HubSpot Sales Outlook デスクトップアドインのカスタマイズ

Outlookのデスクトップアドインの設定では、アドインのデフォルトのオプションを設定することができます。アドインを別のHubSpotアカウントに接続したり、デフォルトのログやトラックの設定を行ったり、メール統合の設定にアクセスしたりすることができます。

注: 代わりに Office 365アドインを使用する場合、メールクライアントでのアドイン設定の表示が異なります。詳しくは、Office 365アドイン設定のカスタマイズ方法の説明を参照してください。

設定にアクセスするには、次の手順を実行します。

• Outlook デスクトップアカウントにログインします。
• Outlookの受信トレイのリボンで、[HubSpot Sales] をクリックし、[設定] を選択します。構成可能なオプションのリストを示すダイアログボックスが表示されます。

HubSpotアカウント情報

アドインが接続されているHubSpotアカウントに関する情報が表示され、ユーザーの電子メールアドレスや受信箱の接続状況などが表示されます。 

コンタクトプロファイルサイドバー

Eメールをコンタクトに送信するときにコンタクトプロファイルサイドバーをEメールアカウントに表示する場合は、[コンタクトプロファイルを表示] チェックボックスをオンにします。アカウントでGDPRを有効にしている場合は、コンタクトプロファイルの設定をオンにする必要があります。 

ログとトラックの設定

ログとトラックの既定の設定をカスタマイズして、Eメールを送信するたびに設定が適用されるようにできます。

• HubSpotに送信するすべてのEメールをログに記録するには、[Eメールのログを記録] チェックボックスをオンにします。
• 送信するすべてのEメールをトラッキングするには、[Eメールをトラッキング] チェックボックスをオンにします。

関連付けの既定

また、どの関連レコードメールが自動的に記録されるレコードをカスタマイズできます。例えば、レコードに関連付けられた取引記録にのみメールを記録するか、CRMの既存の連絡先にのみメールを記録するかを選択することができます。

• メールを自動的に記録するレコードの横のチェックボックスを選択してください。
  
  • 既存の連絡先：CRMの既存の連絡先のレコードにメールを自動的に記録します。 
  • ［新しいコンタクト］：Eメールに含まれる新しいコンタクトにEメールのログを自動的に記録します。CRM内の既存のコンタクトに関連付けられていないEメールアドレスにEメールが送られる場合、新しいコンタクトレコードが作成され、Eメールのログはこのレコードに記録されます。
  • ［会社］：関連付けられている会社レコードにEメールのログを自動的に記録します。 
  • ［取引］：関連付けられている取引レコードにEメールのログを自動的に記録します。 
  • ［チケット］：関連付けられているチケットレコードにEメールのログを自動的に記録します。

ログに記録しない

[ログに記録しない] リストに含まれているEメールアドレスまたはドメインに送信されたEメールは、CRMに保存されません。Eメールトラッキングアクティビティーは、コンタクトのタイムライン上に表示されません。

• Eメールをログに記録しないEメールアドレスまたはドメインを [ログに記録しない] フィールドに入力し、[追加] をクリックします。
• このリストから削除するには、メールアドレスまたはメールドメインの横にある［削除］をクリックします。

また、以下のことも可能です。HubSpotのアカウント設定からメールやドメインを記録しないように指定したりまた、HubSpotのメールトラッキングから特定のIPアドレスをブロックすることもできます。

デスクトップアドインの設定を終了するには、一番下の [保存]をクリックします。

ヘルプ

Outlookデスクトッププラグインのセットアップについて支援が必要な場合は、ダイアログボックスで、[ヘルプ] ドロップダウンメニューをクリックします。HubSpotのデータの処理方法についての詳細は、[アカデミー] を選択してトレーニングリソースにアクセスするか、[お客様サービス利用規約] をクリックします。