Creare e condividere citazioni

È possibile creare preventivi da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio dalla propria azienda. Utilizzate lo strumento preventivi per creare una pagina web che includa informazioni sui prezzi delle voci. Se si utilizza l'integrazione tra HubSpot e Shopify, è possibile aggiungere i prodotti creati attraverso l'integrazione.

Per raccogliere i pagamenti digitali attraverso i preventivi, è necessario impostare l'elaborazione dei pagamenti con Stripe (disponibile per tutti gli abbonamenti) o lo strumento di pagamento di HubSpot( solo perStarter, Professional o Enterprise).

Creare preventivi

Creare un preventivo dalla pagina dell'indice

Per creare una citazione:

• Fare clic su Crea preventivo.

Creare un preventivo da un record di accordo

• Fare clic sul nome dell'offerta.
• Nella barra laterale destra, nella sezione Citazioni, fare clic su Aggiungi.

• È possibile creare un preventivo anche dall'editor delle voci di un'operazione.

Creare un preventivo

Dopo aver creato il preventivo, questo viene costruito con un processo graduale descritto di seguito. È possibile fare clic su Salva in qualsiasi momento durante il processo di creazione del preventivo per salvarlo come bozza e fare clic su Esci, per tornare a completare il preventivo in un secondo momento.

1. Commerciare

• Per associare il preventivo a un accordo esistente o per creare un nuovo accordo per il preventivo, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare un accordo esistente,
• Per creare un nuovo accordo per il preventivo, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare Crea un nuovo accordo.
  • Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell'accordo.

• Continuare a impostare il preventivo seguendo i passaggi indicati di seguito. È possibile salvare il preventivo come bozza in qualsiasi fase facendo clic su Salva e poi su Esci in basso a sinistra. Tenete presente che i preventivi in bozza possono comunque essere inseriti nei flussi di lavoro. È possibile accedere alla bozza del preventivo per modificarlo direttamente dalla dashboard dei preventivi.

2. Informazioni sull'acquirente

Aggiungete i contatti e l'azienda al vostro preventivo.

Se avete scelto di utilizzare un accordo esistente, HubSpot aggiungerà automaticamente i contatti e l'azienda principale associata all'accordo al preventivo. Per rimuoverli dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al loro nome.

Se non è stata selezionata l'opzione di utilizzo di un accordo esistente, seguire i passaggi seguenti per aggiungere i contatti e l'azienda.

• Fare clic su Aggiungi contatto per aggiungere un contatto.
  • Per aggiungere un contatto esistente, nel pannello di destra utilizzate la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionate la casella di controllo accanto al nome del contatto che volete aggiungere, quindi fate clic su Avanti.
    • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su +Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Etichette, selezionare l'etichetta di associazione, quindi fare clic su Salva.
  • Per aggiungere un nuovo contatto, nel pannello di destra fare clic su Crea nuovo.
    • Inserire le proprietà del contatto. Dopo aver inserito il nome o l'e-mail del contatto, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

Attenzione: non è consigliabile aggiungere contatti al CRM senza un indirizzo e-mail, perché HubSpot utilizza l'indirizzo e-mail per deduplicare i contatti e associare automaticamente i contatti alle aziende.

• • • Se nell'account sono state attivate le impostazioni sulla privacy, selezionare le opzioni che indicano la base legale per il trattamento dei dati del contatto.
    • Se l'account dispone di contatti di marketing, selezionare la casella di controllo Imposta questo contatto come contatto di marketing per impostare il contatto come marketing. Se non si seleziona questa opzione durante la creazione del contatto, è possibile impostare il contatto come marketing in un secondo momento.
    • Al termine, fare clic su Crea. Per salvare e poi creare un altro contatto, fare clic su Crea e aggiungi.
• Per aggiungere altri contatti, fare clic su + Aggiungi un altro contatto.
• Per aggiungere un'azienda, fare clic su Aggiungi azienda.
  • Per aggiungere un'azienda esistente, nel pannello di destra utilizzare la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionare l'azienda e fare clic su Avanti.
    • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su +Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Etichette, selezionare l'etichetta di associazione e fare clic su Salva.
  • Per aggiungere una nuova azienda, nel pannello di destra fare clic su Crea nuovo.

• • • Nel pannello di destra, inserire le proprietà dell'azienda. Dopo aver inserito il nome dell'azienda o il nome del dominio, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

• • • Nella sezioneAssocia azienda a, cercare e selezionare i record a cui l'azienda è collegata. Per personalizzare le associazioni visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.
    • Una volta compilate le informazioni sulla società, fare clic su Crea in basso.

• Fare clic su Avanti.

Nota bene: il Paese dell'azienda visualizzato in un preventivo viene estratto dalla proprietà predefinita Paese dell'azienda. Questa non può essere modificata, anche se è stata impostata una proprietà personalizzata utilizzata nei record dell'azienda per visualizzare il paese. Assicurarsi che la proprietà Paese dell'azienda sia accurata, per garantire che venga visualizzato il Paese corretto nel preventivo.

3. Le vostre informazioni

Verificate che le vostre informazioni personali e quelle dell'azienda siano corrette. Per impostazione predefinita, le informazioni personali vengono estratte dal vostro profilo e dalle vostre preferenze, mentre le informazioni sulla vostra azienda sono impostate nelle impostazioni del vostro account.

Attenzione: l 'aggiornamento delle informazioni del vostro profilo non aggiornerà i preventivi precedentemente creati. Per aggiornare le vostre informazioni in un preventivo già creato, dovrete seguire i passaggi seguenti per aggiornarle manualmente sul preventivo.

Per modificare le informazioni di un singolo preventivo:

• Fare clic sul proprio nome o sul nome della società.
• Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni personali.
• Fare clic su Salva.

• Fare clic su Avanti.

4. Voci di riga

Rivedete e modificate le voci di riga che appariranno sul preventivo, aggiungendo sconti, tasse e tariffe e pianificando le rate di pagamento. Imparate a usare le voci di riga con i preventivi.

5. Firma e pagamento

Decidete come raccogliere le firme per il vostro preventivo.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di firma:
  • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
  • Includi spazio per firma scritta: utilizzare una firma scritta a mano su una copia stampata del preventivo. È possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato per indicare che tutte le firme sono presenti.
    • Per includere uno spazio per la controfirma di un membro del team, selezionare la casella di controllo Includi spazio per la controfirma.
  • Usa eSignature ( soloSales Hub Starter, Professional o Enterprise ): gli utenti di con un posto a pagamento in Sales Hub possono configurare il preventivo in modo da includere un campo per la firma digitale.
    • Selezionate la casella dicontrollo accanto all'e-mail del contatto di cui è necessaria la firma.
    • Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare il nome di un utente HubSpot.

• Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di pagamento:
  • Nessun pagamento: non verrà riscosso alcun pagamento tramite il preventivo.
  • Stripe: selezionare questa opzione se si utilizza l'elaborazione dei pagamenti di Stripe per fatturare ai clienti.

Nota bene: l' elaborazione dei pagamenti di Stripe può elaborare voci ricorrenti con scadenza successiva, a condizione che nel preventivo vi sia almeno una voce con scadenza al momento del pagamento. Ad esempio, la voce 1 deve essere pagata al momento del pagamento e la voce 2 deve essere pagata tra 30 giorni.

• • Pagamenti HubSpot: selezionare questa opzione se si utilizza lo strumento dei pagamenti HubSpot per elaborare i pagamenti dei clienti e personalizzare le opzioni di pagamento del preventivo.

Nota bene: quando viene effettuato un pagamento su un preventivo, viene creata automaticamente una fattura. Per saperne di più sull'esperienza di checkout degli acquirenti.

• Fare clic su Avanti.

6. Modello e dettagli

Scegliere il modello e inserire i dettagli del preventivo.

• Modello di preventivo: fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
• Nome del preventivo: inserire un nome per il preventivo.
• Dominio: questa impostazione si applica solo se si utilizza un modello di preventivo personalizzato. Il dominio è impostato dal modello di preventivo selezionato. Per impostazione predefinita, lo slug del contenuto utilizza una data unica e l'ID del preventivo e non deve essere personalizzato, ma se necessario è possibile modificare lo slug della pagina nel campo di testo Slug del contenuto .

• Data di scadenza: selezionare una data di scadenza. Gli utenti di un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni dell'account. Quando un preventivo scade, i contatti non possono più accedervi e viene richiesto di contattare il team.
• Lingua del preventivo: selezionare la lingua del preventivo.
• Locale: selezionare il locale per modificare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo del preventivo. Tenete presente che il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindi la modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

Nota bene: se si desidera visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, fare clic sul nome del preventivo nel record dell'affare, quindi nella finestra di dialogo fare clic su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF.

• Commenti all'acquirente: inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile all'acquirente. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
• Condizioni di acquisto: inserire tutte le regole o le norme di cui l'acquirente deve essere a conoscenza. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.

• Per aggiornare il colore e il logo predefiniti, modificare il marchio dello strumento di vendita nelle impostazioni dell'account.
• Fare clic su Avanti.

7. Rivedere e inviare il preventivo

Questa fase fornisce un'anteprima del contenuto del preventivo. Da qui è possibile pubblicare il preventivo, salvarlo come bozza o inviarlo per l'approvazione. Per salvare il preventivo come bozza da modificare in un secondo momento, fare clic su Salva, quindi su Esci in basso a sinistra per uscire dall'editor dei preventivi.

Nota bene: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma elettronica nella fase Firma e pagamento . Se sono stati impostati dei flussi di lavoro per l'approvazione dei preventivi, tenere presente che i preventivi con lo stato di bozza possono ancora essere inseriti nel flusso di lavoro.

• Per pubblicare il preventivo, fare clic su Crea. Questa operazione non invia il preventivo al cliente. Per condividerlo, seguire i seguenti passaggi alla fine del processo di creazione del preventivo. Se il preventivo è già stato creato e il processo di creazione del preventivo è già stato eseguito, si può apprendere come condividere i preventivi esistenti.

• Se il preventivo richiede l'approvazione, fare clic su Richiedi approvazione. L'approvatore del preventivo del vostro account deve approvare il preventivo prima di poterlo pubblicare e inviare ai vostri contatti.

Nota bene: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificarlo a meno che non venga rifiutato dall'approvatore del preventivo del proprio account.

• Per condividere il preventivo pubblicato:
  • Fare clic su Copia nella finestra di dialogo per ottenere l'URL della pagina del preventivo. Incollare questo URL in un nuovo browser per visualizzare la citazione o inviarlo ad altri.
  • Oppure, fare clic su Scrivi e-mail con il preventivo. Si accederà al record del contatto in HubSpot e si aprirà automaticamente la finestra di pop-up Email con un link alla pagina del preventivo.

Condividere i preventivi pubblicati

Oltre alle opzioni di condivisione presentate dopo la creazione di un preventivo, esistono diversi modi per condividere un preventivo dopo la sua pubblicazione. È possibile:

• Inviare un preventivo via e-mail da un record CRM
• copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto
• Condividere un preventivo dall'app HubSpot mobile
• Inserire un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot

Attenzione: i preventivi pubblicati non possono essere reindirizzati da un dominio a un altro. Ad esempio, se si ospitano i preventivi su www.website.com, ma in seguito si reindirizza il dominio a www.new-website.com, i preventivi che erano ospitati sul dominio originale non saranno reindirizzati e diventeranno pagine di errore.

Per inviare via e-mail un preventivo da un record CRM:

• Nel vostro account HubSpot, andate su contatti, aziende o offerte.
• Fare clic sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona email Email .
• Nella finestra a comparsa, fare clic sul menu a discesa Preventivi e selezionare un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, è necessario che sia stato creato un preventivo per la transazione associata a quel contatto o a quel record aziendale.
  
  

Per copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto:

• Passare il mouse sul preventivo pubblicato, quindi fare clic su Azioni e selezionare Copia link.
• Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel browser, scaricarlo o stamparlo.
  
  

Per visualizzare, eliminare e condividere le citazioni nell'app mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android:

• Aprire l'app HubSpot sul dispositivo mobile Android.
• Toccare Offerte nel menu di navigazione inferiore.
• Toccare il nome del record di un deal.
• Nel record del deal, toccare la scheda Citazioni .
• Appariranno le citazioni associate al deal. Lo stato e la data di scadenza sono elencati sotto il nome dell'offerta. Toccare l'offerta per visualizzarne i dettagli.
• Per copiare il link di una quotazione, scaricare la quotazione, condividere la quotazione dall'applicazione, richiamare la quotazione, visualizzare le voci di riga o eliminare la quotazione, toccare l'icona del menuverticalMenu accanto al nome della quotazione.

È inoltre possibile condividere un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android o iOS. Scopri come attivare la tastiera HubSpot nelle impostazioni del tuo dispositivo, quindi accedi alla tastiera HubSpot mentre utilizzi l'app mobile HubSpot.

Gestire i preventivi

Nella dashboard dei preventivi, è possibile visualizzare un elenco dei preventivi presenti nel proprio account. È possibile filtrare i preventivi in base allo stato o al proprietario, oppure cercare un preventivo specifico da rivedere o modificare. È inoltre possibile aprire la pagina dei dettagli dei preventivi per scaricare, clonare, richiamare e modificare o eliminare il preventivo.

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare tutte le citazioni o impostare un periodo di scadenza predefinito per le citazioni. Scoprite come creare rapporti sulle quotazioni nel costruttore di rapporti personalizzati.

Modificare le citazioni redatte

Per rivedere e pubblicare una bozza di preventivo:

• Fare clic sul nome della bozza di preventivo.
• Nell'editor di preventivi, terminare l'impostazione del preventivo, quindi fare clic su Termina preventivo.

Gestione delle citazioni pubblicate

Dopo aver creato un preventivo, è possibile gestirlo dalla pagina indice dei preventivi o dalla pagina dei dettagli del preventivo. Le azioni di gestione comprendono il download, la clonazione, il richiamo e la modifica, l'archiviazione, l'eliminazione e altro ancora.

• Per gestire un preventivo dalla pagina indice, passare il mouse sul preventivo e fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare una delle azioni seguenti.

• Per gestire un preventivo dalla pagina dei dettagli, fare clic sul nome del preventivo, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra. Selezionare una delle azioni riportate di seguito.

• Scarica: scarica una versione PDF del preventivo.
• Controfirma: quando il preventivo richiede una controfirma elettronica, selezionare per aprire il preventivo e verificare la controfirma.
• Contrassegna firmato: quando il preventivo richiede una firma scritta, è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato.
• Converti in fattura: crea una nuova fattura utilizzando le informazioni del preventivo. Si accede quindi all'editor delle fatture per configurarne i dettagli.
• Clona: clona un preventivo esistente per utilizzare nuovamente lo stesso preventivo. I preventivi clonati includono le associazioni dei record del preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci, compresi prezzo, condizioni e sconto.
• Richiamare e modificare: apportare modifiche e revisioni a un preventivo già pubblicato. Dopo aver apportato le modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo.

Nota bene: i preventivi che sono stati firmati elettronicamente da tutte le parti o che sono stati pagati non possono essere richiamati e modificati, né cancellati. Se un preventivo ha più firme elettroniche e non tutte le parti lo hanno firmato, può essere richiamato, modificato o cancellato.

• Archivia: contrassegnare un preventivo come archiviato per non pubblicarlo e nasconderlo dalla visualizzazione predefinita della pagina indice. È possibile visualizzare i preventivi archiviati filtrando la pagina indice in base allo stato di archiviazione, ma gli acquirenti non potranno accedere ai preventivi archiviati. Questa azione non può essere annullata. Per saperne di più sull'archiviazione dei preventivi.
• Elimina: elimina l'offerta per rimuoverla definitivamente dal vostro account e impedire agli acquirenti di accedere all'offerta. Per saperne di più sull'eliminazione dei preventivi. Questa azione non può essere annullata.

Archiviare ed eliminare i preventivi

Quando si creano le quotazioni, può capitare che si voglia ripulire la pagina di indice, ritirare le quotazioni inutilizzate o evitare che gli acquirenti accedano alle quotazioni. A tal fine, è possibile archiviare ed eliminare le quotazioni.

La scelta dell'azione dipende dalla possibilità di accedere al preventivo internamente a HubSpot. Entrambe le azioni non possono essere annullate, per cui di seguito si spiegano le differenze tra le due.

• Archiviare un preventivo: l' archiviazione di un preventivo imposta lo stato del preventivo su Archiviato, rimuovendolo dalla visualizzazione predefinita della pagina di indice e impedendo agli acquirenti di accedere al preventivo. In HubSpot è ancora possibile visualizzare, scaricare, clonare ed eliminare il preventivo.
  • I preventivi che sono stati pagati, che stanno elaborando un pagamento o che sono parzialmente firmati non possono essere archiviati.

• • È possibile visualizzare i preventivi archiviati utilizzando il filtro Stato archivio sopra la tabella nella pagina dell'indice dei preventivi.

• Eliminare un preventivo: l'eliminazione di un preventivo lo rimuove definitivamente dal vostro account HubSpot. Gli utenti non potranno più visualizzare il preventivo in HubSpot e gli acquirenti non potranno più accedere al preventivo.
  • I preventivi che sono stati pagati non possono essere cancellati.

Per archiviare o eliminare un preventivo:

• Passare il mouse sulla citazione, quindi fare clic sul menu a discesa Azioni. Selezionare quindi Archivia o Elimina.
• In alternativa, passare il mouse sulla citazione, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Dettagli.
• Fare clic sul menu a discesa Azioni in alto a destra. Selezionare quindi Archivia o Elimina.