更新日時 2024年 10月 31日
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HubSpotデータ同期を使用すると、HubSpotと他のアプリケーションの間で一方向または双方向の同期を作成し、全ての顧客データを1つのプラットフォームに集約できます。データ同期を使用するアプリの詳細については、こちらをご確認ください。
始める前に
- HubSpotアカウント上でスーパー管理者であるか、またはアプリマーケットプレイスの権限が付与されている必要があります。
- HubSpotアカウントに接続されるアプリによっては、他の権限が必要になる場合があります。
アプリを接続する
アプリを検索して接続するには2つの方法があります。これは、アプリマーケットプレイス、またはインポートページから行うことができます。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
- 検索バーにアプリ名を入力して検索し、検索結果をクリックします。
- 右上の［アプリをインストール］をクリックします。
- ダイアログボックスで［次へ］をクリックし、アプリのアカウントにログインします。
- アクセス許可を求める画面が表示されるので、内容を確認して［許可］をクリックします。HubSpotの設定内のアプリページにリダイレクトされます。
インポートページから同期をセットアップする場合は、次の手順に従います。
- オブジェクトのホーム画面の右上にある「インポート」をクリックするか、インポート設定にアクセスします。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、［インポートとエクスポート］に移動します。
- ［インポートに移動］をクリックします。
- ［同期をセットアップ］をクリックします。
- 右側のパネルでアプリ名を入力し、検索結果をクリックします。
- ［アプリをインストール］をクリックします。
- アプリの掲載情報ページにリダイレクトされ、そこで接続手順を続行します。
HubSpotには同じサードパーティーアプリの複数のインスタンスを接続することが可能です。例えば、2つのMicrosoft Dynamicsアカウントを管理している場合、両方のアカウントのデータを単一のHubSpotアカウントに接続し、データを同期することができます。追加のアカウントを接続するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
- アプリの名前をクリックします。
- ［アクション］＞［アカウントを管理］をクリックします。
- 右側のパネルで［別のアカウントを接続］をクリックします。
- アプリをHubSpotに接続する手順を進めます。
データ同期を有効にする
アプリを接続した後、連携する2つのアプリ間でデータの同期を開始するには、アプリの設定を完了させ、同期を有効にする必要があります。
- HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
- アプリをクリックします。
- ［同期をセットアップ］をクリックします。
- ［同期するオブジェクトを選択］ページで同期するオブジェクトを選択し、［次へ］をクリックします。コンタクトおよびリードを他のアプリと同期する方法の詳細については、こちらを参照してください。
同期方向を設定する
［設定］画面で、同期方向を選択し、サードパーティーアプリのフィールドをHubSpotのプロパティーにマッピングします。
［同期方向を選択］セクションで、HubSpotからサードパーティーアプリに、またはその逆の方向でデータを同期する方法を選択します。以下の3つのオプションから選択できます。
- データはアプリ間で同期されます：新規オブジェクトと更新されたオブジェクトの情報の全てを、2つのアプリの間で同期します。両方のプラットフォームにレコードがすでに存在する場合、プロパティーはマージされます。
- データはHubSpotにのみ同期されます
- データはHubSpotからサードパーティーアプリにのみ同期されます
［データの競合を解決］セクションのドロップダウンメニューをクリックし、データの不一致がある場合に他方のアプリのデータを上書きする既定のアプリを選択します。既定のアプリにフィールド値がない場合、サードパーティーアプリのデータは変更されません。この設定によって、［同期方向を選択］セクションで選択された同期方向が無効になることはありません。
フィールドマッピングを確認する
［フィールドをマッピング］セクションで、既定のプロパティーマッピングと、HubSpotとサードパーティーアプリの間で情報がどのように同期されるかを確認します。Operations Hubの有料サブスクリプションをご利用の場合は、プロパティーのカスタムマッピングを設定できます。有料のOperations Hubサブスクリプションをお持ちでない場合は、［カスタムマッピングの試用］をクリックして機能をテストしてください。
必須フィールドはフィールドマッピングテーブルにアスタリスク（*）付きで表示されます。
マッピングを無効にするには、トグルをクリックしてオフにします。
カスタム フィールド マッピングを設定するには、次の手順に従います。
- ［マッピングを追加］をクリックします。
- ドロップダウンメニューを使用して、マッピングするサードパーティーアプリとHubSpotプロパティーを選択します。
- ［更新］をクリックします。
- カスタムマッピングを無効にするには、スイッチをクリックしてオフにします。
データ同期のフィールドマッピングに関する具体的なルールと考慮事項の詳細については、こちらをご覧ください。
同期ルールを設定する
［制限］画面で、HubSpotからサードパーティーアプリに（またはサードパーティーアプリからHubSpotに）オブジェクトレコードを同期する方法を設定します。
既定では、有効なEメールアドレスがあるコンタクトのみを同期するように設定されています。Eメールアドレスがないコンタクトも同期するには、［重複の可能性を低くする］セクションで、［Eメールアドレスがあるコンタクトのみを同期］チェックボックスをオフにします。
初期の同期中に、HubSpotは両方のデータベースを比較します。一致が検出されると、既存のレコードが更新されます。データ同期では、最初にコンタクトのEメールアドレスを照合し、続いて会社のEメールアドレス、名前、ドメインを比較して、コンタクトレコードの一致を検出します。
会社レコードの場合、データ同期では、会社名または会社ドメイン名に基づいて各アプリの会社レコードが照合されます。アプリによってはドメインフィールドがないため、メインの識別子として名前のみしか使用できないコネクターもあります。重複削除用のIDとして使用するには、HubSpot会社ドメイン名プロパティーを既定のフィールドマッピングとして定義する必要があります。HubSpotの「ウェブサイトURL」プロパティーを重複の削除に使用することはできません。
注：アプリに会社名と会社ドメインの両方のフィールドがある場合、会社名が同じでドメインが異なるレコードや、ドメインが同じで会社名が異なるレコードがあると、HubSpotはその2つのレコードを照合します。
［同期するレコードを制限］セクションで条件を選択して、HubSpotからサードパーティーアプリに（またはその逆方向に）同期するレコードを次のように制限します。
- ［編集］をクリックします。
- 右側のパネルでプロパティーを選択し、HubSpotからサードパーティーアプリに（または逆方向に）同期するレコードを制限します。
- ［完了］をクリックします。
［同期するレコードを制限］セクションでの設定では、HubSpotとサードパーティーアプリの間で最初に同期するレコードのみを制限します。 いったんレコードが同期されると、プロパティーマッピングの設定に基づき、レコードのデータが継続的に双方向に同期されるようになります。
レコードを関連付ける
HubSpotは、接続した元のアプリとの同期中に、可能な限りレコード間の同じ関連付け（会社とコンタクトとの関連付け、取引と会社との関連付けなど）を維持しようとします。
他のアプリから同期しているコンタクトに関連付けられているレコードを表示するには、次の手順に従います。
- いずれかのオブジェクト同期の［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［同期設定を編集］を選択します。
- ［設定］をクリックします。
- ［フィールドをマッピング］セクションで［全てのマッピング］ドロップダウンメニューをクリックし、［関連付けマッピング］を選択します。
- サードパーティーアプリから同期しているレコードと、そのオブジェクトへの関連付けが表示されます。
関連レコードは、同じオブジェクトに対して同期が実行されている場合にのみ作成されます。例えば、コンタクトの同期のみで会社の同期がない場合、関連付けられた会社は同期されなくなります。
レコードに複数の会社が関連付けられている場合は、プライマリー会社のみが同期されます。
注：ほとんどの場合、データ同期で自動的に請求書を関連付けることができるのは、コンタクトに対してのみです。HubSpotの会社レコードに対しては、請求書を手動で関連付ける必要があります。
ルールを確認して同期を開始する
［確認］画面で、設定したルールを確認し、［保存して同期］をクリックします。その後、初回の同期が開始されます。
初回の同期が完了すると、変更後10分以内にレコードが同期されます。
削除されたレコードを再同期する
HubSpotまたはサードパーティーアプリのいずれかでレコードを削除した場合、削除したレコードを再同期することで、どちらのアプリにでもレコードを再作成できます。
- HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
- アプリをクリックします。
- ［オブジェクトビュー］タブの［失敗］列で、同期できなかったレコードの数をクリックします。
- 右側のパネルで［アクション］をクリックします。
- ［HubSpotの削除されたレコードを再同期］または［［サードパーティーアプリ］の削除されたレコードを再同期］のいずれかを選択します。
- ［全てを再同期］をクリックします。
次の作業を行うこともできます。
- ［レコードビュー］タブで、［その他］＞［削除済みのレコードを全て復元］をクリックします。
- サイドパネルで［レコードタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてレコードタイプを選択し、［同期先のアプリ］ドロップダウンメニューをクリックしてどのアプリでコンタクトを再作成するかを選択します。
- ［復元前に確認］をクリックします。
- 復元される全てのレコードを確認し、［［数］件を全て復元］をクリックします。
データ同期を無効にする
データの同期を無効にすることで、アプリとHubSpotの間でレコードが同期されないように設定できます。- HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
- アプリをクリックします。
- ［アクション］ドロップダウンメニューをクリックし、［同期をオフ］を選択します。
- ポップアップボックスで、［同期をオフ］をクリックします。
同期を無効にすると、［同期設定を編集］をクリックして再度有効にするか、または同期を削除することができます。
同期の健全性を確認する
アプリを接続したら、HubSpotとサードパーティーアプリ間の同期レコードの概要を表示します。
- HubSpotアカウントで、［データ管理］＞［連携］の順に進みます。
- アプリをクリックします。
- ［同期の概要］タブで、［オブジェクトビュー］をクリックし、オブジェクトごとの同期のステータスを表示します。
- ［同期中］列でレコードの数をクリックすると、HubSpotとアプリの間で同期されている全てのレコードを確認できます。
- ［失敗］列でレコードの数をクリックすると、HubSpotとアプリの間で同期が失敗した全てのレコードを確認できます。
- ［エラーカテゴリー］列で、失敗した理由を確認します。
- ツールヒントにマウスポインターを合わせると、解決するための手順が表示されます。
- ［除外］列でレコードの数をクリックすると、同期から除外されている全てのレコードが表示されます。この原因として、同期設定のどのフィルターにも一致しないか、固有のIDが割り当てられていないことが考えられます。下の表で各オブジェクトタイプのIDを確認してください。
| HubSpotオブジェクト | ID |
| コンタクトまたはリード | Eメールアドレス |
| 会社 | 会社名および／またはドメイン名 |
| 製品 | SKUまたは製品名 |
| 取引 | 特定のIDはありません |
| 請求書 | 特定のIDはありません |
| チケット | 特定のIDはありません |
| アクティビティー（コール、Eメール、タスク、メモ、ミーティング） | 特定のIDはありません |
- ［レコードビュー］をクリックし、HubSpotとアプリの間で同期されている全てのレコードを表示します。
- ドロップダウンメニューを使用して、オブジェクトタイプ、同期ステータス、または特定の期間でレコードを絞り込みします。
- 列の順序を編集するには、［その他］＞［列を編集］をクリックします。
- 全てのレコードをエクスポートするには、［その他］＞［エクスポート］をクリックします。
- ダイアログボックスで、ファイル形式を選択します。
- ［エクスポート］をクリックします。エクスポートされたファイルは、自分宛のEメールで送信されます
- 削除されたレコードを全て復元するには、［その他］＞［削除済みのレコードを全て復元］をクリックします。
- 右側のパネルで、［レコードタイプ］と［同期先のアプリ］を選択します。以前に削除された全てのレコードが、選択したアプリに復元されます。
