in het CRM te loggen vanuit je agenda.

Voordat u aan de slag gaat

• Verbind je Office 365 agenda met HubSpot.
• Zorg ervoor dat je de nieuwste versie van Outlook gebruikt.
• De vergadering moet ten minste één CRM-contactpersoon als deelnemer hebben. Die contactpersoon mag geen e-mailadres hebben met hetzelfde domein als uw account.
• Om het vergadertype in te stellen, moet je gespreks- en vergadertypes inschakelen.

Toegang tot HubSpot Sales in Outlook agenda

1. Klik in je Outlook-agenda op een bestaande vergadering of maak een nieuwe vergadering aan.
2. Klik boven in het vergaderingsvenster op HubSpot Sales.
3. Als je de invoegtoepassing niet ziet, klik dan op het pictogram met de drie horizontale punten en selecteer HubSpot Sales.

Koppelingen voor gesynchroniseerde vergaderingen beheren

Voor gesynchroniseerde vergaderingen kun je de recordassociaties rechtstreeks vanuit de vergadering in je Outlook-agenda beheren.

1. Klik in je Outlook-agenda op de vergadering.
2. Klik boven in het vergaderingsvenster op HubSpot Sales.
3. Klik in het HubSpot Sales taakvenster op het associaties vervolgkeuzemenu om de beschikbare associaties te bekijken.
4. Selecteer links het objecttype en gebruik vervolgens de zoekbalk om de records te vinden waarvan je de koppelingen wilt aanpassen.
5. Schakel de selectievakjes in naast de records die je aan de vergadering wilt koppelen. Verwijder de selectievakjes voor de records waarvan u de koppelingen wilt verwijderen (ten minste één contactpersoon moet aan de vergadering gekoppeld blijven).

Voorbereiden op komende vergaderingen

1. Klik in uw Outlook-agenda op de komende vergadering die u wilt voorbereiden.
2. Klik boven in het vergaderingsvenster op HubSpot Sales.
3. Klik in het taakvenster HubSpot Sales op Voorbereiden op vergadering.
4. Je wordt naar de verkoopwerkruimte geleid om je voor te bereiden.

Follow-up van eerdere vergaderingen

1. Klik in uw Outlook-agenda op de vergadering die u wilt opvolgen.
2. Klik boven in het venster van de vergadering op HubSpot Sales.
3. Klik in het HubSpot Sales taakvenster op Opvolgen of Bekijk opname & opvolgen als je hebt gekozen voor de Notetaker met Smart Deal Progression beta.
4. Je wordt naar de verkoopwerkruimte geleid om de bespreking op te nemen en de vergadering op te volgen.

Het resultaat van de vergadering vastleggen

1. Zoek en klik in je Outlook-agenda op je vergadering.
2. Klik boven in het gebeurtenisvenster op HubSpot Sales.
3. Klik in het taakvenster van HubSpot Sales op het vervolgkeuzemenu Resultaat en selecteer een resultaat.

Log het type vergadering

Let op: Het vastleggen van het vergadertype is beschikbaar voor vergaderingen uit het verleden. Om het vergadertype voor komende vergaderingen te loggen, moet uw Super Admin uw account aanmelden voor de Notetaker met Smart Deal Progression beta.

1. Zoek en klik op uw vergadering in uw Outlook-agenda.
2. Klik boven in het gebeurtenisvenster op HubSpot Sales.
3. Klik in het taakvenster van HubSpot Sales op het vervolgkeuzemenu Type en selecteer een type vergadering.