Comprendere la disponibilità dei gruppi e delle riunioni con sistema "round robin"

Quando crei una pagina di pianificazione per un gruppo o un girone, i tuoi contatti vedranno orari specifici a seconda del tipo di riunione di squadra. Scopri di seguito come funziona ogni tipo di pagina di pianificazione.

Nota bene: le pagine di pianificazione di gruppo o a rotazione verranno automaticamente eliminate se non sono presenti membri attivi del team.

Gruppo

• Per una pagina di pianificazione di gruppo, HubSpot verificherà automaticamente la disponibilità personalizzata impostata nelle impostazioni di disponibilità della pagina di pianificazione rispetto ai calendari integrati dei membri del team selezionati e bloccherà gli orari occupati. Se un utente dispone di più calendari integrati, HubSpot verificherà questa disponibilità personalizzata rispetto a tutti i calendari.

• Quando si prenota una riunione di gruppo, i contatti potranno selezionare qualsiasi orario in cui tutti i membri del team selezionati siano disponibili.

• Quando un contatto fa clic sul link "Riunioni", può selezionare un orario, quindi aggiungere i propri dettagli per pianificare la riunione. Il creatore della riunione riceverà una notifica e la riunione apparirà sul calendario di ciascun partecipante.

• Affinché una prenotazione di gruppo vada a buon fine, ogni membro del team incluso deve disporre di una connessione attiva al calendario.

Metodo "round robin"

• Per una pagina di pianificazione "round robin", HubSpot verificherà automaticamente la disponibilità personalizzata impostata nelle impostazioni di disponibilità della pagina di pianificazione rispetto ai calendari integrati dei membri del team selezionati e bloccherà gli orari occupati in cui nessuno dei membri del team selezionati è disponibile. Se un utente dispone di più calendari integrati, HubSpot verificherà questa disponibilità personalizzata rispetto a tutti i calendari.

• Quando si prenota una riunione a rotazione, i contatti possono selezionare qualsiasi orario in cui uno dei membri del team selezionati sia disponibile.

• Quando un contatto fa clic sul link delle riunioni, può selezionare un orario, quindi aggiungere i propri dati per pianificare la riunione. Il membro del team disponibile nell’orario selezionato verrà prenotato per la riunione e riceverà una notifica. La riunione apparirà sul suo calendario.

Nota: se un utente incluso nella riunione a rotazione ha il calendario disconnesso, lo strumento presume che sia sempre disponibile. Il link "a rotazione" non dà priorità alla disponibilità degli utenti con calendari connessi. Se il contatto seleziona un orario in cui è disponibile solo l’utente con il calendario disconnesso, verrà richiesta una riunione, ma questa non verrà aggiunta al suo calendario.

• Se l’impostazione “Dai priorità al proprietario del contatto” per la pagina di pianificazione è attivata, quando un contatto pianifica una riunione, HubSpot utilizzerà l’indirizzo e-mail del contatto per verificare se gli è stato assegnato un proprietario nel tuo account. Se ha un proprietario assegnato, quest’ultimo avrà la priorità nella pagina di pianificazione del team. Tieni presente le seguenti condizioni quando utilizzi questa impostazione:
  • Questa impostazione verifica solo la presenza di un proprietario del contatto. Non tiene conto di eventuali proprietari dell’azienda associati al contatto.
  • Se il contatto ha un responsabile e tale responsabile dispone di una licenzaVendite o Assistenza con riunioni programmate, è incluso in questa pagina di pianificazione del team ed è disponibile per un incontro, la pagina di pianificazione mostrerà gli orari disponibili di quel responsabile in base alle impostazioni della pagina di pianificazione del team.
  • Se il contatto ha un titolare e tale titolare ha un posto assegnato nel reparto Vendite o Assistenza con incontri programmati, è incluso in questa pagina di pianificazione del team e non è disponibile, non appariranno orari disponibili e il contatto potrà inviare un’e-mail al proprio titolare.
  • Se il contatto ha un responsabile ma tale responsabile non dispone di una postazione assegnata alle vendite o all’assistenza con incontri programmati oppure non è incluso in questa pagina di pianificazione del team, nella pagina di pianificazione apparirà la disponibilità di tutti i membri del team inclusi.
  • Se il contatto non ha un responsabile o il visitatore non è ancora un contatto, la prenotazione utilizza il processo standard "round robin" oppure le regole di rotazione degli incontri, se la pagina di pianificazione utilizza tale rotazione.
  • Se più utenti sono disponibili durante l’orario selezionato e l’opzione “Dai priorità al responsabile del contatto” non è attivata, verrà selezionato l’utente che è rimasto più a lungo senza che gli venisse assegnato un incontro.
• Se si utilizzano le rotazioni delle riunioni durante la prenotazione di una riunione, il visitatore vedrà solo la disponibilità dell’utente idoneo a fungere da ospitante in base alla logica di rotazione impostata (distribuzione uniforme o distribuzione ponderata).