Sincronizzazione dei record tra HubSpot e Salesforce

Con l'integrazione con Salesforce, è possibile creare e utilizzare segmenti di inclusione per controllare quali record vengono sincronizzati tra HubSpot e Salesforce.

I segmenti di inclusione definiscono quali record possono essere sincronizzati da HubSpot a Salesforce in base a criteri specifici. I record che non rientrano nel segmento non verranno sincronizzati tra HubSpot e Salesforce.

Ad esempio, è possibile creare un segmento di inclusione per sincronizzare solo le aziende in una fase specifica del ciclo di vita o solo i ticket con uno stato definito.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con i segmenti di inclusione, assicuratevi di capire come influenzano il comportamento di sincronizzazione con Salesforce.

• È possibile utilizzare i segmenti di inclusione per la sincronizzazione di contatti, aziende (dopo l'aggiornamento alla nuova sincronizzazione aziendale), ticket e oggetti personalizzati.
• Solo i segmenti attivi possono essere impostati come segmento di inclusione di Salesforce, in quanto si aggiornano dinamicamente quando i record soddisfano o non soddisfano i criteri del segmento.
• La selezione di un segmento come segmento di inclusione non comporta la sincronizzazione automatica del segmento con Salesforce. I membri del segmento si sincronizzano con Salesforce solo quando viene attivata una sincronizzazione. Scoprite come risincronizzare manualmente un segmento con Salesforce.
• Se nelle impostazioni di integrazione i lead o i contatti Salesforce nuovi o esistenti sono impostati per creare automaticamente contatti HubSpot, quando viene creato un lead o un contatto Salesforce viene creato un nuovo contatto o viene sincronizzato un contatto esistente in HubSpot, anche se il contatto HubSpot non è nel segmento di inclusione. Ulteriori aggiornamenti del contatto o del lead da HubSpot o da Salesforce non verranno sincronizzati con l'altra piattaforma finché non soddisfano i criteri del segmento.
• In rari casi, quando l'aggiornamento di una proprietà modifica l'appartenenza al segmento di inclusione di un record, è possibile che l'aggiornamento del record venga sincronizzato prima che il segmento di inclusione venga rivalutato. Di conseguenza, il record potrebbe sincronizzarsi invece di essere saltato. Questo può accadere solo quando l'aggiornamento della proprietà rimuove un record dal segmento di inclusione, perché la sincronizzazione può essere eseguita più velocemente della valutazione del segmento di inclusione.

Impostazione di un segmento di inclusione

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Salesforce.
3. Passare alla scheda Sincronizzazione dati.
4. Fare clic su [Oggetto](ad esempio, contatti, aziende, ecc.) > Regole di sincronizzazione.
5. Nella sezione Limitazione delle sincronizzazioni, fare clic sul menu a discesa e selezionare un segmento attivo esistente. Per creare un nuovo segmento attivo, fare clic su + Crea elenco di inclusione.

• • Se si seleziona un segmento attivo esistente, l'impostazione si aggiorna automaticamente.
  • Se si fa clic su + Crea elenco di inclusione, si verrà reindirizzati alla creazione di un nuovo segmento nello strumento Segmenti.
    
    • In alto a sinistra, fare clic sull'icona della matita edit e inserire un nome per il segmento, quindi selezionare i criteri. Per saperne di più sulla determinazione dei criteri del segmento.
    • In alto a destra, fare clic su Rivedi e salva. L'elaborazione del segmento potrebbe richiedere del tempo.
    • Tornare alle impostazioni di integrazione di Salesforce. Nell'impostazione Elenco inclusioni, fare clic sul menu a discesa e selezionare il segmento attivo appena creato. L'impostazione si aggiornerà automaticamente.

Capire le importazioni di Salesforce e i segmenti di inclusione

L'importazione dei record di Salesforce in HubSpot consente di portare i dati esistenti dall'istanza di Salesforce direttamente nell'account HubSpot.

Se si importano lead o contatti da Salesforce, solo l'indirizzo e-mail del lead o del contatto sarà sincronizzato da Salesforce al momento dell'importazione. Negli account HubSpot senza segmento di inclusione o per i contatti in un segmento di inclusione, dopo l'importazione viene automaticamente attivata una sincronizzazione che sincronizza i valori dei campi Salesforce rimanenti. Per i contatti che non rientrano nel segmento di inclusione, tutte le altre proprietà del contatto rimarranno vuote dopo l'importazione iniziale.

Come si comportano i segmenti di inclusione alla prima sincronizzazione e con i duplicati

Quando si utilizzano i segmenti di inclusione in HubSpot, è importante capire il loro ruolo durante la prima sincronizzazione e nella gestione dei duplicati.

Comprendere il comportamento alla prima sincronizzazione

Quando un record viene sincronizzato per la prima volta tra HubSpot e Salesforce, i campi mappati possono aggiornare il record di Salesforce anche se il record non fa ancora parte del segmento di inclusione in HubSpot. Questo accade quando HubSpot conosce l'ID del record Salesforce, ma non esiste ancora un record HubSpot corrispondente. Poiché i segmenti di inclusione si basano sui dati HubSpot, HubSpot non può valutare i criteri di inclusione finché il record HubSpot non viene creato e sincronizzato. Di conseguenza, durante la prima sincronizzazione, i campi mappati potrebbero sincronizzare i dati con Salesforce.

Capire i record duplicati

Se un record di HubSpot viene mappato su un altro record di Salesforce, l'integrazione lo considera come un nuovo abbinamento di sincronizzazione. Ogni volta che viene creato un nuovo abbinamento HubSpot-Salesforce, l'integrazione lo considera una sincronizzazione iniziale, quindi le mappature dei campi possono sincronizzare i dati con Salesforce.