HubSpotに接続してデータを同期する

HubSpotデータ同期を使用すると、HubSpotと他のアプリケーションの間で一方向または双方向の同期を作成し、全ての顧客データを1つのプラットフォームに集約できます。データ同期を使用するアプリの詳細については、こちらをご確認ください。 

以下では、データ同期の仕組み、アプリの接続方法、データ同期の有効化方法、レコードの再同期方法などについて説明します。

データ同期の仕組み

同期を有効にする と、データ同期によってオブジェクト内のすべてのレコードの内部インデックスが作成されます。次に、そのインデックスを使用してレコード変更を比較および監視し、レコード プロパティーが更新されたときに 状態 (同期、失敗、または除外) がどのように変化するかを確認します。つまり、内部データ同期インデックスは、そのデータベース (HubSpot または接続されたアプリ) を継続的に比較し、切断またはエラーが発生した API呼び出し またはエンドポイントを回復できます。

レコードが更新されると、同期 エンジンはレコード全体をそのコピーと照合し、実際のレコードと一致するようにコピーを更新します。これにより、見逃した更新や失敗した更新を回復できます。データ同期開始時にすべてのレコードのインデックスを作成するのに時間がかかる場合がありますが、よりスムーズで健全な同期エクスペリエンスが保証されます。 

同期の原則

データ同期は常に2つのアプリ間(1つはHubSpot)間で行われます。全ての同期には、オブジェクト同期とは無関係に、大きく2つのフェーズがあります。

• 初期同期:同期がアクティブ化されたとき、または保存されたときに開始されます。両方のアプリの既存のレコードはすべて同期エンジンを通過してインデックス作成され、該当する場合はレコードが同期されます。
• 増分同期: すべてのレコードがインデックス化されると、更新と新しいレコードがないかスキャンされます。最後にチェックされてから変更されたインデックス付きレコードは、同期エンジンを通過します。

初期同期

双方向同期の場合、初期同期は以下で構成されます。

• インデックスHubSpot: HubSpotレコードがスキャンされ、レコードのIDとそれに対応する識別子が保存されます(既定では、コンタクトの場合はEメール、会社の場合は名前やドメインです)。インデックスは、今後の同期プロセス全体を通じて最新の状態に保たれます。照合の仕組みの詳細を読む。 
• 他のアプリのインデックスを作成し、同期: 他のアプリのレコードがスキャンされ、同期されます。取得される全てのリソースについて、HubSpotのインデックステーブルに一致するID(コンタクトのEメールアドレスなど)があるかどうかがチェックされます。存在する場合、レコードは照合され、両方のレコードが一緒に同期エンジンを通過します。一致がない場合、レコードは自動的に同期エンジンを通過します。同期エンジンは、レコードが一致すると、持っているすべての情報(レコードのフィールド値、フィルター、フィールドマッピング、同期履歴など)を結合し、それに基づいて次のアクション(リソースの変更を要求する、何もしない、エラーをログに記録するなど)を構築します。

注: アプリのAPIから返された最初のレコードは同期可能になり、次のは重複とみなされます。

• 同期 HubSpot: HubSpotレコードが再度スキャンされ、同期が必要かどうかが確認されます。この手順を実行すると、他のアプリではなく、HubSpotの既存のレコードが同期されます。

増分同期

増分同期では、(同期方向に基づいて)HubSpotと他のアプリでの更新情報が常にスキャンされ、トリガーされるのを待機します。HubSpotは5分ごとに変更があるかどうかを確認します。もう一方のアプリ(そのAPI)は、Webhookを使用して変更をアラートします。

アプリを接続

始める前に

• スーパー管理者 であるか、HubSpotアカウントでアプリマーケットプレイス権限を持っている必要があります。
• HubSpotアカウントに接続されるアプリによっては、他の権限が必要になる場合があります。

アプリの接続

アプリを検索して接続するには2つの方法があります。これは、アプリマーケットプレイス、またはインポートページから行うことができます。 

• HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンmarketplaceをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
• 検索バーにアプリ名を入力して検索し、検索結果をクリックします。 
• 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
• ダイアログボックスで［次へ］をクリックし、アプリのアカウントにログインします。
• アクセス許可を求める画面が表示されるので、内容を確認して［許可］をクリックします。HubSpotの設定内のアプリページにリダイレクトされます。

インポートページから同期をセットアップする場合は、次の手順に従います。

• オブジェクトのホーム画面の右上にある「インポート」をクリックするか、インポート設定にアクセスします。
  • HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
  • 左側のサイドバーメニューで、［インポートとエクスポート］に移動します。
  • ［インポートに移動］をクリックします。
• ［同期をセットアップ］をクリックします。 

• 右側のパネルでアプリ名を入力し、検索結果をクリックします。 
• ［アプリをインストール］をクリックします。 
• アプリの掲載情報ページにリダイレクトされ、そこで接続手順を続行します。 

HubSpotには同じサードパーティーアプリの複数のインスタンスを接続することが可能です。例えば、2つのMicrosoft Dynamicsアカウントを管理している場合、両方のアカウントのデータを単一のHubSpotアカウントに接続し、データを同期することができます。追加のアカウントを接続するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• アプリの名前をクリックします。 
• ［アクション］＞［アカウントを管理］をクリックします。 
• 右側のパネルで［別のアカウントを接続］をクリックします。 
• アプリをHubSpotに接続する手順を進めます。 

データ同期を有効にする

アプリを接続した後、連携する2つのアプリ間でデータの同期を開始するには、アプリの設定を完了させ、同期を有効にする必要があります。 

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• アプリをクリックします。
• ［同期をセットアップ］をクリックします。
• [ 同期するデータを選択 ]ページで、アプリ内で同期するオブジェクトと、HubSpotとの間で同期する オブジェクト を選択します。
• 矢印をクリックしてドロップダウンメニューをクリックし、同期を双方向にするか、アプリと HubSpot の間で一方向か、またはその逆かを選択します。 

マッピングを無効にするには、切り替えをクリックしてオフにします。 

カスタム フィールド マッピングを設定するには、次の手順に従います。

• ［マッピングを追加］をクリックします。 
• ドロップダウンメニューを使用して、マッピングするサードパーティーアプリとHubSpotプロパティーを選択します。
• success［更新］をクリックします。

• カスタムマッピングを無効にするには、スイッチをクリックしてオフにします。 

データ同期のフィールドマッピングに関する具体的なルールと考慮事項の詳細については、こちらをご覧ください。 

同期ルールを設定する

［制限］画面で、HubSpotからサードパーティーアプリに（またはサードパーティーアプリからHubSpotに）オブジェクトレコードを同期する方法を設定します。

既定では、有効なEメールアドレスがあるコンタクトのみを同期するように設定されています。Eメールアドレスがないコンタクトも同期するには、［重複の可能性を低くする］セクションで、［Eメールアドレスがあるコンタクトのみを同期］チェックボックスをオフにします。

レコードの照合についてもっと詳しく。

注：アプリに会社名と会社ドメインの両方のフィールドがある場合、会社名が同じでドメインが異なるレコードや、ドメインが同じで会社名が異なるレコードがあると、HubSpotはその2つのレコードを照合します。

［同期するレコードを制限］セクションで条件を選択して、HubSpotからサードパーティーアプリに（またはその逆方向に）同期するレコードを次のように制限します。

• ［編集］をクリックします。
• 右側のパネルでプロパティーを選択し、HubSpotからサードパーティーアプリに（または逆方向に）同期するレコードを制限します。
• ［完了］をクリックします。 

［同期するレコードを制限］セクションでの設定では、HubSpotとサードパーティーアプリの間で最初に同期するレコードのみを制限します。 いったんレコードが同期されると、プロパティーマッピングの設定に基づき、レコードのデータが継続的に双方向に同期されるようになります。

レコードを関連付ける

HubSpotは、接続した元のアプリとの同期中に、可能な限りレコード間の同じ関連付け（会社とコンタクトとの関連付け、取引と会社との関連付けなど）を維持しようとします。データ同期を使用した関連付けマッピングの詳細をご確認ください。

注: ほとんどの場合、データ同期で自動的に請求書をコンタクトに関連付けることしかできません。HubSpotの会社レコードに対しては、請求書を手動で関連付ける必要があります。 

ルールを確認して同期を開始する

［確認］画面で、設定したルールを確認し、［保存して同期］をクリックします。その後、初回の同期が開始されます。

初回の同期 が完了すると、変更後10分以内にレコードが同期されます。 

削除されたレコードを再同期する

HubSpotまたはサードパーティーアプリのいずれかでレコードを削除した場合、削除したレコードを再同期することで、どちらのアプリにでもレコードを再作成できます。

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• アプリをクリックします。
• ［オブジェクトビュー］タブの［失敗］列で、同期できなかったレコードの数をクリックします。 
• 右側のパネルで［アクション］をクリックします。
• ［HubSpotの削除されたレコードを再同期］または［［サードパーティーアプリ］の削除されたレコードを再同期］のいずれかを選択します。

• ［全てを再同期］をクリックします。 

次の作業を行うこともできます。

• ［レコードビュー］タブで、［その他］＞［削除済みのレコードを全て復元］をクリックします。 
• サイドパネルで［レコードタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてレコードタイプを選択し、［同期先のアプリ］ドロップダウンメニューをクリックしてどのアプリでコンタクトを再作成するかを選択します。 
• ［復元前に確認］をクリックします。 
• 復元される全てのレコードを確認し、［［数］件を全て復元］をクリックします。 

データ同期を無効にする

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• アプリをクリックします。
• ［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［同期をオフ］を選択します。

• ポップアップボックスで、［同期をオフ］をクリックします。

同期を無効にしたら、[同期設定を編集]をクリックして再度有効にするか、同期を削除することができます。 

同期の健全性を確認する

アプリを接続した後、HubSpotとサードパーティーアプリの間で同期されるレコードの概要を表示します。 

• HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
• アプリをクリックします。
• [同期の概要 ]タブで[オブジェクトビュー ]をクリックして、オブジェクト別に同期ステータスを表示します。
  • 初期同期 の一環として処理中のレコードの横には、回転する円が表示されます。
  • 別の同期が処理中の場合、同じデータで同時に更新が行われないように、レコードのステータスは [キュー内 ] になります。 

• 同期中 列で、レコードの数 をクリックして、HubSpotとアプリの間で同期されている全てのレコードを確認します。
• [失敗した 列]列でレコードの数をクリックして、HubSpotとアプリの間で同期できなかったすべてのレコードを表示します。 
  • エラーカテゴリー 列で、失敗の理由を確認します。
  • ツールヒント の上にカーソルを置き、解決する手順を確認します。
• [除外された 列]列でレコード の数 をクリックすると、同期から除外された全てのレコードが表示されます。同期設定のいずれのフィルターにも一致しないか、固有IDが割り当てられていないことなどが考えられます。一致する キーが定義されていることが考えられます。 
  • クリックして、HubSpotとアプリの間で同期されるすべてのレコードを表示します。
  • ドロップダウンメニュー を使用して、オブジェクトタイプ、同期ステータス、または特定の期間でレコードを絞り込むことができます。

• 列の順序を編集するには、［その他］＞［列を編集］をクリックします。 
• 全てのレコードをエクスポートするには、［その他］＞［エクスポート］をクリックします。 
  • ダイアログボックスで、ファイル形式を選択します。 
  • ［エクスポート］をクリックします。エクスポートされたファイルは、自分宛のEメールで送信されます
• 削除されたレコードを全て復元するには、［その他］＞［削除済みのレコードを全て復元］をクリックします。
  • 右側のパネルで、［レコードタイプ］と［同期先のアプリ］を選択します。以前に削除された全てのレコードが、選択したアプリに復元されます。