チームの共有受信トレイをコミュニケーションに接続すると、すべての受信Eメールがこの受信トレイに送信されます。受信トレイを整理するには、受信トレイの設定でフィルタリングルールを設定して、チームが見る必要がないEメールを受信トレイに入れないようにします。
フィルタリングルールを設定するには、次の手順を実行します。
- HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される［設定アイコン ］をクリックします。
- 左のサイドバーメニューで、［コミュニケーション］>［フィルタリングルール］の順に進みます。
- 各フィルタリングルールはデフォルトで有効になります。クリックして各ルールのスイッチのオン／オフを切り替えます。これらの有効なルールに当てはまるコミュニケーションは、コミュニケーション受信トレイの［フィルタリング済み］ビューに移動されます。
- 自動応答Eメール - 自動返信や不在返信などの自動生成Eメール。
- マーケティングEメール - マーケティングキャンペーンの一環として送信されたEメール。
- 役割ベースのEメール：特定の人物ではなく、会社、部署、肩書き、またはグループから送信されたEメール。役割ベースのEメールの一覧：
- abuse
- admin
- billing
- compliance
- devnull
- dns
- finance
- ftp
- hostmaster
- info
- infrastructure
- inoc
- ispfeedback
- ispsupport
- it
- list
- list-request
- maildaemon
- marketing
- no-reply
- noc
- noreply
- null
- phish
- phishing
- postmaster
- privacy
- registrar
- root
- sales
- security
- spam
- support
- sysadmin
- tech
- undisclosed-recipients
- unsubscribe
- usenet
- uucp
- webmaster
- www
- サブスクリプションリンクEメール：配信解除リンクを含むEメール。
- 次からの任意のコミュニケーション：受信トレイから常にフィルタリングする必要がある特定のEメールアドレスまたはEメールドメインからのEメールがある場合は、［Eメールまたはドメインを追加］をクリックします。Eメールアドレスまたはドメインを入力し、［追加］をクリックします。
- これらのコミュニケーションをスパムとしてマークしない：受信トレイでフィルタリングする必要がない特定のEメールアドレスまたはEメールドメインからのEメールがある場合、［Eメールまたはドメインを追加］をクリックします。Eメールアドレスまたはドメインを入力し、［追加］をクリックします。
- ［保存］をクリックします。
上記のフィルタリングルールに加え、以下の処理が受信トレイで自動的に行われます。
- データベースにある既存のコンタクトから送信されたEメールは、自動応答でない限り、フィルタリングされません。
- 接続されたチームのメールアドレスから同じEメールアドレスに送信されたEメールは、フィルタリングされます。
- ブロックされた訪問者から送信されたEメールはフィルタリングされます。
- noreply@hubspot.comから送信されたEメールはフィルタリングされます。
- HubSpotアカウントから送信されたEメール（ワークフローから送信されたEメールなど）はフィルタリングされます。
注：これらの自動ルールを［許可リスト］フィールドでオーバーライドすることはできません。
訪問者がブロックされている場合、この送信者からの今後のEメールが受信トレイに配信されるようにブロック解除できます。訪問者をブロック解除するには、次の手順を実行します。
- フィルタリング済みビューのEメールをクリックします。
- 右側のサイドバーの訪問者の詳細で、［詳細］ドロップダウンメニューをクリックし、［送信者をブロック解除］を選択します。
- ダイアログボックスで、［はい］をクリックして、Eメールアドレスをブロック解除します。
受信トレイとアカウントをクリーンアップするには、フィルタリングされたEメールがワークフロー内の自動化されたアクションをトリガーしないようにします。これにはコンタクトレコード、チケット、通知の作成が含まれます。