コンタクトのEメールのログ記録ルールを管理

アカウントの既定のコンタクトEメールのログ記録ルールを設定し、CRMに記録される受信Eメールを設定します。全てのユーザーのログ記録ルールを管理することで、既存または新規のコンタクトに関連するコミュニケーションがチーム全体に確実に記録されます。

[ログに記録しない]リストにEメールアドレスとドメインを追加して、Eメールのログ記録の除外対象を管理します。「ログに記録しない」リスト に記載されたEメールアドレスとドメインは、Eメールのログ記録およびコンタクト作成から除外 されます。 

コンタクトのEメールのログ記録ルールを設定

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左サイドバーメニューの[データ管理]で、[オブジェクト]をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクティビティー]を選択します。

4. [ Eメールのログ記録 & 追跡 ]タブの[ コンタクトのEメールのログルール ]セクションで、ログオプションを選択します。
   • 返信のみを記録: CRMに記録された既存のスレッドの一部である場合にのみ、返信が記録されます。ログに記録されたスレッドに関連付けられていない受信メッセージはログに記録され ません 。 
   • 既知の連絡先からのすべてのメールを記録する：個人の仕事用メールアカウントを連携しているユーザーについて、既存の連絡先との間で送受信されたすべてのメールを記録します。これは、すべてのアカウントのデフォルトのロギングオプションです。
     
     • CRMの外部(Eメールクライアントやモバイルアプリなど)から既存のコンタクトレコードに送信されたEメールは、CRMに記録されます。
     • 既存のコンタクトからユーザーへのEメールはすべてCRMに記録されます。
     • HubSpotの外部でコンタクトではない受信者に送信されたEメール はログに記録されません。
   • 受信メールから新しい連絡先を作成：既知の連絡先に関するすべてのメールを記録するだけでなく、このオプションでは、連携済みの個人の仕事用メールアドレス宛てに届いたメールから、CRMにその連絡先が存在しない場合に、新しい連絡先を作成します。
5. ［保存］をクリックします。

メール本文の内容を保存せずにメールをログに記録する（ベータ版）

ご注意：もしあなたがスーパー管理者の場合は、アカウントを「メール本文の非表示」ベータ版に登録することができます。

メール本文の内容を保存せずに、CRMにメールを記録する。この設定を使用すると、HubSpotに保存される機密情報を制限しつつ、メールのアクティビティーを記録することができます。例えば、医療機関では、監査の目的で電子メールが送信されたことを記録する必要がある一方で、メール本文に含まれる情報は保存しない場合があります。

この設定を使用すると、CRMに記録された送受信メールの本文（HubSpot Sales拡張機能またはアドインを使用して記録されたメール、およびBCCや転送先アドレスを含む）を非表示にすることができます。この設定は、アカウント内のすべてのユーザーに適用されます。ユーザーは、個々のメールや受信トレイごとに、メール本文の非表示機能をオンまたはオフにすることはできません。

メール本文の伏せ書き処理の動作

メール本文の伏せ書き機能が有効になっている場合：

• メールの送信者、受信者、件名、および添付ファイルは、CRMに記録されます。
• メール本文は伏せられ、プレースホルダーテキスト「[メール本文は伏せられています]」に置き換えられています。

• この設定を有効にした後に記録されたメールのみが黒塗りされます。以前に記録されたメール本文は、黒塗り処理されません。

ご注意：編集されたメール本文の内容は、CRMアクティビティーから完全に削除され、復元することはできません。メール本文の伏せ書き機能をオフにしても、伏せ書きされた内容は復元されません。

メール本文の非表示機能を有効にする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。

2. 左側のサイドバーメニューの「データ管理」の下にある「オブジェクト」をクリックします。
3. [オブジェクト ]ページで、[ オブジェクトを選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ アクティビティー]を選択します。
4. 「「メールログ」& 「追跡」タブの「コンテンツの非表示」セクションで、「メール本文の非表示」チェックボックスを選択します。
5. ［保存］をクリックします。

Eメールアトリビューション

次のルールにより、CRMに記録されるEメールの送信者として属性されるユーザーが決まります。これらのルールは、 セールスレポートでユーザーのアクティビティー合計に計上されるEメールも決定します。

新しいEメールスレッドを作成したコンタクトから記録されたEメールは、次のようにHubSpotユーザーに帰属します。

• Eメールの受信者が1人しかいない場合、そのユーザーは送信者と見なされます。
• Eメールに複数の受信者が設定されていても、1人のユーザーに関連付けられているユーザーが1人だけの場合、そのユーザーは送信者と見なされます。メールアドレスは、そのユーザーの個人用業務用メールアドレスとして登録されている場合、HubSpot ユーザーアカウントのメールアドレスである場合、またはメールアドレスのエイリアスである場合に、そのユーザーに関連付けられます。
• Eメールに複数の受信者がいて、複数の受信者がユーザーに関連付けられている場合は、コンタクト担当者に帰属します。