Privacygegevens en toestemmingsinformatie toevoegen aan je HubSpot-formulier (legacy)

Om bezoekers te helpen begrijpen waar ze voor kiezen als ze een formulier versturen, kun je informatie over kennisgeving en toestemming toevoegen. Hiermee kun je ook de toestemming van een bezoeker voor de verwerking van zijn persoonlijke gegevens vastleggen, evenals zijn toestemming om communicatie van je HubSpot account te ontvangen.

Let op: dit artikel is alleen bedoeld als referentie voor bestaande formulieren die zijn gemaakt met de oudere editor. Het wordt aanbevolen om de bijgewerkte formuliereditor te gebruiken voor het maken en beheren van formulieren. Meer informatie over het toevoegen van informatie over gegevensprivacy en toestemming in de bijgewerkte formuliereditor.

Voordat u aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende:

• Hoewel HubSpot deze functies biedt, is je juridische team de beste bron om je compliance advies te geven voor jouw specifieke situatie.
• Standaard staat er een optie in je formulieren met de naam Data privacy options. Deze wordt zelfs weergegeven als de instellingen voor gegevensprivacy niet zijn ingeschakeld in je HubSpot-account.
• Wanneer een contactpersoon een formulier invult met informatie over kennisgeving en toestemming:
  • De eigenschap Rechtsgrondslag voor het verwerken van gegevens van contactpersonen wordt ingesteld op Vrij gegeven toestemming van contactpersoon.
  • De rechtsgrondslag voor communicatie wordt weergegeven in het gedeelte Abonnementen van het contactrecord.
• Als u de standaardtekst voor kennisgeving en toestemming voor formulieren wilt bewerken, kunt u dit doen in de instellingen voorPrivacy en toestemming. De standaardtekst die is ingesteld voor uw opties voor kennisgeving en toestemming is van toepassing op alle abonnementstypen. Als u de standaardtekst wijzigt:
  • De nieuwe standaardtekst wordt toegevoegd aan elk nieuw formulier dat je maakt.
  • Bestaande formulieren worden niet automatisch bijgewerkt met deze nieuwe standaardtekst. Als u een bestaand formulier wilt bijwerken, verwijdert u het huidige veld Data privacy opties van het formulier en voegt u het opnieuw toe met de bijgewerkte tekst.

Uw opties voor kennisgeving en toestemming toevoegen

Je kunt op elk van je formulieren opties voor kennisgeving en toestemming toevoegen en configureren.

Kennisgeving en toestemming toevoegen aan een bestaand formulier

De optie voor kennisgeving en toestemming toevoegen aan uw oudere formulier:

1. Klik in het linkerpaneel om Overige formulierelementen uit te vouwen.
2. Klik onder Gegevensprivacyopties op het vervolgkeuzemenu en selecteer de optie voor kennisgeving en toestemming.
3. Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de tekst van de kennisgeving en toestemming voor dit formulier, gaat u in het formuliervoorbeeld aan de rechterkant met de muis over het veld Privacyopties voor gegevens en klikt u op het potloodpictogram edit.
4. Klik rechtsboven op Update om de updates van je formulier te publiceren.

Extra opties voor kennisgeving en toestemming

Je kunt extra selectievakjes voor abonnementstypes toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementstypes op één formulier.

Zo voegt u extra opties voor kennisgeving en toestemming toe aan oudere formulieren:

Let op: je kunt alleen extra kennisgeving- en toestemmingsopties toevoegen aan verouderde formulieren als je de optie Toestemming selectievakje voor communicatie hebt geselecteerd ; formulier indienen als toestemming voor verwerking of Toestemming selectievakjes voor communicatie en verwerking.

1. Ga in je HubSpot-account naar Marketing > Formulieren.
2. Beweeg de muisaanwijzer over de naam van het formulier en klik op Bewerken.
3. Beweeg in een bestaand formulier met de muis over de optie Privacy van gegevens en toestemming en klik op het potloodpictogram edit om de opties voor Privacy van gegevens en toestemming te bewerken.
4. Klik in hetgedeelte Toestemming gegevensprivacy op Nog een selectievakje toevoegen.
5. Klik in het gedeelte Toestemming om te communiceren op het vervolgkeuzemenu Abonnementstype en selecteer een abonnementstype.
6. In het gedeelte Etiket selectievakje kunt u indien nodig wijzigingen aanbrengen.
7. Klik rechtsboven op Publiceren.

Opmaak van de opties voor kennisgeving en toestemming (oudere formulieren)

Als je de tekst van de kennisgeving en toestemming wilt stylen zonder dat dit gevolgen heeft voor de rest van de styling van het formulier, kun je de onderstaande CSS-selector als uitgangspunt gebruiken:

.legal-consent-container .hs-richtext

Afhankelijk van de toestemmingsopties die je team heeft gekozen, moet de selector mogelijk worden aangepast

Kennisgeving en toestemmingsopties

Bij het maken van je formulier kun je kiezen uit de volgende opties voor kennisgeving en toestemming:

• Impliciete toestemming voor verwerking en individuele selectievakjes voor communicatie

• Afzonderlijke toestemmingen (afzonderlijke selectievakjes voor elke toestemming)

• Gerechtvaardigd belang

Selectievakje voor toestemming voor communicatie; formulier indienen als toestemming voor verwerking

• Met deze optie kunt u toestemming verzamelen om te communiceren via een bevestigende opt-in met behulp van een selectievakje dat het communicatie-/abonnementstype specificeert.
• U kunt meer dan één selectievakje toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
• Met deze optie wordt de toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens impliciet verzameld wanneer de contactpersoon op de verzendknop klikt.
• Als een contactpersoon die het formulier verzendt het selectievakje voor toestemming voor communicatie niet inschakelt, wordt de formulierverzending toch verwerkt. De contactpersoon wordt echter niet geabonneerd op communicatie.
• Het is niet mogelijk om het selectievakje voor toestemming voor communicatie vooraf in te schakelen, maar als u een bestaand formulier gebruikt , kunt u dit verplicht stellen.
• Als de contactpersoon zich in het verleden heeft ingeschreven en vervolgens het selectievakje voor toestemming om te communiceren niet aanvinkt, betekent dit niet dat de contactpersoon zijn toestemming intrekt.

Selectievakje voor toestemming voor communicatie en verwerking

• Met deze optie kunt u toestemming voor communicatie verzamelen via een affirmatieve opt-in met behulp van een selectievakje dat het communicatie-/abonnementstype specificeert.
• U kunt meer dan één selectievakje toevoegen zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie voor meer dan één abonnementsvorm.
• Met deze optie wordt toestemming voor het verwerken van persoonlijke gegevens expliciet verzameld...:
  
  • De contactpersoon moet het selectievakje toestemming voor het verwerken van gegevens inschakelen om toestemming te geven. U kunt de gegevens van een bezoeker niet verwerken en het ingevulde formulier niet accepteren als hij of zij daar geen expliciete toestemming voor heeft gegeven.
  • Zonder dit selectievakje kunnen bezoekers uw formulier niet verzenden. Als u de bezoeker toch toegang wilt geven tot uw inhoud zonder zijn gegevens te verwerken, kunt u dit doen door de voettekst met de toestemming voor verwerking toe te voegen met een hyperlink naar uw inhoud.

• Als een contactpersoon die het formulier verzendt geen toestemming voor communicatie aanvinkt, wordt de verzending van het formulier toch verwerkt en wordt de contactpersoon niet geabonneerd op enige communicatie.
• Het is niet mogelijk om het selectievakje voor toestemming voor communicatie vooraf in te schakelen, maar als u een bestaand formulier gebruikt , kunt u dit verplicht stellen.
• Als de contactpersoon zich in het verleden al heeft ingeschreven en vervolgens het selectievakje voor toestemming om te communiceren niet aanvinkt, is dit niet hetzelfde als dat de contactpersoon zijn toestemming intrekt.

Legitiem belang

• Als uw rechtsgrondslag voor de verwerking legitiem belang is in plaats van toestemming, geeft deze optie op uw formulier een bericht weer waarin u bezoekers laat weten dat u hun gegevens nodig hebt om contact met hen op te nemen over uw producten en diensten en dat zij zich op elk gewenst moment voor deze communicatie kunnen afmelden.
• Met deze optie hoeft de contactpersoon u geen toestemming te geven en krijgt hij alleen een melding te zien.