Impostare le automazioni della pipeline per gli oggetti

È possibile attivare automaticamente azioni, come attività e notifiche, quando i record passano attraverso le fasi della pipeline o gli stati dei ticket. Ad esempio, è possibile impostare lo stato del ticket su In attesa del cliente quando un utente invia un'e-mail da un ticket. Questo documento illustra l'automazione specifica delle fasi della pipeline.

Per saperne di più sull'uso dell'editor completo del flusso di lavoro.

Attenzione: il vostro account potrebbe utilizzare nomi personalizzati per ogni oggetto (ad esempio, account invece di azienda). Questo documento si riferisce agli oggetti con i loro nomi predefiniti di HubSpot.

Automatizzare le azioni in base alle fasi della pipeline

È possibile creare automazioni in base alle fasi della pipeline dei deal, dei progetti e degli oggetti personalizzati. Ad esempio, è possibile creare un'attività o inviare una notifica interna quando la fase di un deal cambia.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Navigare fino all'oggetto desiderato:
   1. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Offerte.
   2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Progetti.
   3. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Oggetti personalizzati.
3. Fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Nella sezione Seleziona una pipeline, fare clic sul menu a discesa e selezionare la pipeline da automatizzare.
5. Fare clic sulla scheda Automatizza.
6. Se è chiusa, fare clic su Crea flussi di lavoro da zero per espandere la sezione.
7. Nella sezione Attiva azioni quando un [nome oggetto] si sposta in una nuova fase, fare clic sull'icona + più per aggiungere un'azione a una fase della pipeline.
8. Nel pannello di sinistra, impostare un'azione come:
   • Per inviare una notifica interna quando un affare entra nella fase, selezionare Invia notifica e-mail interna. Impostare i dettagli della notifica, quindi fare clic su Salva.
   • Per creare un'attività quando un progetto entra in una determinata fase, selezionare Crea attività. Immettere i dettagli dell'attività, quindi fare clic su Salva.
9. Fare clic sulla bolla dell'azione per modificare un'azione esistente. Apportare le modifiche nel pannello di sinistra e fare clic su Salva.
10. Passare il mouse su un'azione esistente, quindi fare clic sull'icona comments per lasciare un commento ad altri utenti su un'azione. Digitare il messaggio e fare clic su Commenta.
11. Passare il mouse su un'azione esistente, quindi fare clic sull'icona delete delete per eliminare un'azione. Selezionare Elimina solo questa azione per eliminare solo l'azione selezionata, oppure selezionare Elimina questa azione e tutte le azioni successive per eliminare l'azione selezionata e tutte le azioni sottostanti.
12. Fare clic su Apri in flussi di lavoro sotto le azioni dello stage per aprire l'editor completo del flusso di lavoro.
13. Attivare l'interruttore Flusso di lavoro è [stato] per attivare o disattivare il flusso di lavoro.

Automatizzare le azioni in base allo stato dei ticket

Configurare lo stato dei ticket dalle e-mail associate

È possibile aggiornare automaticamente lo stato dei ticket quando vengono inviate o ricevute le e-mail associate. Si tratta di e-mail inviate dal ticket e di risposte dei clienti al ticket. Lo stato del ticket è la proprietà predefinita di HubSpot che tiene traccia dei ticket all'interno della pipeline (ad esempio, lo stato diattesa del contatto ).

Per attivare o modificare l'automazione dello stato del ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Biglietti.
3. Fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline di ticket che si desidera automatizzare.
5. Fare clic sulla scheda Automatizza . Se è chiusa, fare clic su rightIcon per espandere la sezione Automazioni modellate.
6. Per attivare l'automazione dello stato del ticket, nella sezione Aggiorna stato del ticket, selezionare una casella di controllo per attivare un trigger:
   • Un'e-mail viene inviata a un cliente: lo stato del ticket cambierà quando un utente invia un'e-mail a un contatto dal record del ticket. Le e-mail inviate dal record del contatto non attivano la modifica dello stato del ticket.
   • Un cliente risponde a un'e-mail: lo stato del ticket cambia quando un contatto risponde alla stessa discussione in cui è stato creato il ticket. Se il ticket è stato chiuso e poi riaperto, qualsiasi nuova discussione sul ticket aggiornerà anche lo stato del ticket.

7. Per modificare lo stato del ticket in base all'attivazione, passare il mouse sulla riga e fare clic su Modifica azione. Nel pannello di destra, fare clic sul menu a discesa Seleziona stato, selezionare uno stato e fare clic su Salva.

Per disattivare o rivedere l'automazione dello stato dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Biglietti.
3. Fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline di ticket che si desidera automatizzare.
5. Fare clic sulla scheda Automatizza . Se è chiusa, fare clic su rightIcon per espandere la sezione Automazioni modellate.
6. Deselezionare le caselle di controllo Aggiornamento stato ticket.

Configurare le azioni personalizzate della pipeline dei ticket

È possibile impostare un'automazione personalizzata in base alle modifiche dei valori delle proprietà dello stato del ticket. È possibile inviare un'e-mail o una notifica interna. È possibile impostare altre azioni (ad esempio, diramazioni, ritardi) tramite lo strumento dei flussi di lavoro.

Per configurare le azioni basate sullo stato dei ticket:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Biglietti.
3. Fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline e selezionare la pipeline di ticket che si desidera automatizzare.
5. Fare clic sulla scheda Automatizza , quindi fare clic per espandere la sezione Crea flussi di lavoro da zero.
6. Nella sezione Attiva azioni quando un ticket raggiunge un determinato stato , fare clic sull'icona +più per aggiungere un'azione a uno stato del ticket.
7. Nel pannello di sinistra, impostare l'azione in base ai propri obiettivi:
   • Selezionare Invia notifica e-mail interna per inviare una notifica interna al team quando un ticket raggiunge un determinato stato. Impostare i dettagli della notifica, quindi fare clic su Salva.

• Selezionare Invia e-mail per inviare un'e-mail quando un ticket viene aperto (ad esempio, stato Nuovo ) o chiuso (ad esempio, stato Chiuso )). Fare clic su Email automatica, selezionare un'email e fare clic su Salva. È possibile scegliere tra i seguenti tipi di e-mail:
  • Selezionare Ticket ricevuto o Ticket chiuso per utilizzare un'e-mail predefinita di HubSpot. Per modificare il modello predefinito, fare clic su Modifica accanto al nome dell'e-mail, apportare le modifiche e fare clic su Salva e-mail.
  • Selezionare un'e-mail automatica personalizzata. Per modificare un'email personalizzata, fare clic sul nome dell'email. Si accederà allo strumento delle e-mail di marketing.

Nota bene: le email predefinite di Ticket ricevuto e Ticket chiuso sono email transazionali create da HubSpot. Le email transazionali sono utilizzate per le interazioni basate sulle relazioni, come ad esempio le email di conferma di un acquisto. Per inviare un'email transazionale non è necessario che i contatti siano impostati come marketing. Se invece si sceglie di inviare un'email automatica non transazionale, i contatti devono essere impostati come marketing per ricevere l'email. Se il vostro account dispone del componente aggiuntivo per le e-mail transazionali, scoprite come creare e-mail transazionali personalizzate.

• È inoltre possibile selezionare altre azioni del flusso di lavoro basate su ticket, tra cui ritardi, diramazioni, comunicazioni, CRM e azioni sui dati. Impostare l'azione, quindi fare clic su Salva.

8. Attivare l'interruttore Workflow is [status] per attivare o disattivare il flusso di lavoro.

Per modificare o eliminare un'azione esistente o aggiungere un commento:

1. Passare al flusso di lavoro della pipeline dei ticket.
2. Fare clic sulla bolla dell'azione per modificare un'azione esistente. Apportare le modifiche nel pannello di sinistra, quindi fare clic su Salva.
3. Fare clic sull'icona comments per lasciare un commento ad altri utenti su un'azione. Nella finestra di dialogo, inserire il messaggio e fare clic su Commenta.
4. Fare clic sull'icona delete delete per eliminare un'azione. Sono disponibili due opzioni:
   • Elimina solo questa azione: elimina solo l'azione selezionata.
   • Elimina questa azione e tutte le azioni successive: elimina l'azione selezionata e tutte le azioni successive.
5. Fare clic su Apri in Flussi di lavoro sotto le caselle delle azioni per passare all'editor del flusso di lavoro. Nell'editor del flusso di lavoro è possibile aggiungere altre azioni e modificare le impostazioni del flusso di lavoro.

Nota bene: per impostazione predefinita, le azioni automatizzate di cui sopra non si applicano alle conversazioni in live chat o su Facebook Messenger. Per avere l'automazione dei ticket per le chat dal vivo o Facebook Messenger, è possibile creare e personalizzare un flusso di lavoro e personalizzare i trigger di iscrizione del flusso di lavoro per includere le conversazioni in cui l'origine è uguale a Chat.