De aangemaakte facturen delen met je afnemers

Nadat je facturen voor je kopers hebt aangemaakt, kun je deze delen via e-mail, met een directe link, door een PDF te downloaden of door facturen in te voegen tijdens het opstellen van berichten in CRM-records en in de inbox voor gesprekken.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u facturen met uw kopers kunt delen. Voor hulp bij uw eigen HubSpot-facturen leest u hier hoe u uw HubSpot-factuur kunt bekijken, downloaden en betalen.

Facturen via e-mail versturen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Facturen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Verzenden via e-mail.
4. Stel in het tabblad 'E-mail met factuur verzenden ' je e-mail in:
   • Het veld 'Aan' wordt automatisch ingevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die aan de factuur is gekoppeld. Om dit e-mailadres te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu en selecteer je een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren; HubSpot maakt dan automatisch een contactrecord aan na het verzenden.
   • Om een e-mailadres toe te voegen aan het veld ‘Cc’ , klik je op ‘Cc-ontvangers toevoegen’. Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer de contactpersonen, of voer aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld ‘Cc ’.
   • Als er in de factuurinstellingen een standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het veld ‘Van’ automatisch gevuld met het standaard e-mailadres. Anders wordt het veld gevuld met je persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mailadres is ingesteld, maar de instelling waarmee gebruikers facturen kunnen versturen vanuit hun persoonlijke e-mailadres of andere team-e-mailadressen is ingeschakeld, kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het door u geselecteerde e-mailadres het standaardadres voor toekomstige verzendingen van facturen, maar dit kan vóór elke verzending worden gewijzigd.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het 'Van'-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team-inboxen, kun je de opvolging beheren in de HubSpot-inbox voor gesprekken.
   • Bewerk je onderwerp.
   • Voeg de tekst van je e-mailbericht toe.
5. Terwijl u de velden bijwerkt, wordt rechts van de velden een live voorbeeld weergegeven. Om de e-mail te verzenden:
   • Klik op ‘Factuur-e-mail verzenden’ om de e-mail te verzenden zoals deze wordt weergegeven. De koper ontvangt dan een e-mail met de factuurgegevens, inclusief een link om de factuur in zijn of haar browser te bekijken, en een PDF-versie van de factuur als bijlage.
   • Als u in plaats daarvan handmatig een persoonlijke e-mail met een link naar de factuur wilt opstellen, klikt u in uw CRM op 'Aangepaste e-mail maken'.

Facturen verzenden via een link of PDF

Let op: als je een factuur verstuurt in een handmatig opgestelde e-mail of door een link in te voegen, wordt de eigenschap 'Laatst verzonden op' niet bijgewerkt. Lees meer over factuureigenschappen.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Omzet > Facturen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Omzet > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op ‘Acties’ en selecteer vervolgens een optie:
   • Link kopiëren: kopieer de link naar de factuur.
   • Downloaden: download een PDF-versie van de factuur.

Facturen zoeken en verzenden met Customer Agent

Let op: om acties tekunnen gebruiken met uw klantagent, moet een superbeheerder uw account aanmelden bij de nieuwe actiebibliotheek: HubSpot CRM-, Workflows- en Shopify-acties voor uw klantagent (bèta).

Configureer uw Customer Agent om facturen te zoeken en naar klanten te verzenden. Als een klant vraagt naar een eerdere of aanstaande factuur, geeft de klantagent details over de factuur, stuurt een kopie en voegt een ingebouwde beveiligde betaalpagina toe voor facturen met openstaande bedragen. Antwoorden kunnen in hetzelfde chatvenster, via e-mail of via WhatsApp worden verzonden. Voor facturen is e-mailverificatie vereist.

Om factuuracties toe te voegen aan een Customer Agent:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Service > Klantenagent. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Service > Klantenagent.

2. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan een Customer Agent in.

3. Klik in het menu aan de linkerkant op Train > Acties.

4. Klik op Alle acties weergeven.

   

5. Klik op de actie ‘Snel betaald worden met betalingslinks ’.

   

6. Klik op 'Doorgaan met instellen'.

7. Geef in het gedeelte ‘Beschrijf de actie ’ aan hoe en wanneer de klantmedewerker de actie moet uitvoeren:

   • Voer in het veld ‘Naam’ een naam voor de actie in.

   • Voer in het veld 'Beschrijving' een korte beschrijving in van wat de actie doet.

   • Het vervolgkeuzemenu 'Beveiligingsniveau van de actie' is ingesteld op 'E-mail verifiëren' en kan niet worden gewijzigd.

   • Bekijk onder 'Triggerzinnen' de voorgestelde zinnen. Om een andere trigger toe te voegen, klikt u op ' add ' en vervolgens op 'Trigger toevoegen'.

   • Om een trigger te verwijderen, klikt u op het pictogram 'Verwijderen' ( delete ).
     
     

8. Voer in het gedeelte ‘Responsinstructies’ een reactie in die de klantmedewerker moet versturen nadat de actie is voltooid.
   
   

9. Klik bovenaan op ‘Voorbeeld’ om een voorbeeld van de actie te bekijken.

10. Klik rechtsboven op 'Publiceren' om de actie te publiceren.

Lees hoe u acties van klantenservicemedewerkers kunt beheren.

Facturen invoegen in één-op-één-e-mails of berichten in de inbox van 'Conversaties'

Om een factuur in te voegen in een één-op-één-e-mail of bericht in de gespreksinbox:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Inbox. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Inbox.
2. Klik linksonder op 'Opstellen'.
3. Klik in het opstelvenster op 'Invoegen' en selecteer vervolgens 'Facturen'.
4. Selecteer een factuur of klik op 'Beheren' om naar de indexpagina met facturen te gaan.

Nadat je een factuur hebt geselecteerd, wordt er een hyperlink naar de factuur aan het bericht toegevoegd.

Volgende stappen

• Maak contracten aan om de contracten van je kopers te beheren en de facturering te automatiseren.
• Gebruik facturen met door HubSpot ontwikkelde boekhoudintegraties, zoals QuickBooks en Xero.
• Lees meer over het beheren van betalingen, waaronder het controleren van transactiekosten, het opnieuw proberen van mislukte betalingen en het aanvragen van een nieuwe betaalmethode bij een contactpersoon. U kunt ook betalings- en uitbetalingsrapporten downloaden en betalingsgegevens exporteren.
• Maak offertes aan en verstuur deze naar uw kopers.