Per mantenere i dati coerenti tra i record associati, è possibile creare proprietà di sincronizzazione. Le proprietà di sincronizzazione vengono aggiornate automaticamente quando il valore di una proprietà viene impostato o modificato in un record associato, evitando così di dover aggiornare manualmente più record con le stesse informazioni. Ad esempio, se si aggiorna una proprietà per un'azienda, una proprietà di sincronizzazione può sincronizzare automaticamente il valore con un contatto associato.
Il comportamento delle proprietà di sincronizzazione è il seguente.
Se si dispone di flussi di lavoro esistenti che sincronizzano i valori delle proprietà, è possibile verificare se i flussi di lavoro possono essere sostituiti dalle proprietà di sincronizzazione.
Attenzione: a seconda dell'abbonamento a HubSpot, esiste un limite al numero di proprietà di sincronizzazione che è possibile creare.
Creare le proprietà di sincronizzazione
Per creare una proprietà di sincronizzazione:
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Proprietà.
- Fare clic su Crea proprietà.
- Selezionare il tipo di oggetto della proprietà. Si tratta dell'oggetto su cui si desidera che la proprietà appaia e su cui sono sincronizzati i dati (ad esempio, selezionare Contatto per popolare la proprietà di sincronizzazione sui record di contatto o Affare per popolarla sui record di affare).
- Inserire gli altri dettagli di base della proprietà, quindi fare clic su nellascheda Tipo di campo .
- Per il tipo di campo, selezionare Sincronizzazione proprietà.
- Selezionare il tipo di record di origine. Si tratta dell'oggetto da cui verranno estratti i dati della proprietà.
- Selezionare la proprietà del record di origine. Questa è la proprietà da cui verranno estratti i dati.
- Se la relazione tra gli oggetti ha etichette di associazione definite, selezionare le associazioni da cui considerare la sincronizzazione:
- Tutte le etichette di associazione: sincronizzazione da un record associato, indipendentemente dalla sua etichetta.
- Seleziona etichette di associazione: sincronizza da un record associato con un'etichetta di associazione specifica (ad esempio, Primaria per sincronizzare i dati solo dalla società principale del record).
- Selezionare i criteri che decidono da quale record sincronizzare i dati. Questo è necessario se la proprietà considera tutte le associazioni tra gli oggetti o se è stata selezionata un'etichetta che può essere utilizzata da molti record. Per specificare il record da cui sincronizzare i dati, fare clic sul menu a discesa Scegliere da quale [Oggetto] sincronizzare , quindi selezionare un'opzione:
- Primo creato: i valori verranno sincronizzati dal record associato più vecchio. Per un'etichetta di associazione specifica, i valori verranno sincronizzati dal record associato più vecchio con quell'etichetta.
- Creatopiù di recente: i valori verranno sincronizzati dal record associato più recente. Per un'etichetta di associazione specifica, i valori verranno sincronizzati dal record associato più recente con quell'etichetta.
Una volta creata una proprietà di sincronizzazione, quando si imposta o si aggiorna la proprietà di origine, viene aggiornata anche la proprietà di sincronizzazione. La sincronizzazione dovrebbe avvenire in meno di cinque secondi, ma può richiedere un tempo aggiuntivo per grandi quantità di dati.
Quando si visualizzano i dettagli del valore di una proprietà di sincronizzazione, è possibile visualizzare il record e la proprietà da cui sono stati sincronizzati i dati. Nell'esempio seguente, il valore è stato sincronizzato dalla proprietà City dell'azienda associata The Dragonfly Inn.
Migrare dai flussi di lavoro alle proprietà di sincronizzazione
Se si utilizzano i flussi di lavoro per copiare i valori delle proprietà tra gli oggetti, in alcuni scenari è possibile sostituire i flussi di lavoro con le nuove proprietà di sincronizzazione.
Le proprietà di sincronizzazione copiano i dati in una direzione, basandosi su una proprietà di origine (ad esempio, Nome azienda su un record aziendale) per copiare i dati nella proprietà di sincronizzazione creata (ad esempio, Nome azienda (sincronizzazione) su un record di contatto). A seconda della direzione dei dati che si desidera sincronizzare, si può decidere se sostituire o meno il flusso di lavoro con una proprietà di sincronizzazione:
- Se si vuole aggiornare il valore della proprietà su entrambi i lati, si deve continuare a usare il flusso di lavoro esistente. Le proprietà di sincronizzazione non supportano la sincronizzazione bidirezionale.
- Se si desidera copiare i dati in una sola direzione, le proprietà di sincronizzazione possono sostituire il flusso di lavoro.
Per passare da un flusso di lavoro di sincronizzazione dei dati all'uso di una proprietà di sincronizzazione:
- Creare una proprietà di sincronizzazione per l'oggetto di destinazione. Ad esempio, se il flusso di lavoro sincronizza i dati con una proprietà di contatto, creare una proprietà di sincronizzazione di contatto.
- Nelle impostazioni della proprietà, fare clic sulla proprietà su cui il flusso di lavoro sincronizza attualmente i dati, quindi fare clic sulla scheda Utilizzato in per capire quali strumenti utilizzano la proprietà (ad esempio, elenchi, report, flussi di lavoro).
- Sostituire la proprietà negli strumenti interessati con la nuova proprietà di sincronizzazione. Prima di procedere alla sostituzione, si consiglia di clonare le risorse o i processi in cui è utilizzata la proprietà, quindi aggiungere la nuova proprietà di sincronizzazione alla versione clonata per verificare che la sincronizzazione funzioni come previsto (ad esempio, clonare un report). Per gli account con una sottoscrizione Enterprise, è anche possibile testare le sostituzioni in un account sandbox.
- Una volta aggiunta la proprietà di sincronizzazione agli strumenti interessati, spegnere il flusso di lavoro. Non eliminare il flusso di lavoro finché la sincronizzazione non funziona come previsto.
- Una volta che la proprietà di sincronizzazione funziona come previsto, è possibile eliminare il flusso di lavoro.
Nota bene: per le attività o i processi che richiedono dati storici, è necessario attendere che la proprietà di sincronizzazione disponga di dati sufficienti prima di sostituire la proprietà precedentemente utilizzata.