워크플로를 사용하여 레코드 생성하기

워크플로를 활용하여 HubSpot에서 새 레코드를 생성하는 과정을 자동화하고, 귀하와 팀의 관리 업무 부담을 줄이세요. ‘레코드 생성’ 작업을 사용하면 다음 객체 유형에 대한 레코드를 생성할 수 있습니다:

• 연락처
• 기업
• 거래
• 주문
• 견적
• 갱신 견적 (계약서 기준)
• 티켓 (Service Hub Professional 및 Enterprise 전용 )
• 리드(Sales Hub Professional 및 Enterprise 전용)
• 목록
• 코스
• 예약
• 서비스
• 프로젝트
• 사용자 정의 객체 (엔터프라이즈 전용)

시작하기 전에

워크플로우를 사용하여 레코드를 생성할 때는 다음 사항을 유의하십시오:

• 워크플로우와 동일한 유형의 레코드를 생성할 때(예: 거래 기반 워크플로우 내에서 거래 레코드를 생성하는 경우), 새로 생성된 레코드가 해당 워크플로우의 등록 트리거 조건을 충족하지 않는지 확인하십시오. 그렇지 않으면 새로 생성된 레코드가 끝없이 새로운 레코드를 생성하는 무한 루프가 발생할 수 있습니다.
• 워크플로우를 사용하여 연락처 레코드를 생성하려면 이메일 주소가 필수입니다. 등록된 레코드의 값을 삽입하려면 개인화 토큰을 사용하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 웹사이트에 추천 양식이 있는 경우 추천 속성의 값을 사용하여 새로운 연락처 레코드를 생성할 수 있습니다.
• 워크플로우를 사용하여 사용자 정의 개체 레코드를 생성하려면, 해당 사용자 정의 개체가 워크플로우의 개체 유형과 연결되어 있어야 합니다. 예를 들어, 사용자 정의 개체가 연락처 개체와 연결되어 있지 않은 경우, 연락처 기반 워크플로우에서는 사용자 정의 개체 레코드를 생성할 수 없습니다. 사용자 정의 개체 정의에 대해 자세히 알아보세요.
• 리드 레코드는 연락처 기반 또는 회사 기반 워크플로우에서만 생성할 수 있습니다. 티켓이나 거래 기반 워크플로우와 같은 다른 워크플로우 유형에서는 ‘리드’ 옵션이 표시되지 않습니다.

워크플로우를 사용하여 레코드 생성

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 기존 워크플로우의 이름을 클릭하거나 새 워크플로우를 생성하세요.
3. '+ 추가' 아이콘을 클릭하여 워크플로우 작업을 추가하세요 .
4. 왼쪽 패널에서 CRM을 클릭하여 확장한 다음, '레코드 생성'을 선택합니다.
5. '생성할 레코드 유형' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음, '개체 유형'을 선택하십시오.
6. 각 '레코드 생성' 작업에 표시되는 속성은 선택한 개체 유형에 따라 다릅니다.
   • 거래(Deal): 필수 필드는 거래 이름, 거래 파이프라인 및 상태입니다. 또한 마감일과 금액을 설정하는 것이 좋습니다. 기본 거래 속성에 대해 자세히 알아보세요.
   • 티켓: 필수 필드는 ‘티켓 이름’, ‘티켓 파이프라인’ 및 ‘상태’입니다. 또한 티켓의 ‘출처’와 ‘티켓 설명’을 설정하는 것이 좋습니다. 기본 티켓 속성에 대해 자세히 알아보세요.
   • 연락처: 필수 필드는 이메일입니다. 또한 연락처의 이름과 성을 설정하는 것이 좋습니다. 기본 연락처 속성에 대해 자세히 알아보세요.
   • 회사: 필수입력 항목은 회사 도메인 이름 또는 회사 이름 중 하나입니다. 기본 회사 속성에 대해 자세히 알아보세요.
   • 리드: 리드에 대해 ‘레코드 생성’ 작업을 사용할 때 필수 필드는없으나 , 일반적으로 ‘리드 레이블’과 ‘리드 파이프라인 단계’를 입력하는 것이 권장됩니다 .

참고: 숫자 필드에서는 개인화 토큰을 사용할 수 없습니다.

7. 새로 생성된 레코드의 할당을 설정하려면 [ 할당 대상 ] 드롭다운 메뉴를 클릭하십시오. 그런 다음 다음 옵션 중에서 선택하십시오:
   • [개체]의 기존 소유자: 새 레코드를 등록된 레코드의 기존 소유자에게 할당합니다. 기본적으로 새 거래, 티켓 및 회사 레코드는 이 옵션으로 설정됩니다.
     • 등록된 레코드가 할당되지 않은 경우, 새 레코드는 누구에게도 할당되지 않습니다.
     • 사용자 정의 소유자 속성을 선택하려면 [개체] 소유자 드롭다운 메뉴를 클릭하고 소유자 속성을 선택하십시오.
   • 특정 사용자: 레코드를 특정 사용자에게 할당합니다. 사용자를 선택하려면 '어떤 사용자' 드롭다운 메뉴를 클릭한 다음 사용자를 선택하십시오.
   • 아무도 없음: 레코드가 누구에게도 할당되지 않습니다.
8. 기본적으로 새 연락처 레코드는 어떤 사용자에게도 할당되지 않습니다. 연락처 레코드를 할당하려면:
   • '속성 더 추가'를 클릭합니다.
   • '다른 연락처 속성 설정' 드롭다운 메뉴를 클릭하고 '연락처 소유자'를 선택합니다. 그런 다음 '완료'를 클릭합니다.
   • '연락처를 할당할 대상' 드롭다운 메뉴 를 클릭하고 '연락처의 기존 소유자', '특정 사용자' 또는 '아무도 없음'을 선택합니다.
9. 새 레코드에 대한 추가 속성을 설정하려면 ‘속성 더 추가’를 클릭하세요 :
   • '다른 연락처 속성 설정'을 클릭합니다.
   • 현재 개체의 속성을 새 레코드의 속성으로 복사하려면 [개체] 속성으로 속성 복사를 클릭하십시오.

참고: 속성을 복사하려면 원본 속성과 대상속성의 필드 유형이 호환되어야 합니다. 호환되지 않는 속성은 워크플로 작업의 대상 속성 옵션에 표시되지 않습니다. 워크플로에서 속성 값을 복사할 때 호환되는 원본 및 대상 속성에 대해 자세히 알아보세요.

10. 새로운 레코드 연결을 설정하세요:
    • 기본적으로 워크플로우를 통해 생성된 레코드는 해당 워크플로우에 등록된 레코드와 연관됩니다.
    • 등록된 레코드의 모든 타임라인 활동을 새 레코드로 복사하려면:
      • ‘등록된 [개체]의 타임라인 활동을 [새 레코드]로 추가’ 확인란을 선택하십시오.
      • 기본적으로 이 옵션을 선택하면 최근 30일간의 활동이 복사됩니다. 다른 날짜 범위를 선택하려면 날짜 범위 드롭다운 메뉴를 클릭하고 원하는 범위를 선택하십시오.
    • 새 레코드를 다른 레코드 유형과 연결하려면:
      • '+ 다른 연결 추가'를 클릭합니다.
      • '연관' 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. 그런 다음 레코드 유형을 선택합니다.
      • 연관 레이블을 추가하려면 '레이블 적용' 드롭다운 메뉴를 클릭하십시오. 그런 다음 연관 레이블을 선택하십시오.
      • 연관된 레코드의 모든 타임라인 활동을 새 레코드로 복사하려면 “[객체]에서 [새 객체 유형]으로 타임라인 활동 추가”를 선택합니다. 다른 날짜 범위를 선택하려면 날짜 범위 드롭다운 메뉴를 클릭하고 다른 범위를 선택합니다.

• • 거래 레코드를 생성하는 경우, 새로 생성된 거래를 라인 항목과 연관시킬 수 있습니다:
    • 거래 레코드를 생성할 때 ‘세부 항목 추가’ 드롭다운 메뉴를 클릭하여 제품을 연결할 수 있습니다.
    • 다른 내역을 추가하려면 ‘+ 내역 추가’를 클릭하세요. 내역을 삭제하려면 해당 내역 오른쪽에 있는 휴지통 아이콘을 클릭하세요.
  • '기록 생성' 작업을 설정한 후 상단의 ‘저장’을 클릭하세요.

참고: 견적서는 한 번에 하나의 거래에만 연결할 수 있습니다. 기존 견적서에 새로운 거래를 연결하면 해당 견적서는 현재 연결된 거래에서 제거됩니다.