BètaDeals synchroniseren tussen HubSpot en Salesforce

Gebruik de vernieuwde synchronisatie van deal-objecten om HubSpot-deals te koppelen aan Salesforce-opportuniteiten en bepaal hoe records, pijplijnen, eigenschappen en koppelingen tussen beide platforms worden gesynchroniseerd.

U kunt bijvoorbeeld een Salesforce-recordtype ‘opportunity’ koppelen aan een bestaande HubSpot-dealpijplijn en vervolgens bepalen welke opportunities in aanmerking komen voor synchronisatie en hoe overeenkomende records worden geïdentificeerd.

De vernieuwde deal-synchronisatie ondersteunt ook configureerbare pijplijnkoppelingen, het verwijderen van dubbele deals, het samenvoegen van deals, het synchroniseren van koppelingen, regels voor synchronisatieconflicten en selectieve synchronisatie.

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende voordat u de bijgewerkte dealsynchronisatie gaat gebruiken:

• De Salesforce-integratie moet zijn gekoppeld aan je HubSpot-account.
• Zodra u overschakelt naar de vernieuwde dealsynchronisatie, kunt u niet meer terugkeren naar de standaardervaring voor dealsynchronisatie. Het wordt aanbevolen om de vernieuwde dealsynchronisatie te testen in een testaccount voor ontwikkelaars of een sandbox-account voordat u deze inschakelt in een productieaccount.
• Wanneer u de vernieuwde dealsynchronisatie inschakelt, kan dit tijdelijk leiden tot een hoger gebruik van de Salesforce-API, omdat de nieuwe synchronisatie records indexeert. Zodra het indexeren is voltooid, keert het API-gebruik terug naar normaal.
• Bestaande pijplijntoewijzingen worden automatisch gemigreerd naar de vernieuwde deal-synchronisatie. U hoeft bestaande toewijzingen niet opnieuw aan te maken nadat u de vernieuwde synchronisatie hebt ingeschakeld.
• Alleen deals in HubSpot-pijplijnen die zijn toegewezen aan Salesforce-opportunity-recordtypen komen in aanmerking voor synchronisatie tussen HubSpot en Salesforce.
• Het samenvoegen van deals in HubSpot leidt niet tot het samenvoegen van records in Salesforce.

Schakel de vernieuwde deal-synchronisatie in

Om de bijgewerkte synchronisatie van deals in te schakelen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer het.
3. Klik op het tabblad 'Functies ontdekken '.
4. Klik op de kaart 'New Deal Sync ' op 'Inschakelen'.

5. Klik in het dialoogvenster op 'Inschakelen'.

Nadat u de bijgewerkte dealsynchronisatie hebt ingeschakeld, worden bestaande instellingen voor dealsynchronisatie en pijplijntoewijzingen automatisch gemigreerd. Deal- en opportunity-records blijven worden gesynchroniseerd op basis van uw geconfigureerde synchronisatie-instellingen.

Lees hoe de bijgewerkte deal-synchronisatie werkt

De vernieuwde deal-synchronisatie omvat de kernfunctionaliteit van de standaard deal-synchronisatie. Daarnaast biedt deze extra instellingen voor pijplijntoewijzingen, het verwijderen van dubbele deals, het samenvoegen van deals, het synchroniseren van koppelingen, synchronisatieregels, selectieve synchronisatie en opnamegroepen.

Pijplijntoewijzingen

Met de bijgewerkte deal-synchronisatie kunt u uw pijplijninstellingen beheren door de recordtypen in Salesforce te koppelen aan de bijbehorende deal-pijplijnen in HubSpot. Zo kunt u bepalen naar welke pijplijn een opportunity in HubSpot wordt gesynchroniseerd en naar welk Salesforce-recordtype een HubSpot-deal wordt gesynchroniseerd.

Bestaande koppelingen uit de standaard dealsynchronisatie worden automatisch gemigreerd wanneer je de vernieuwde dealsynchronisatie inschakelt. Na de migratie kun je deze koppelingen bekijken en bewerken in je Salesforce-integratie-instellingen.

Pijplijntoewijzingen beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer deze.
3. Klik op het tabblad Gegevenssynchronisatie.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Deals > Pipeline-toewijzingen.
5. Klik voor elke HubSpot-objectpijplijn op het vervolgkeuzemenu 'Salesforce-recordtype' en selecteer vervolgens het Salesforce-recordtype dat aan die HubSpot-pijplijn moet worden gekoppeld.
6. Klik op 'Opslaan'.

Koppeling synchroniseren

Bepaal welke koppelingen worden gesynchroniseerd tussen HubSpot-deals en Salesforce-opportuniteiten. Je kunt configureren welke koppelingen tussen HubSpot en Salesforce worden gesynchroniseerd, welke koppelingslabels je wilt gebruiken en de synchronisatierichting (tweerichtingssynchronisatie, alleen van Salesforce naar HubSpot of alleen van HubSpot naar Salesforce).

De koppelingssynchronisatie configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer dit.
3. Klik op het tabblad 'Gegevenssynchronisatie '.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Deals > Associaties.
5. Klik om de koppelingen in of uit te schakelen die je wilt synchroniseren tussen Salesforce en HubSpot.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu van het veld 'Primaire koppeling ' en selecteer het veld dat HubSpot moet gebruiken om de twee objecten aan elkaar te koppelen.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu ‘Koppelingslabel’ en selecteer het koppelingslabel dat je wilt gebruiken.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Synchronisatierichting' en selecteer hoe je de koppeling tussen HubSpot en Salesforce wilt synchroniseren (tweerichtingssynchronisatie, alleen van Salesforce naar HubSpot of alleen van HubSpot naar Salesforce).

Duplicatie van deals verwijderen

Deals kunnen worden ontdubbeld op basis van toegewezen veldwaarden. Om records met elkaar te kunnen matchen, moeten de toegewezen veldwaarden in zowel HubSpot als Salesforce identiek zijn.

Als bijvoorbeeld de eigenschap 'Ordernummer' is gekoppeld tussen HubSpot en Salesforce, worden dealrecords met hetzelfde ordernummer aan elkaar gekoppeld en gesynchroniseerd.

Bestaande gekoppelde records worden niet beïnvloed wanneer je de logica voor het ontdubbelen van deals configureert. De instellingen voor het ontdubbelen zijn van toepassing wanneer nieuwe deal- en opportunity-records in de toekomst worden gekoppeld, nadat de bijgewerkte dealsynchronisatie is ingeschakeld.

Lees meer over het instellen van ontdubbeling met behulp van veldkoppeling.

Regels voor dealsynchronisatie

Bepaal wat er met deals en opportunities gebeurt wanneer records worden aangemaakt, bijgewerkt of verwijderd in HubSpot en Salesforce.

Om deze instellingen te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer het.
3. Klik op het tabblad Gegevenssynchronisatie.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Deals > Synchronisatieregels.

• • Configureer voor het aanmaken en bijwerken van records de synchronisatierichting tussen HubSpot en Salesforce:
    • Van Salesforce naar HubSpot: selecteer wat er in HubSpot gebeurt wanneer een Salesforce-opportunity wordt aangemaakt of bijgewerkt.
    • HubSpot naar Salesforce: selecteer wat er in Salesforce gebeurt wanneer een HubSpot-deal wordt aangemaakt of bijgewerkt.

• • Configureer voor verwijderde records wat er in HubSpot gebeurt wanneer een Salesforce-opportuniteit wordt verwijderd:
    • Salesforce naar HubSpot: selecteer of de bijbehorende HubSpot-deal wordt verwijderd wanneer een Salesforce-opportuniteit wordt verwijderd.
    • HubSpot naar Salesforce: wanneer een HubSpot-deal wordt verwijderd, wordt de bijbehorende Salesforce-opportunity niet verwijderd. Deze instelling kan niet worden bewerkt.

Regel voor synchronisatieconflicten

Wanneer een HubSpot-deal voor het eerst overeenkomt met een Salesforce-opportunity, kun je selecteren welke gegevensbron moet worden gebruikt als het onduidelijk is welk record de meest actuele informatie bevat.

De regel voor synchronisatieconflicten is alleen van toepassing wanneer records voor het eerst worden gesynchroniseerd.

Een regel voor synchronisatieconflicten instellen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer deze.
3. Klik op het tabblad Gegevenssynchronisatie.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Deals > Synchronisatieregels.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Regel voor het oplossen van synchronisatieconflicten' en selecteer de app die moet worden gebruikt om eventuele conflicten op te lossen.
6. Klik op ‘Opslaan’.

Synchronisatieregels voor het toewijzen van dealvelden

Bestaande synchronisatieregels uit de standaardsynchronisatie voor deals blijven beschikbaar. Met de aanvullende synchronisatieregels voor veldtoewijzing, 'Altijd HubSpot gebruiken' en 'HubSpot gebruiken tenzij leeg', kun je gegevens van HubSpot naar Salesforce synchroniseren voor een veldtoewijzing.

Let op: de functie voor synchronisatieregels is alleen van toepassing bij gebruik van een tweerichtingssynchronisatieregel op objectniveau. Als een eenrichtingssynchronisatieregel op objectniveau is geselecteerd, wordt de waarde in de eenrichtingsrichting overschreven.

Deal-samenvoegingen

Het samenvoegen van deals wordt ondersteund in HubSpot.

Wanneer twee HubSpot-dealrecords worden samengevoegd:

• Na het samenvoegen van de HubSpot-records blijft het resulterende record synchroniseren met het Salesforce-record dat overeenkomt met de geselecteerde salesforceobjectid-waarde. Om te bepalen welk Salesforce-record blijft synchroniseren met het resulterende HubSpot-record, selecteert u tijdens het samenvoegen de bijbehorende salesforceobjectid-waarde als de winnende waarde.
• Salesforce-records worden niet automatisch samengevoegd.

Selectieve synchronisatie

Gebruik selectieve synchronisatie om te bepalen welke Salesforce-opportunities in aanmerking komen voor synchronisatie van Salesforce naar HubSpot. Alleen opportunities die voldoen aan de door jou geconfigureerde filtercriteria worden gesynchroniseerd met HubSpot.

Zo stel je selectieve synchronisatie voor deals in:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Zoek naar Salesforce en selecteer deze.
3. Klik op het tabblad Gegevenssynchronisatie.
4. Klik in het menu aan de linkerkant op Deals > Synchronisatieregels.
5. Klik in het gedeelte ‘Selectieve synchronisatie ’ op ‘Filter toevoegen’.
6. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Veld en selecteer een veld.
7. Stel de filtercriteria in en klik vervolgens op 'Opslaan en filter toepassen'.
8. Voeg indien nodig extra filters toe. Meerdere filters worden gecombineerd met de 'en'-logica.
9. Zet de schakelaar voor selectieve synchronisatie aan.
10. Klik op 'Opslaan'.

Beperk welke HubSpot-deals worden gesynchroniseerd met Salesforce

Gebruik een inclusiesegment om te bepalen welke HubSpot-deals in aanmerking komen voor synchronisatie met Salesforce.

Wanneer een inclusiesegment is geselecteerd, komen alleen HubSpot-deals die aan de segmentcriteria voldoen in aanmerking voor synchronisatie met Salesforce.

Lees hier hoe je een inclusiesegment instelt.