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HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

更新日時 2024年 2月 27日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

すべての製品とプラン

HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインの「トラッキング」と「ログ」の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます

注: Windows版Outlook 新規追加の一部としてMicrosoftが導入した大幅な変更により、HubSpotはHubSpot Sales Outlookデスクトップアドインの新機能を開発しなくなりました。デスクトップアドインは引き続きサポートされますが、代わりにHubSpot Salesウェブアドインをアクティブ化することを強くお勧めします。詳しくはこのHubSpotコミュニティーの投稿をご覧ください。

注:アカウントのデータプライバシー設定をオンにしている場合、あなたの会社がEメールのロギングとトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、あなたの法務チームが最良のリソースです。また、拡張機能の設定をカスタマイズして、特定のメッセージ、または特定のコンタクトやEメールドメインに対してこの機能を無効にすることもできます。データ処理の合法的根拠を認めていない既存のコンタクトは、匿名で追跡されます

まず、Eメールのトラッキングとログ記録の違いを説明します。

tracked-email-chrome-extension

  • ログ:ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーを記録します。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません。

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Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、開封通知を受け取るとともに、送信したEメールの内容をHubSpotに記録することができます。

この記事では、HubSpot Sales Outlookデスクトップアドインを使用してEメールのトラッキングとログ記録を実施する方法について説明します。I Office 365 アドインを使用している場合は、このガイドで Office 365 アドインで E メールを追跡し、ログを残す方法を学んでください:Office 365 アドインで E メールをトラッキングとログを残す

注:Outlookデスクトップアドインが、Outlookアカウントで設定したEメールアドレスに表示されます。そのため、これらのEメールアドレスから送信されるEメールにより、トラッキングが有効になっているかどうかがトラッキングされることになります。追加Eメールアドレスから送信されたEメールは、EメールアドレスがHubSpotに接続されているか、プロファイルと設定にエイリアスとして追加されている場合のみ、ロギングが有効になっているときにHubSpotに記録されます。

Eメールをトラッキングする

Outlookデスクトップアドインを使用してWindowsのOutlookデスクトップアカウントからトラッキング対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookアカウントにログインします。
  • 新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • メッセージリボンで[Eメールをトラッキング]チェックボックスをオンにしてから、[送信]をクリックします。
HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

コンタクトがEメールを開封する前に、Eメールの件名と受信者がHubSpotのアクティビティーフィードに、送信済みとして表示されます。

Eメールアクティビティーに送信されるアクティビティーフィード

Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示され、アクティビティーフィードにEメール通知が[開封済み]として表示されます。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。ドロップダウンメニューに表示されるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。

注:リアルタイム通知は、Office 365アドインを使用して追跡Eメールを送信する場合、およびHubSpot Sales Chrome拡張機能またはHubSpot Sales for Windows トレイアプリ (Windowsのみ) をインストールしている場合に表示されます。そうしないと、HubSpot のアクティビティーフィードでしかアクティビティーを見ることができません。

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Chrome拡張機能またはWindowsトレイアプリからトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上隅にあるHubSpotアイコンsprocketをクリックします。HubSpot Sales for Windowsをインストールしている場合は、WindowsのトレイにあるHubSpot(スプロケット)アイコンsprocketをクリックします。

Eメールトラッキングの詳細セールスEメール通知トラッキングの無効化 .

Eメールのログ記録

送信するEメールのログを記録して新しいコンタクトをHubSpotに追加するためには、メールクライアントから送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかでなければなりません。

HubSpotアカウント設定で、Eメールを絶対に記録したくないEメールアドレスとドメインを指定できます。または、アドイン設定で、これらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。

注:50MBを超えるEメール添付ファイルは、HubSpotアカウントのログに記録されません。Eメールは引き続きコンタクトに正常に配信されてCRMのログに記録されますが、添付ファイルは記録されません。 

デスクトップアドインを使用してOutlookデスクトップのアカウントからログ記録対象Eメールを送信するには、次のようにします。

  • Outlookで新しいEメールを作成します。
  • Eメールの送信先、件名、Eメールの本文を入力します。
  • メッセージリボンで、[CRMに記録]を選択します。あなたのBCC アドレスがBCCフィールドに自動入力されます。
HubSpotのヘルプ記事のスクリーンショット
  • Eメール受信者の関連レコードにEメールを記録することを選択できます。
    • 既定の設定では、コンタクトの関連付けされている直近5件の取引レコードまたはチケットレコードが自動的に選択され、Eメールのログを残すことができます。Openの取引ステージにある取引またはチケットのみが自動的に選択されます。
    • Eメールの記録先の関連レコードを明示的に選択するには、次の手順に従います。
      • [CRMに記録]チェックボックスの下にある[レコード]ドロップダウンメニューをクリックします。 
      • Eメールのログを残すレコードの横にあるチェックボックスを選択します。
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      • CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトのみにEメールのログを残す方法をご紹介します。 
  • [送信]をクリックします。

Outlookデスクトップアドイン設定で、Eメールの関連付けを自動的に残すレコードをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、Eメールのログを残して作成された新規コンタクトは、マーケティング対象外として設定されます。 

メモを作成する:メールを記録して新規コンタクトが作成された場合、以前の担当者が割り当てられ ていない限り、メールを送信したHubSpotユーザーが自動的にコンタクトの所有者として割り当てられます。 

HubSpotでEメールのログを確認する

Outlookデスクトップアドインを使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

  • HubSpotのアカウントで、レコードに移動します。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[コンタクト]>[コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[コンタクト]>[会社]の順に進みます。
    • 取引:HubSpotアカウントにて、[セールス]>[取引]の順に進みます。
    • チケット:HubSpotアカウントにて、[サービス]>[チケット]の順に進みます。
  • レコードの名前をクリックします。
  • タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
    1. 関連レコード:関連するレコードを編集する場合にクリックします。 
    2. 固定:タイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
    3. 削除:タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
    4. 詳細:送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。
    5. 展開:クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、[スレッドを閲覧]をクリックすると、スレッドの全てのEメールを確認できます。
    6. 添付ファイル:この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
    7. 返信:HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送るには、[返信]をクリックします。Logged-email-contact-record

注 : HubSpotからEメールの返信を送信し、受信した返信をHubSpotに記録するには、受信トレイが接続されている必要があります。

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