Bijlagen toevoegen aan records en activiteiten en deze beheren

Om relevante bronnen op te nemen en nuttige context te bieden, kun je bestanden uploaden en toevoegen aan contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- en aangepaste objectrecords en de bijbehorende activiteiten. Je kunt bestaande bijlagen ook hernoemen, filteren of verwijderen.

De rechten die nodig zijn om bijlagen te bekijken hangen af van de manier waarop de bijlagen zijn toegevoegd:

• Wanneer bijlagen worden toegevoegd aan een record, moeten gebruikers de machtiging Notities bekijken hebben om ze te bekijken. Gebruikers met Notities bekijken ingesteld op Alles kunnen alle bijlagen bekijken, gebruikers ingesteld op Alleen team kunnen bijlagen bekijken die zijn geüpload door gebruikers in hun team, en gebruikers ingesteld op Alleen eigenaar kunnen alleen de bijlagen bekijken die zij hebben geüpload.

• Als je bestanden toevoegt aan geregistreerde activiteiten, worden ze weergegeven in het gedeelte Bijlagen in het rechterpaneel van gekoppelde records. De rechten die nodig zijn om bijlagen te bekijken, zijn afhankelijk van de activiteit waaraan de bijlage is toegevoegd:

  • Als bijlagen worden toegevoegd via een gelogde notitie, moeten gebruikers de machtiging Notities bekijken hebben om deze bijlagen te kunnen bekijken. Gebruikers met Notities bekijken ingesteld op Alles kunnen al deze bijlagen bekijken, gebruikers ingesteld op Alleen team kunnen bijlagen bekijken bij notities die zijn aangemaakt door gebruikers in hun team, en gebruikers ingesteld op Alleen eigenaar kunnen alleen de bijlagen bekijken bij notities die zij hebben aangemaakt.
  • Als bijlagen worden bijgevoegd via taken, moeten gebruikers rechten voor het bekijken van taken hebben om deze bijlagen te kunnen bekijken. Gebruikers met Taken bekijken ingesteld op Alles kunnen alle bijlagen bekijken, gebruikers ingesteld op Alleen team kunnen bijlagen bekijken bij taken die zijn aangemaakt door gebruikers in hun team en gebruikers ingesteld op Alleen eigenaar kunnen alleen bijlagen bekijken bij taken die zij hebben aangemaakt.
  • Wanneer bijlagen worden toegevoegd via één-op-één e-mails, gesprekken, vergaderingen of andere activiteiten, kan elke gebruiker met toegang tot de betreffende records de bijlagen bekijken.

Een bijlage toevoegen aan een record

Zo voegt u een bijlage toe aan een record:

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record.
• Blader in het rechterpaneel omlaag naar de sectie Bijlagen.
• Als u een bijlage wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u vervolgens:
  • Uw computer: upload een nieuw bestand vanaf uw computer.
  • Bestaand bestand in HubSpot: selecteer een bestaand bestand in je HubSpot account. Klik in het rechterpaneel op de naam van het bestand dat je wilt toevoegen.

• Als je een bijlage wilt verwijderen, klik je op de X rechts van de bijlage. Klik in het dialoogvenster op Verwijderen of Verwijderd. Bijlagen die zijn geüpload naar het record of naar een activiteit worden permanent verwijderd. Bijlagen die aan het record zijn toegevoegd vanuit de Bestanden-tool worden verwijderd uit het record, maar zijn nog steeds toegankelijk in de Bestanden-tool.

Een bijlage toevoegen aan een activiteit

Om een bijlage aan een activiteit toe te voegen:

• Navigeer naar je records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record.
• Een nieuwe activiteit maken en een bijlage toevoegen:
  • Klik in het linkerpaneel op het pictogram voor de activiteit.
  • Klik in de activiteiteneditor op het pictogram attach bijlage en selecteer vervolgens Nieuw uploaden om een bestand vanaf uw computer toe te voegen of Kies bestaand om een bestand te selecteren dat al aan HubSpot is toegevoegd.
  • Selecteer het bestand, voltooi het toevoegen van de details van de activiteit en klik vervolgens op Activiteit vastleggen of Notitie opslaan.

• Een bijlage toevoegen aan een bestaande activiteit:
  • Ga op de activiteit met de muis over het tekstvak en klik erop.
  • Klik in de teksteditor op het pictogram attach bijlage en selecteer vervolgens Nieuw uploaden om een bestand vanaf je computer toe te voegen of Kies bestaand om een bestand te selecteren dat al aan HubSpot is toegevoegd.
  • Selecteer het bestand en klik op Opslaan.

Let op: wanneer je één-op-één e-mails verstuurt in HubSpot of een e-mail registreert met HubSpot Sales, worden niet-inline bijgevoegde bestanden automatisch toegevoegd aan het gedeelte Bijlagen van het record. Inline bijlagen worden niet toegevoegd.

Bijlagen beheren

Zodra je bijlagen hebt toegevoegd, kun je alle bijgevoegde bestanden op elk record bekijken, filteren om de bijlagen te vinden die je nodig hebt en ze hernoemen of verwijderen.

• Navigeer naar uw dossiers:
  • Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
• Klik op de naam van het record.
• Scroll in het rechterpaneel omlaag naar de sectie Bijlagen.
• Als je meer dan 5 bijlagen hebt, klik je op Toon meer om 5 extra bestanden weer te geven.
• Als u de volledige lijst met bijlagen wilt bekijken en beheren, klikt u op Alle bijlagen weergeven.

• Als je een bestand wilt zoeken op naam of type, voer je tekst in de zoekbalk in.
• Om te filteren op het type bijgevoegd bestand, klik je op Bestandstype en selecteer je de selectievakjes van de bestandstypen die je wilt bekijken.
• Als u wilt filteren op de bron van de bijlage, klikt u op Bron en selecteert u de selectievakjes van de bronnen die u wilt opnemen. Selecteer bijvoorbeeld Oproepen om bijlagen te bekijken die zijn toegevoegd via een oproepactiviteit of Handmatig uploaden om bestanden te bekijken die zijn toegevoegd vanuit de sectie Bijlagen.

• Klik op een kolomkop om de sorteervolgorde van de bijlagen te wijzigen. Klik bijvoorbeeld op de kolom Geüploade datum om te sorteren op de oudste of nieuwste bijlage.
• Om een voorbeeld van een bijlage te bekijken, klikt u op de naam van de bijlage. In het voorbeeld kun je het volgende doen:
  • Als je het bestand wilt downloaden, klik je op Downloaden. Het bestand wordt gedownload naar je computer.
  • Als je een koppeling naar de bestandsvoorvertoning in HubSpot wilt delen, klik je op Interne koppeling delen. De link wordt naar je klembord gekopieerd en kan worden gedeeld met andere gebruikers in je account.

• • Als je een koppeling wilt delen die na 24 uur verloopt, klik je op 24-uurs koppeling delen. Kopieer de link in de adresbalk. Deze link naar het bestand kan extern worden gedeeld en blijft maximaal 24 uur toegankelijk.
• Om een individuele bijlage te hernoemen, te downloaden, te bekijken of te verwijderen, beweeg je met de muis over het bestand, klik je op Acties en selecteer je een optie:
  • Hernoemen: voer in het dialoogvenster een nieuwe naam in en klik op Hernoemen om te bevestigen.
  • Downloaden: het bestand wordt naar uw computer gedownload.
  • Bekijken: een voorbeeld van het bestand wordt geopend in een nieuw tabblad.
  • Verwijderen: in het dialoogvenster bevestigt u dat u de bijlage wilt verwijderen.
    • Voor bijlagen die zijn geüpload naar het record of een activiteit, klik op Verwijderen om het bestand definitief te verwijderen.
    • Voor bijlagen die aan het record zijn toegevoegd vanuit de Bestanden-tool, klik je op Verwijderen. Het bestand wordt verwijderd uit het record, maar is nog steeds toegankelijk in de Bestanden-tool.

• Om meerdere bijlagen te downloaden, selecteer je de selectievakjes naast de bijlagen en klik je op Downloaden. De bestanden worden gedownload naar je computer.
• Om meerdere bijlagen te verwijderen, schakelt u de selectievakjes naast de bijlagen in en klikt u op Verwijderen. Bevestig in het dialoogvenster dat je de bijlagen wilt verwijderen of wissen:
  • Voor bijlagen die zijn geüpload in het record of in een activiteit, klikt u op Verwijderen om de bestanden definitief te verwijderen.
  • Voor bijlagen die aan het record zijn toegevoegd vanuit de Bestanden-tool, klik op Verwijderen. De bestanden worden verwijderd uit het record, maar zijn nog steeds toegankelijk in de bestandentool.
  • Als beide typen bestanden zijn toegevoegd, klik je op Alles verwijderen. Bestanden worden ofwel verwijderd of losgekoppeld op basis van hoe ze werden toegevoegd.