Contacts

Eigendom van dossiers toewijzen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

HubSpot maakt gebruik van de Contactpersoon, Bedrijfseigenaar, Deal eigenaar en Ticket eigenaar eigenschappen om de eigendom van een contactpersoon, bedrijf, deal, of ticket in te stellen. U kunt ook extra eigenaren toewijzen met behulp van een aangepaste HubSpot gebruikersveld type eigenschap. Elke HubSpot account gebruikermet toegang tot contacten kan worden aangewezen als eigenaar.

Er zijn verschillende manieren om eigenaars toe te wijzen aan records in HubSpot:

Let op: Als u de Salesforce-integratie hebt ingeschakeld, zal de toewijzing van uw contactpersoon standaard worden ingesteld op wat wordt gespecificeerd in Salesforce

Wijs een eigenaar van de objecten thuis toe

U kunt records in bulk toewijzen aan een eigenaar:

  • Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Toewijzen van geselecteerde items aan deze eigenaar en selecteer een eigenaar.
  • Klik op Toewijzen.

U kunt ook een enkel record aan een eigenaar toewijzen:

contact-owner-change-column
  • Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Toewijzen van geselecteerde items aan deze eigenaar en selecteer een eigenaar.
  • Klik op Toewijzen.

Een eigenaar toewijzen uit het record

  • Navigeer naar uw contacten, bedrijven, deals of tickets.
  • Klik op de naam van een record.
  • Klik in het linkerpaneel op Bekijk alle eigenschappen.
  • Gebruik de zoekbalk bovenaan om de [Object] eigenaarseigendom te vinden, klik dan op het dropdown menu onder de eigenschap en selecteer een eigenaar.
  • Klik onderin het scherm op Opslaan.

Eigenaren toewijzen in een import

Wanneer u uw importbestand instelt en een import doet, kunt u gegevens importeren om waarden toe te voegen of bij te werken in de [Object] eigenaarseigenschap voor de geïmporteerde records.

Om tijdens het importeren een eigenaar aan een object toe te wijzen, voegt u in uw importbestand een kop toe met de tekst [Object] eigenaar en voegt u het e-mailadres van de gebruiker toe aan elke rij in die kolom.

Tijdens het importeren zal HubSpot deze header matchen met de [Object] owner property. Als u een van de ontdubbelingseigenschappen of object-ID van uw object gebruikt, zal HubSpot controleren op bestaande records in uw database en deze records updaten. Als er geen overeenkomend bestaand record is, zal HubSpot een nieuw record aanmaken. Lees meer over het instellen van uw importbestand, het importeren van uw records en hoe HubSpot records ontdubbelt.

Let op:gebruikers die door middel van import een record toegewezen krijgen, krijgen geen melding dat ze een nieuw object toegewezen hebben gekregen.

Eigenaars aanwijzen met behulp van workflows

Wijs één eigenaar toe aan alle ingeschreven objecten

Als u toegang heeft tot het gereedschap Workflows, kunt u automatisch eigenaarschap toewijzen aan ingeschreven objecten met behulp van de optie Stel de [object]-eigenschapswaarde in actie. Selecteer uw eigenaarseigendom en selecteer vervolgens de gebruiker aan wie u de ingeschreven objecten wilt toewijzen.

Om automatisch eigendom toe te wijzen aan uw andere eigenaren, kunt u uw workflow klonen, de triggers voor de inschrijving wijzigen op basis van de toewijzingsregels voor elke eigenaar, en de geselecteerde eigenaar bijwerken in de actie Vastgoedwaarde instellen [object]. U kunt ook vertakkingslogica gebruiken om verschillende eigenaren aan uw objecten toe te wijzen op basis van verschillende criteria.

Draai objecten tussen meerdere eigenaren (Sales Hub Professional of Enterprise, Service Hub Professional of Enterprise)

Als u een Sales Hub Professioneel of bedrijf of Service Hub Professionele of Enterprise-account, u kunt de opdracht roteren tussen meerdere gebruikers die gebruik maken van workflows.

Met behulp van deze methode zal de workflow gelijkmatig verdeeld over de hele linie de opdracht aan de opgegeven eigenaars te verdelen via de Draai [object] naar eigenaar actie.

Let op: afhankelijk van het moment dat u uw abonnement heeft aangeschaft, kan het zijn dat gebruikers een betaalde zitplaats nodig hebben om deel uit te maken van de eigenaarsrotatie.

  • Als u uw abonnement na 1 november 2018 heeft aangeschaft, kunt u objecten roteren tussen alleen de gebruikers met betaalde Professional of Enterprise seats.
  • Als u uw abonnementvoor 1 november 2018 heeft aangeschaft, kunt u rouleren tussen gebruikers met betaaldeProfessional of Enterprisezitjes, ofgebruikers in een team waar ten minste één gebruiker een betaalde Professional of Enterprisezitje heeft.

Wanneer u de actie Rotate [object] to ownergebruikt, let dan op het volgende:

  • Standaard zal de actie geen objecten roteren die al eigenaars hebben. Om objecten te roteren die al eigenaars hebben, selecteert u het selectievakje Overschrijven als [object] een bestaande eigenaar heeft tijdens het instellen van de actie.

    overwrite-existing-owner-rotate-checkbox
  • Als u ervoor kiest om te rouleren tussen een team, zullen alleen primaire teamleden in de workflow worden meegenomen. Objecten worden niet gerouleerd naar extra teamleden. De enige manier om extra leden op te nemen is om Specifieke personen te selecteren en alle primaire en extra teamleden te selecteren.
  • Als u de HubSpot eigenaarseigendom synchroniseert met Salesforce, kan het zijn dat het wissen en roteren van eigendom niet werkt zoals verwacht. Salesforce kan proberen om HubSpot bij te werken met de vorige eigenaar, zelfs nadat HubSpot het eigendom heeft gewist.
  • Als u eigenaars toevoegt of verwijdert van de actie nadat uw workflow is ingeschakeld, worden de toewijzingen voor die actie gereset en beginnen de willekeurige toewijzingen opnieuw. Nieuw ingeschreven objecten zullen gelijkmatig geroteerd worden naar alle geselecteerde eigenaars of teamleden, ongeacht de rotatietoewijzing telt voor eerder ingeschreven objecten.

Hoe de Rotate workflow actie records verdeelt

De verdeling van het eigendom in roterende acties is niet gebaseerd op hoeveel objecten elke gebruiker in totaal bezit heeft in uw account.

In plaats daarvan is de verdeling voor elke roterende actie gebaseerd op het aantal opdrachten voor die specifieke actie. Als u meerdere roterende acties in uw workflow heeft, zal elke actie een aparte telling hebben.

Bijvoorbeeld, een Rotate leads actie is ingesteld met drie eigenaren.

contact-lead-rotation-example

Wanneer de workflow wordt ingeschakeld, hebben alle drie de eigenaren voor deze actie een opdrachttelling van nul. Aangezien alle drie de gebruikers een gelijke opdrachttelling hebben, wordt het eerste contact dat deze actie bereikt, willekeurig aan één van hen toegewezen.

Nadat het eerste contact is toegewezen, zal er één eigenaar zijn met één afleiding, en twee eigenaren met nul afleidingen. Het volgende contact dat door de workflow gaat, wordt toegewezen aan een van de twee resterende gebruikers die nog geen leads hebben. Als alle drie de eigenaren één lead hebben gekregen, komen ze allemaal in aanmerking om de volgende lead te ontvangen.

In dit voorbeeld zouden, als negen contacten deze roterende actie zouden doorlopen, alle drie de eigenaren drie leads toegewezen krijgen.