ユーザーとチームでのレコード共有

ユーザーに、所有するレコードだけでなくレコードへのアクセス権を付与するために、個別のレコードを共有することもできます。レコードページを持つ HubSpot定義のカスタムオブジェクト (コンタクト、商談、取引など)を共有することができます。レコードをユーザーまたはチームと共有する場合、各ユーザーの オブジェクト権限と一致するレコードへのアクセス権が、そのユーザーまたはチームのプライマリーメンバーに付与されます。例えば、自分のコンタクトを表示する権限はあるが、コンタクトを編集または削除する権限を持っていないユーザーと共有する場合、そのユーザーはレコードを表示することはできますが、編集や削除はできません。 

注：アカウントでは、各オブジェクトにパーソナライズされた名前を使用することができます（例えば、「会社」ではなく「アカウント」）。この記事では、HubSpotの既定の名前でオブジェクトを参照します。

共有ユーザー/チームのプロパティーへのアクセス権を管理

プロパティーを編集できるユーザーを管理するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンをクリックします。
2. 左のサイドバーメニューで、［プロパティー］に移動します。
3. [オブジェクトを選択]ドロップダウンメニューをクリックし、編集するプロパティーを含むオブジェクト を選択します(例:「コンタクト共有権限を管理するコンタクトオブジェクトを選択」)。
4. 共有を検索する。
5. プロパティー名の左側の チェックボックス を選択してから、テーブルの上部にある[ アクセス権を管理 ]をクリックします。

6. 右のパネルでアクセス権を更新する：
   • スーパー管理者のみ非公開 : 管理者のみがプロパティーを表示および編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
   • 全員に表示と編集を許可:アカウント内のすべてのユーザーがプロパティーを表示して編集できます。つまり、全てのユーザーがレコードを共有できる。
   • Allow everyone to view : 全てのユーザーがプロパティーの値を表示できますが、管理者のみが値を編集できます。これは管理者だけがレコードを共有できることを意味する。
   • ユーザーおよびチームに割り当てる : 各チームまたは特定のユーザーに許可されるアクセスレベルを設定します。表示のみへのアクセス権を付与することも、表示および編集へのアクセス権を付与することもできます。表示および編集アクセス権を持つユーザーまたはチームメンバーであれば、誰でもレコードを共有できます。
7. ［保存］をクリックします。

レコードの共有

オブジェクト一覧ページでのレコード共有

オブジェクトの一覧ページからレコードを共有する：

1. レコード ( HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［取引］の順に進みます。など)に移動します。
2. 共有するレコードの横にある チェックボックスをオンにします 。
3. テーブルまたはボードの上部で、Shareをクリックします。

4. ダイアログボックスで、レコードを共有したいユーザーおよび/またはチームを選択します。
5. Shareをクリックして確認する。

ワークフローによるレコードの共有

条件に基づいて自動的にユーザーとチームでレコードを共有するには、ワークフローを作成し、指定されたオブジェクトにShared users/teamsプロパティーを設定します：

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. ワークフローを作成する共有するレコードを持つオブジェクトをベースにする。
3. 登録基準の設定 .
4. [レコードを編集 ]アクションを追加します。
5. [編集するプロパティー ]ドロップダウンメニューをクリックし、[ 共有ユーザー ]または [共有チーム]を選択します。
6. [値を選択 ]ドロップダウンメニューをクリックし、レコードを自動的に共有する ユーザー または チーム を選択します。
7. ユーザーまたはチームを、現在選択されているユーザーまたはチームに追加するか、または置き換えるかを選択します：
   • [ 現在の値に追加]を選択して、プロパティーの既存の値に追加します。
   • [ 現在の値を置換 ]を選択して、プロパティーの既存の値を上書きします。

8. ［保存］をクリックします。
9. 終了ワークフローの設定 .

ワークフローが公開されると、レコードが登録条件を満たしている場合、そのレコードは選択したユーザーとチームに共有されます。

レコードアクティビティーを共有

コール、ミーティング、Eメール、タスク、メモ をユーザーと共有できます。アクティビティーを受信するユーザーは、アクティビティーを表示、編集、削除する 権限があるかどうかを決定する際に、担当者として扱われます。以下に例を示します。

• あなたがユーザーと共有していて、そのユーザーが「[アクティビティー] 」表示権限しか持っていない場合、そのユーザーはアクティビティーの表示のみが可能です。

• チームと共有している場合、そのチームのユーザーに[チーム[アクティビティー] を表示]を持っていなければ、そのユーザーはそれを表示することができません。

レコードアクティビティーを共有するには、次の手順を実行します。

1. レコード ( HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［コンタクト］の順に進みます。など)に移動します。
2. レコードの名前をクリックします。
3. 中央の列で[ アクティビティ ー]タブをクリックします。
4. [アクション]をクリックし、[ 共有]を選択します。
5. 表示されるダイアログボックスで、次の操作を行います。
   • 個々のユーザーと共有するには、[ 共有ユーザー ]ドロップダウンメニューをクリックし、受信者の チェックボックス を選択します。
   • チームと共有するには、[ 共有チーム ]ドロップダウンメニューをクリックし、チームの チェックボックス を選択します。
6. [共有] をクリックします。

レコードにアクセスできるユーザーとチームの表示

どのユーザーとチームが特定のレコードへのアクセス権を付与されているかを確認するには、以下の方法があります：

• [共有ユーザー ]プロパティーと共有 チーム プロパティーの レコードの値 を表示します。
• レコードアクセスパネルレコードを表示します。