見積もりに電子署名を使用する

電子署名（e-signature）とは、特定の文書の条件に同意することを電子的に表現するものです。電子署名は、米国、カナダ、欧州連合、英国、その他多くの国で有効かつ合法です。書面による署名と同じ法的な重みがあります。HubSpotの電子署名機能は、Dropbox Sign（旧HelloSign）を利用しています。自社の法務チームに相談して、顧客に対して電子署名を使用することの有効性を理解してください。

以下では、電子署名と見積もりの電子署名の方法について詳しく説明します。

制限事項と考慮事項を理解する

• HubSpot内の通常の 見積もり作成プロセス の一環として電子署名を使用するために、Dropbox Signでアカウントを作成する必要はありません。
• 有料のCommerce Hub シート を持つユーザーは、電子署名オプションを含むように見積もりを設定できます。
• コアシートを持つユーザーは見積もりを設定できませんが、別のユーザーによって見積もり送信者として、または 副署名者として設定できます。

電子署名の制限を理解する

• HubSpotの製品 & サービスカタログおよびアカウントの電子署名使用状況で、ご契約の電子署名制限を確認できます。
• 追加の署名を購入する場合は、 HubSpotの営業チームにお問い合わせください。

以下に例を示します。

• Commerce Hub Professional サブスクリプションのアカウントに含まれる、 Commerce Hubシートが割り当てられ ているユーザーは、25件の5件の電子署名を使用できます。 Commerce Hub のシート当たり25件の電子署名に相当します。アカウントに2人のユーザーがいて、それぞれに Commerce Hub シートが割り当てられている場合、シートを持つ全てのユーザー間で電子署名数がプールされるため、アカウントの基本電子署名数は月間50件に制限されます。1人のユーザーが1か月に30件の電子署名を使用した場合、シートを持つ他のユーザーが残り20件を残すことになります。コアシートを持つユーザーは見積もりを設定できませんが、別のユーザーによって見積もり送信者として、または副署名者として設定できます。
• Commerce Hub Enterprise をご契約のアカウントに属しており、 Commerce Hub シートが割り当てられているユーザーは、50件の電子署名を使用できます。 これはCommerce Hub シートあたり50件の電子署名に相当します。アカウントに5人のユーザーがいて、それぞれに Commerce Hub シートが割り当てられている場合、シートを持つ全てのユーザー間で上限がプールされるため、アカウントの基本電子署名数は月間250件に制限されます。1人のユーザーが1か月に30件の電子署名を使用できる場合、シートを持つ他のユーザーが残り220件を残すことになります。コアシートを持つユーザーは見積もりを設定できませんが、別のユーザーによって見積もり送信者として、または副署名者として設定できます。
  
  • 公開済みの見積もりで電子署名オプションが有効になると、電子署名は制限の対象になります。見積もりは署名制限に適用するために署名する必要はありません。複数の署名が必要な見積もりは、上限に対して 1回の使用としてのみカウントされます。
  • 例えば、電子署名オプションが有効になっている公開済みの見積もりで3つの署名が必要な場合、誰が見積もりに署名したかに関係なく、1つの使用としてのみ制限に対してカウントされます。
  • 電子署名リクエストのある見積もりが期限切れになるか取り消された場合、見積もりを再送信すると、上限に対する追加の電子署名としてカウントされます(1つの電子署名は見積もりの初回送信時、もう1つは見積もりの再送信時)。

見積もりの電子署名を有効にする

見積もりに電子署名フィールドを含めるには、HubSpotユーザーが見積もりの 承認オプションとして電子署名 を選択できます。

免責事項： HubSpotのDropbox Signの実装は、Dropbox SignがeIDASに準拠しているため、eIDASに準拠しているはずです。これは法的助言を意図したものではなく、資格のある弁護士に相談する必要がある専門的な法的助言に代わるものではありません

Dropbox Sign は、EU 内で電子署名のコンプライアンスについて信頼できるパートナーに依存しており、信頼できるパートナーの eIDAS ウェブサイトには明示的に表示されません。

見積もりを電子署名する

見積もりに電子署名が有効になっている場合、購入者と副署者は見積もりに署名を追加することができます。

セキュリティーを強化するために、 本人確認 を有効にすると、HubSpot には、署名者に見積もりへの署名を許可する前に本人確認を行う予備的なEメール確認手順が含まれるようになります。本人確認が不要な場合は、 この要件をオフに するか、任意で副署名者が HubSpot アカウント内から署名プロセスを開始できるようにして、確認の必要がありません。

購入者も署名者も、共有された見積もりから電子署名プロセスを開始できる：

1. 本人確認 が有効になっている場合は、Eメールで本人確認を行います。
   • 共有見積もりで、[ 署名 ]セクションまでスクロールし、見積もりの下部にある[Eメールを確認 ]をクリックします。その後、見積もりに署名するための次のステップを記載したEメールが送信されます。[Eメールを確認]をクリックしてから1時間以内に署名プロセスを完了してください。

注: [ Eメールを確認 ]ボタンをクリックしてから1時間以内に見積もりに署名しなかった場合、共有見積もりに戻り、もう一度[ Eメールを確認 ]をクリックして新しい認証Eメールを生成する必要があります。 

• • Eメールの受信トレイに移動し、件名が「Please verify your identity to sign your quote」となっているEメールを探してください。[認証して見積もりに署名 ]をクリックして署名プロセスを開始します。

1. • 新しいブラウザータブが開き、本人確認のダイアログボックスが表示されます。サイン開始をクリックする。
2. 署名するには、右上の[ 始める ]をクリックするか、署名欄で [クリックして署名] をクリックします。
   
   
   • 見積もりの下部にあるあなたの名前の横にあるをクリックしてサインしてください。
3. ダイアログボックスで、[ 描画]、[タイプ]、または[アップロード タブをクリックして署名方法を選択し、署名を追加します。次に、[挿入]をクリックして署名を追加します。
4. 右上の「続ける」をクリックする。
5. [ 同意します]をクリックして見積もりの署名を保存するか、[編集]をクリックして 署名を編集します。
6. [閉じる]をクリックします。
7. 副署名者は、見積もりが署名されたことを通知するEメールを受け取り、[確認して見積もりに副署名]をクリックして副署名プロセスを開始します。

署名者は、見積もり一覧ページから見積もりに署名することもできます：

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 見積もりが「「署名待ち」」のステータスで表示されているのが確認できます。見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。
3. 右上の[ アクション]をクリックし、[副署名]を選択します。
   
   
4. 署名のステップに進みます。

見積もり一覧ページから、署名の状況を確認することもできます：

1. HubSpotアカウントにて、［コマース］＞［見積もり］の順に進みます。
2. 保留中の署名がある見積もりの上にマウスポインターを置き、[ プレビュー]をクリックします。 
3. 右側のパネルで、[ 署名者]で署名アクティビティーを確認します。
   
   
4. ダウンロード済みの見積もりを印刷するには、見積もりの横にある[ プレビュー]をクリックした後、右上の [アクション]をクリックし、[ダウンロード]を選択します。

注: Dropbox Sign で署名済みの見積もりをダウンロードすると、PDF 版の カバーレター、 エグゼクティブサマリー、 利用規約 のセクションに含まれるハイパーリンクテキストからリンクが削除されます。見積もりがダウンロードされた後でもリンク先がクリックできるように、リンクテキストの完全なURLを含めることをお勧めします。

必要な署名と副署が全て完了した時点で、お客さまが署名した文書のコピーを受け取ります。契約者が受け取る通知には、契約者が署名した文書へのリンクが含まれており、このリンクは引用の有効期限が切れると失効し、契約者の記録として署名済みの文書のPDFコピーが添付される。

電子署名の利用状況を監視する

見積もり設定で、今月これまでに使用した電子署名の数と、 月間制限 にどれだけ近づいているかを確認できます。月間限度額は毎月1日にリセットされます。

電子署名の使用状況を確認するには

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーで、オブジェクト > 見積もりに移動します。
3. 電子署名タブをクリックします。

電子署名の ID 検証設定を管理する

既定では、電子署名では見積もり署名プロセス中に本人確認は必要ありませんが、この要件を有効にすることができます。購入者の検証を必須にするが、副署名者の確認は不要な場合は、この設定を有効にして、 HubSpot内から副署名者に署名させることができます。

本人確認をオンまたはオフにするには:

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーで、オブジェクト > 見積もりに移動します。
3. 電子署名タブをクリックします。
4. 確認を有効にして見積もりに署名するときに必須にするには、[ 電子署名設定]の[ ID検証 ]スイッチをオンに切り替えます。今後、見積もりに署名するときに本 人確認が必要 になります。
5. 認証をオフにするには、[ 本人確認 ]スイッチをオフに切り替えます。今後は、見積もりに署名するときに本人確認が 不要になります。