Rimuovere gli utenti HubSpot

Si consiglia di disattivare o rimuovere un utente HubSpot dall'account HubSpot quando non lo utilizza più, in particolare se non è più dipendente dell'azienda o se si è trasferito in una nuova posizione in cui l'accesso a HubSpot non è più necessario. Si consiglia inoltre di rimuovere gli utenti quando sono stati disattivati e non si prevede che ritornino.

Capire la differenza tra la disattivazione e la rimozione di un utente

Se si desidera rimuovere un utente dal proprio account HubSpot, è necessario innanzitutto disattivarlo. Dopo la disattivazione, è possibile rimuovere completamente l'utente dall'account HubSpot. Di seguito vengono spiegate le differenze tra la disattivazione e la rimozione di un utente.

• Disattivare un utente:
  • L'utente non sarà più in grado di accedere all'account, ma il suo profilo utente e i dati associati rimarranno per la reportistica e le previsioni.
  • L'utente può essere riattivato in seguito con le sue attività correnti. Ad esempio, l'utente continuerà a essere assegnato ai suoi record.
  • L'utente non riceverà più notifiche.
  • L'utente manterrà il suo posto a pagamento, ma il posto non verrà conteggiato nel totale dei posti dell'account.

• Rimuovere un utente:
  • L'utente deve essere disattivato prima di poterlo rimuovere completamente dall'account.
  • L'utente non potrà più accedere all'account e il suo profilo verrà rimosso dall'account.
  • L'utente sarà disassegnato dalle conversazioni e dalle attività, nonché rimosso dai rapporti. Per saperne di più su cosa viene rimosso dall'account quando si rimuove un utente.

Chi può disattivare o rimuovere gli utenti

Gli utenti con autorizzazione di Super Adminpossono disattivare e rimuovere altri utenti. Inoltre, un utente può rimuovere se stesso da un account HubSpot o eliminare completamente il proprio account utente dopo essere stato rimosso da tutti gli account HubSpot. L'eliminazione di un account utente lo rimuove completamente dai sistemi HubSpot.

Come disattivare un utente

La disattivazione di un utente consente di conservare le sue attività storiche senza perdere l'accesso a dati importanti. Quando gli utenti disattivati vengono riattivati, le loro attività storiche, come le modifiche alle proprietà e gli aggiornamenti dei contenuti, saranno ancora disponibili.

Prima di disattivare un utente, è necessario conoscere i requisiti necessari

Prima di disattivare un utente, è necessario tenere presente quanto segue:

• La disattivazione può richiedere fino a cinque minuti per avere effetto sui sistemi di HubSpot.
• Si consiglia di riassegnare le attività di cui l'utente è proprietario prima di disattivarlo.
• Se l'utente possiede risorse o è incluso come criterio in un filtro (ad esempio, flussi di lavoro), è necessario rimuoverlo manualmente da tali strumenti.
• Se l'utente possiede pagine di pianificazione, è incluso in pagine di pianificazione di gruppi o round-robin o fa parte di una rotazione di riunioni, è necessario eliminarlo o riassegnarlo per evitare che venga prenotato per le riunioni.

Nota bene: non è possibile eliminare o trasferire la proprietà del collegamento predefinito di un utente alle riunioni. In questi casi, chiedete all'utente di disattivare le pagine di pianificazione nelle sue impostazioni utente prima della disattivazione, oppure rimuovete l'utente dopo averlo disattivato. Gli utenti di un account Enterprise possono accedere come un altro utente per disattivare le pagine di pianificazione.

• • Nel caso in cui la pagina di pianificazione di un utente non venga riassegnata o rimossa, se l'utente rimane membro di un gruppo o di una pagina di pianificazione round-robin, o se è incluso in una rotazione, le riunioni continueranno a essere pianificate per l'utente. Di conseguenza, un contatto può ricevere un invito per una riunione con l'utente disattivato.

• • Se una riunione viene prenotata per un contatto, sia attraverso la pagina di pianificazione di proprietà dell'utente disattivato, sia attraverso una pagina di pianificazione di gruppo o round-robin, sia attraverso una rotazione, la riunione non verrà visualizzata nel feed di attività del contatto. Se il contatto ha prenotato tramite una pagina di pianificazione, la visualizzazione della pagina apparirà nel feed delle attività dell'utente.
  • Dopo la disattivazione dell'utente, l'automazione del flusso di lavoro non funziona più per le prenotazioni di riunioni. Ad esempio, se un flusso di lavoro è impostato per attivarsi quando viene prenotata una riunione con l'utente disattivato, non si attiverà più dopo la disattivazione.
    
    

• Se un utente è impostato come punto di contatto nelle impostazioni di Account e fatturazione , è necessario rimuoverlo dal ruolo.
• Gli utenti disattivati saranno saltati quando si utilizza l'azione del flusso di lavoro Ruota proprietario record e saranno rimossi come opzioni quando si imposta il proprietario di un record.
• Una volta che un utente è stato disattivato, le sue e-mail personali saranno scollegate. Non sarà possibile registrare nuove e-mail nel CRM, comprese le e-mail di sequenza programmate.
• Le e-mail del team che l'utente ha collegato alla casella di posta delle conversazioni rimarranno collegate.

Procedura per disattivare un utente

Per disattivare un utente:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Passare il mouse sul nome dell'utente, quindi fare clic su Azioni e selezionare Disattiva utente.
4. Nella finestra di dialogo, verificare l'avviso, quindi fare clic su Disattiva utente. L'utente riceverà un'e-mail che indica che il suo profilo è stato disattivato.

Come riattivare un utente disattivato

Per riattivare un utente precedentemente disattivato:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Fare clic sul nome dell'utente. Lo stato dell'utente sarà visualizzato come Disattivato in alto a sinistra.
4. In alto a destra, fare clic su Azioni e selezionare Riattiva utente. Tutte le postazioni assegnate all'utente prima della disattivazione che non sono state disassegnate verranno riattivate. Fare clic sulla scheda Accesso per verificare se l'utente è assegnato a qualche sede.
5. Nella finestra di dialogo, fare clic su Riattiva utente. L'utente riceverà un'e-mail che indica che il suo profilo è stato riattivato.

Come rimuovere un utente

Prima di rimuovere completamente un utente dall'account HubSpot, è necessariodisattivarlo. La rimozione di un utente rimuove completamente il suo profilo utente e tutte le informazioni ad esso associate dall'account HubSpot.

Prima di rimuovere un utente, è necessario conoscere i seguenti prerequisiti

Prima di rimuovere un utente, è necessario tenere presente quanto segue:

• Prima di rimuovere un utente, è necessario riassegnare tutti i record di cui l'utente è proprietario. Per saperne di più sull'impostazione della proprietà dei record in HubSpot.
• Se un utente è impostato come punto di contatto nelle impostazioni di Account e fatturazione , è necessario rimuoverlo dal ruolo prima di poterlo rimuovere come utente.
• Quando si rimuove un utente, non è possibile ripristinarlo. È necessario ripetere la procedura di creazione dell'utente. I record assegnati all'utente rimosso devono essere riassegnati una volta aggiunti.

• Quando un utente viene rimosso da un account, HubSpot non cancella le risorse o le attività che ha creato. Ciò include asset come post del blog, pagine, elenchi, flussi di lavoro, moduli e report, nonché attività di vendita come e-mail e note registrate. Le attività mostreranno Disattivato/Rimosso (indirizzo e-mail dell'utente) come creatore.

• Tutte le pagine di pianificazione create dall'utente rimosso saranno eliminate.

• I messaggi sociali pubblicati dall'utente rimosso resteranno pubblicati. Tuttavia, se l'utente rimosso era l'amministratore di un account di social media, potrebbe essere necessario ricollegare tali account.

• L'utente rimarrà come autore del blog. Scoprite come eliminare manualmente il profilo di autore del blog.
• Le e-mail di marketing create da un utente rimosso rimarranno, ma tutte le informazioni sull'utente associate all'e-mail di marketing scompariranno. Ad esempio, quando si visualizza il nome di chi ha creato l'e-mail di marketing, non viene visualizzato alcun nome.

• Tutte le sequenze, i modelli e i documenti creati nel vostro account rimarranno; tuttavia, l'utente rimosso deve aver condiviso i propri modelli di vendita prima della rimozione, affinché gli altri utenti possano accedervi.

• Tutte le conversazioni assegnate all'utente rimosso verranno disassegnate.
• Se si rimuove un utente dall'account, la dicitura Disattivato/Rimosso (indirizzo e-mail dell'utente) apparirà nella proprietà di tutti i contatti, le aziende, le transazioni e i ticket posseduti da quell'utente. Se l'account HubSpot è sincronizzato con Salesforce e l'utente rimosso è ancora un utente Salesforce, il nome dell'utente apparirà come Nome (Salesforce), come avviene per gli utenti SFDC che non hanno mai avuto accesso a HubSpot.
• Se si rimuove un utente che ha creato un'app privata o si rimuovono i suoi permessi di superamministratore, qualsiasi chiamata di associazione nell'app privata fallirà con l'errore: USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. In questo caso, si consiglia di:
  • Creare nuovamente una nuova app privata.
  • Ruotare il token di accesso.
  • Aggiungere nuovamente l'utente, con le stesse autorizzazioni utilizzate per creare l'app.
• Dopo che un utente è stato rimosso dall'account, non apparirà più come opzione nei filtri, ad esempio negli elenchi o nelle dashboard. È possibile visualizzare gli utenti rimossi nei filtri selezionando la casella di controllo Mostra proprietari disattivati e rimossi durante il filtraggio.
  
  

Rimuovere l'utente come punto di contatto per Account e fatturazione

Se un utente è impostato come punto di contatto nelle impostazioni di Account & Billing , è necessario rimuoverlo dal ruolo prima di poterlo rimuovere come utente.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sul nome account nell'angolo in alto a destra, quindi fai clic su Account e fatturazione.
2. In alto, fare clic sulla scheda Informazioni sulla società.
3. Nella sezione Punti di contatto , fare clic su Rimuovi dal ruolo accanto a tutti i ruoli in cui l'utente è impostato.

4. Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì, rimuovi dal ruolo.
5. Se l'utente è impostato come contatto primario dell'account, sarà necessario sostituirlo con un altro utente.

• • Fare clic sul menu a discesa accanto a Contatto account primario, quindi selezionare un altro utente.
  • Nella finestra di dialogo, fare clic su Sì, aggiungere l'utente al ruolo.

Dopo aver completato i passaggi sopra descritti, sarà possibile rimuovere l'utente dall'account.

Procedura per rimuovere un utente dall'account

Per rimuovere un utente dall'account:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Utenti e team.
3. Fare clic sul nome dell'utente. Lo stato dell'utente dovrebbe essere visualizzato come Disattivato in alto a sinistra. Scoprite come disattivare un utente.
4. In alto a destra, fare clic su Azioni, quindi selezionare Rimuovi dall'account.

5. Nella finestra di dialogo, esaminare l'avviso e intraprendere le azioni necessarie per riassegnare le sedi e le risorse. Fare clic su Continua, quindi su Conferma.

Rimuoversi da un account HubSpot

È anche possibile rimuovere il proprio account utente da un account HubSpot specifico.

Prima di rimuovere il proprio account utente da un account HubSpot specifico, fare clic sul nome dell'account in alto a destra nella barra di navigazione principale per verificare di aver effettuato l'accesso all'account HubSpot corretto.

Per rimuovere l'account utente da un account HubSpot specifico:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Generale > Sicurezza.
3. In basso, fare clic su Rimuovimi da questo account. Se si fa parte di altri account, si avrà ancora accesso ad essi. Se non siete stati rimossi come punto di contatto in Account & Billing, questo pulsante sarà grigio.

4. Nella finestra di dialogo, digitare l'indirizzo e-mail e fare clic su Elimina.

Eliminare l'account utente HubSpot

Quando l'accesso di un utente viene rimosso da un account HubSpot, l'utente non può più accedere a quell'account HubSpot. Tuttavia, l'account utente legato al suo indirizzo e-mail continuerà a esistere. È possibile eliminare completamente l'account utente se non si è l'unico Super Admin rimasto nell'account HubSpot.

Attenzione: l'eliminazione dell'utente comporta la cancellazione delle certificazioni Academy associate all'indirizzo e-mail. Per conservare le certificazioni, è possibile trasferirle a un nuovo indirizzo e-mail prima di eliminare l'utente.

Per eliminare definitivamente l'account utente:

1. Accedere all'account utente che si desidera eliminare. Assicurarsi che non abbia accesso ad altri account HubSpot.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Generale > Sicurezza.
4. In basso, fare clic su Elimina il mio account utente.

5. Nella finestra di dialogo, inserire l'indirizzo e-mail dell'utente, quindi fare clic su Elimina utente.