Supprimer des utilisateurs HubSpot

Il est recommandé de désactiver ou de supprimer un utilisateur HubSpot de votre compte HubSpot s'il ne l'utilise plus, en particulier s'il n'est plus employé par l'entreprise ou s'il occupe un nouveau poste où l'accès à HubSpot n'est plus nécessaire. Il est également recommandé de supprimer des utilisateurs qui ont été désactivés et qui ne devraient pas revenir. 

Comprendre la différence entre la désactivation et la suppression d'un utilisateur

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur de votre compte HubSpot, vous devez d'abord le désactiver. Une fois la désactivation effectuée, vous pouvez supprimer complètement l'utilisateur de votre compte HubSpot. Ce qui suit explique les différences entre la désactivation et la suppression d'un utilisateur.

• Désactiver un utilisateur :
  • L'utilisateur ne pourra plus se connecter ou accéder au compte, mais son profil d'utilisateur et les données associées seront conservés pour les rapports et les prévisions.
  • L'utilisateur peut être réactivé ultérieurement avec ses ressources actuelles. Par exemple, l'utilisateur restera affecté à ses fiches d'informations.
  • L'utilisateur ne recevra plus de notifications.
  • L'utilisateur conservera sa licence utilisateur, mais celle-ci ne sera pas comptabilisée dans le total des licences utilisateur.
  • L'utilisateur sera désaffecté des conversations et des ressources, et supprimé des rapports. Découvrez-en davantage sur les éléments supprimés du compte lors de la suppression d'un utilisateur.

• Supprimer un utilisateur :
  • L'utilisateur doit être désactivé avant que vous puissiez le supprimer complètement de votre compte.
  • L'utilisateur ne pourra plus se connecter ou accéder au compte, et son profil d'utilisateur sera supprimé du compte.
  • L'utilisateur sera désaffecté des conversations et des ressources, et supprimé des rapports. Découvrez-en davantage sur les éléments supprimés du compte lors de la suppression d'un utilisateur.

Qui peut désactiver ou supprimer des utilisateurs

Les utilisateurs disposant des autorisations de super administrateur peuvent désactiver et supprimer d'autres utilisateurs. En outre, un utilisateur peut se supprimer lui-même d'un compte HubSpot ou supprimer complètement son compte utilisateur après avoir été supprimé de tous les comptes HubSpot. La suppression d'un compte utilisateur le supprimera entièrement des systèmes HubSpot.

Comment désactiver un utilisateur

La désactivation d'un utilisateur vous permet de conserver l'historique de ses activités sans perdre l'accès aux données importantes. Lorsque des utilisateurs désactivés sont réactivés, leurs activités historiques, comme les changements de propriété et les mises à jour de contenu, seront toujours disponibles.

Comprendre les conditions préalables avant de désactiver un utilisateur

Avant de désactiver un utilisateur, veuillez noter ce qui suit :

• Il est recommandé de réaffecter tous les éléments appartenant à l'utilisateur avant de désactiver les utilisateurs.
• Si l'utilisateur détient des ressources ou est inclus dans des critères de filtrage (par exemple, les workflows), vous devez le supprimer manuellement de ces outils.
• Si l'utilisateur possède des pages de planification, s'il fait partie d'un groupe ou de pages de planification Round Robin ou s'il fait partie d'une rotation de réunions, vous devez le supprimer ou le réaffecter afin qu'il ne soit pas inscrit à des réunions.

Remarque : Il n'est pas possible de supprimer ou de transférer la propriété du lien de réunion par défaut d'un utilisateur. Dans ce cas, demandez à l'utilisateur de désactiver les pages de planification dans ses paramètres d'utilisateur avant la désactivation ou supprimez l'utilisateur après l'avoir désactivé. Les utilisateurs d'un compte Entreprise peuvent se connecter en tant qu'autre utilisateur pour désactiver les pages de planification.

• • Si la page de planification d'un utilisateur n'est pas réattribuée ou supprimée, si l'utilisateur reste membre d'une page de planification de groupe ou Round Robin ou s'il est inclus dans une rotation, les réunions continueront d'être planifiées pour l'utilisateur. Par conséquent, un contact peut recevoir une invitation à un rendez-vous avec l'utilisateur désactivé.

• • Si une réunion est réservée pour un contact, soit par le biais de la page de planification de l'utilisateur désactivé, soit par le biais de la page de planification d'un groupe ou Round Robin, soit par le biais d'une rotation, la réunion n'apparaîtra pas dans le flux d'activité du contact. Si le contact a réservé via une page de planification, la vue de page apparaîtra dans le flux d'activité de l'utilisateur.
  • Après la désactivation de l'utilisateur, l'automatisation des workflows ne fonctionnera plus pour les prises de rendez-vous. Par exemple, si un workflow est configuré pour se déclencher lorsqu'un rendez-vous est pris avec l'utilisateur désactivé, il ne se déclenchera pas après la désactivation.
    
    

• Si un utilisateur est défini comme point de contact dans vos paramètres Compte et facturation, vous devrez le supprimer du rôle.
• Les utilisateurs désactivés seront ignorés lors de l'utilisation de l'action de workflow de rotation du propriétaire de la fiche d'informations et seront supprimés en tant qu'options lors de la définition du propriétaire d'une fiche d'informations.
• Lorsqu'un utilisateur est désactivé, ses adresses e-mails personnelles sont déconnectées. Ils ne pourront pas enregistrer de nouveaux e-mails dans le CRM, y compris les e-mails de séquence programmés.
• Toutes les adresses e-mails d'équipe que l'utilisateur a connectées à la boîte de réception des conversations resteront connectées.

Étapes pour désactiver un utilisateur 

Pour désactiver un utilisateur : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Survolez le nom de l'utilisateur, puis cliquez sur Actions et sélectionnez Désactiver l'utilisateur.
• Dans la boîte de dialogue, consultez l'avis, puis cliquez sur Désactiver l'utilisateur. L'utilisateur recevra un e-mail indiquant que son profil a été désactivé.

Comment réactiver un utilisateur désactivé

Pour réactiver un utilisateur qui a été précédemment désactivé : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Cliquez sur le nom de l'utilisateur. Le statut de l'utilisateur s'affichera comme Désactivé en haut à gauche.
• En haut à droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Réactiver l'utilisateur. Toutes les licences utilisateur attribuées à l'utilisateur avant la désactivation et qui n'ont pas été désattribuées seront réactivées. Cliquez sur l'onglet Accès pour voir si l'utilisateur est affecté à des licences utilisateur.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Réactiver l'utilisateur. L'utilisateur recevra un e-mail indiquant que son profil a été réactivé.
   

Comment supprimer un utilisateur

Avant de supprimer complètement un utilisateur de votre compte HubSpot, vous devez le désactiver. La suppression d'un utilisateur supprime complètement son profil utilisateur et toutes les informations associées du compte HubSpot. 

Comprendre les conditions préalables avant de supprimer un utilisateur

Avant de supprimer un utilisateur, veuillez prendre note de ce qui suit :

• Avant de supprimer un utilisateur, il est recommandé de réassigner toutes les fiches d'informations associées à ce dernier. Vous pouvez consulter cet article pour savoir comment assigner des fiches d'informations à un propriétaire dans HubSpot.
• Si un utilisateur est défini comme point de contact dans vos paramètres Compte et facturation, vous devrez le supprimer du rôle avant de pouvoir le supprimer en tant qu'utilisateur.
• Si vous supprimez un utilisateur, vous ne pouvez pas le restaurer. Au lieu de cela, vous devez recommencer le processus de création d'utilisateur. Les fiches d'informations qui ont été attribuées à l'utilisateur supprimé doivent être réattribuées une fois qu'il a été rajouté.

• Lorsqu'un utilisateur est supprimé d'un compte, HubSpot ne supprimera aucun élément ni aucune activité. Cela inclut les éléments tels que les articles de blog, les pages, les listes, les workflows, les formulaires et les rapports, ainsi que les activités commerciales telles que les e-mails et les notes enregistrés. Les ressources afficheront Désactivé/Supprimé (adresse e-mail de l'utilisateur) comme créateur.

• Toutes les pages de planification créées par l'utilisateur supprimé seront supprimées.

• Tous les messages sociaux publiés par l'utilisateur supprimé resteront publiés. Toutefois, si l'utilisateur supprimé était l'administrateur de tous les comptes de réseaux sociaux, il peut être nécessaire de reconnecter ces comptes.

• L'utilisateur restera l'auteur du blog. Découvrez comment supprimer le profil d'un auteur de blog manuellement.
• Tous les e-mails marketing créés par un utilisateur supprimé seront conservés, mais toutes les informations relatives à l'utilisateur associées à l'e-mail marketing disparaîtront. Par exemple, aucun nom ne s'affichera lorsque vous chercherez à savoir qui a créé l'e-mail marketing.

• Tous les modèles, les documents ou les séquences créés par un utilisateur supprimé resteront accessibles. Toutefois, il est important qu'il ait partagé ses modèles du Sales Hub avant sa suppression pour que d'autres utilisateurs puissent y accéder.

• Toutes les conversations qui étaient assignées à l'utilisateur supprimé ne seront plus assignées.
• Si vous supprimez un utilisateur de votre compte, Désactivé/Supprimé (adresse e-mail de l'utilisateur) apparaîtra dans la propriété des propriétés pour tous les contacts, entreprises, transactions et tickets appartenant à cet utilisateur. Dans le cas où votre compte HubSpot est synchronisé avec Salesforce et que l'utilisateur supprimé est encore un utilisateur Salesforce, le nom de cette personne sera affiché suivi de la mention (Salesforce).
• Si vous supprimez un utilisateur qui a créé une application privée ou supprimez ses autorisations de super administrateur, tous les appels d'association dans l'application privée échoueront avec l'erreur : USER_DOES_NOT_HAVE_PERMISSIONS. Si cela se produit, il est recommandé d'effectuer l'une des opérations suivantes :
  • Recréez une nouvelle application privée.
  • Actualisez le jeton d'accès.
  • Rajoutez l'utilisateur avec les mêmes autorisations que celles utilisées pour créer l'application. 
• Quand un utilisateur est supprimé de votre compte, il ne peut plus apparaître en tant qu'option dans les filtres, comme dans les listes ou les tableaux de bord. Vous pouvez afficher les utilisateurs supprimés dans vos filtres en cochant la case Afficher les propriétaires désactivés et supprimés lors du filtrage.
  
  

Supprimer l'utilisateur en tant que point de contact pour le compte et la facturation

Si un utilisateur est défini comme point de contact dans vos paramètres Compte et facturation, vous devrez le supprimer du rôle avant de pouvoir le supprimer en tant qu'utilisateur.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans l'angle supérieur droit, puis sélectionnez Comptes et facturation.

• En haut, cliquez sur l'onglet Informations sur l'entreprise.
• Dans la section Contacts de facturation, cliquez sur l'icône Supprimer delete à côté de tous les rôles définis pour l'utilisateur.

• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, retirer du rôle.
• Si l'utilisateur est défini comme contact principal du compte, vous devrez le remplacer par un autre utilisateur.
  • Cliquez sur le menu déroulant à côté de Contact principal, puis sélectionnez un autre utilisateur.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, ajouter l'utilisateur au rôle.

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, vous pourrez supprimer l'utilisateur de votre compte.

Étapes pour supprimer un utilisateur de votre compte

Pour supprimer un utilisateur de votre compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.

• Cliquez sur le nom de l'utilisateur. Le statut de l'utilisateur doit s'afficher comme Désactivé en haut à gauche. Découvrez comment désactiver un utilisateur.
• En haut à droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer du compte.

• Dans la boîte de dialogue, consultez l'avis et prenez les mesures nécessaires pour réaffecter les licences utilisateur et les ressources. Cliquez sur Continuer, puis sur Confirmer.

Se supprimer d'un compte HubSpot

Vous pouvez également supprimer votre compte utilisateur d'un compte HubSpot spécifique.

Avant de supprimer votre compte utilisateur d'un compte HubSpot spécifique, cliquez sur le nom de votre compte en haut à droite de la barre de navigation principale pour vérifier que vous êtes connecté au bon compte HubSpot.

Pour supprimer votre compte utilisateur d'un compte HubSpot spécifique :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général > Sécurité.
• En bas, cliquez sur Supprimez-moi de ce compte. Si vous faites partie d'autres comptes, vous y aurez toujours accès. Si vous n'avez pas été supprimé en tant que point de contact pour le compte et la facturation, ce bouton sera grisé.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez votre adresse e-mail, puis cliquez sur Supprimer.

Supprimer votre compte utilisateur HubSpot

Lorsqu'un utilisateur est supprimé d'un compte HubSpot, il ne peut plus accéder à ce compte. Toutefois, le compte utilisateur lié à son adresse e-mail existera toujours. Vous pouvez supprimer complètement votre compte utilisateur si vous n'êtes pas le seul super administrateur restant sur le compte HubSpot.

Remarque : La suppression de votre utilisateur supprimera les certifications de la HubSpot Academy associées à cette adresse e-mail. Pour conserver vos certifications, vous pouvez les transférer vers une nouvelle adresse e-mail avant de supprimer votre utilisateur.

Pour supprimer définitivement votre compte utilisateur :

• Connectez-vous au compte utilisateur que vous souhaitez supprimer. Assurez-vous qu'il n'a pas accès à d'autres comptes HubSpot.
• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Général > Sécurité.
• En bas, cliquez sur Supprimer mon compte utilisateur.

• Dans la boîte de dialogue, saisissez l'adresse e-mail de votre utilisateur, puis cliquez sur Supprimer l'utilisateur.