Pijplijn automatiseringen instellen voor objecten

Activeer automatisch acties (bijv. taken, meldingen) wanneer records door pijplijnfasen of ticketstatussen lopen. Stel bijvoorbeeld de ticketstatus in op ‘In afwachting van klant’ wanneer een supportmedewerker vanuit een ticket een e-mail verstuurt. In dit artikel wordt automatisering beschreven die specifiek is voor pijplijnfasen of ticketstatussen. 

Lees meer over het gebruik van de volledige workflow-editor.

Voordat u begint

Automatiseer acties op basis van pijplijnfasen

Maak automatiseringen voor pijplijnfasen van deals, projecten, tickets en aangepaste objecten. Maak bijvoorbeeld een taak aan of verstuur een interne melding wanneer de fase van een deal verandert.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer het gewenste object.
4. Klik op het tabblad Pipelines.
5. Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens de pijplijn die u wilt automatiseren.
6. Klik op het tabblad Automatiseren.
7. Als het gedeelte is ingeklapt, klikt u op 'Workflows helemaal opnieuw maken' om het gedeelte uit te vouwen.
8. Klik in het gedeelte Acties activeren wanneer een [objectnaam] naar een nieuwe fase gaat op Workflow maken. Als er al eerder een workflow in de fase stond, klikt u in plaats daarvan op het pictogram + workflowactie toevoegen.
9. Stel in het linkerpaneel een actie in, zoals:
   • Interne e-mailmelding verzenden: stuur een interne melding naar gebruikers of teams wanneer een record de fase bereikt. Selecteer Interne e-mailmelding verzenden. Stel de details van de melding in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Taak aanmaken: maak een taak aan wanneer een record (bijv. een project) een bepaalde fase bereikt. Selecteer Taak aanmaken. Voer de taakdetails in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Record roteren naar eigenaar: wijs het record toe aan een gebruiker of team met round-robin, load balancing of willekeurige selectie. Configureer de gebruikers en de rotatiemethode en klik vervolgens op Opslaan.
10. Klik op de actiebubbel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
11. Beweeg de muis over een bestaande actie en klik vervolgens op het opmerkingenpictogram om een opmerking voor andere gebruikers over een actie achter te laten. Typ uw bericht en klik op Opmerking.
12. Beweeg de muis over een bestaande actie en klik vervolgens op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. Selecteer Alleen deze actie verwijderen om alleen de geselecteerde actie te verwijderen, of selecteer Deze actie en alle volgende acties verwijderen om de geselecteerde actie en alle acties daaronder te verwijderen.
13. Klik op Openen in workflows onder de acties van de fase om deze te openen in de volledige workflow-editor.
14. Schakel de schakelaar 'Workflow is [status] ' in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Automatiseer acties op basis van ticketstatus

Configureer de ticketstatus op basis van gekoppelde e-mails

Je kunt de status van tickets automatisch bijwerken wanneer gekoppelde e-mails worden verzonden of ontvangen. Dit zijn e-mails die vanuit het ticket worden verzonden en antwoorden van je klanten op het ticket. De ticketstatus is de standaard-eigenschap van HubSpot waarmee tickets in je pijplijn worden bijgehouden (bijv.de status 'Wachten op contact' ).

Om de automatisering van de ticketstatus in te schakelen of te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pijplijn- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen' is ingeklapt, klikt u op rightIcon om het uit te vouwen.
7. Om automatisering van de ticketstatus in te schakelen, vinkt u in het gedeelte Ticketstatus bijwerken een selectievakje aan om een trigger in te schakelen:
   • Er wordt een e-mail naar een klant verzonden:de ticketstatus verandert wanneer een gebruiker een e-mail naar een contactpersoon verzendt vanuit het ticketrecord. E-mails die vanuit het contactrecord worden verzonden, leidenniettot een wijziging van de ticketstatus.
   • Een klant beantwoordt een e-mail: de ticketstatus verandert wanneer een contactpersoon reageert op dezelfde thread waarin het ticket is aangemaakt. Als het ticket is gesloten en vervolgens opnieuw is geopend, zullen nieuwe threads in het ticket ook de ticketstatus bijwerken. 

7. Om te bewerken op welke status het ticket wordt ingesteld op basis van de trigger, beweeg je de muis over de rij en klik je vervolgens op de actie Bewerken. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Status selecteren, selecteer een status en klik vervolgens op Opslaan.

Om de automatisering van de ticketstatus uit te schakelen of te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerzijbalkmenu, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pipeline- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiseren. Als het gedeelte 'Automatiseringen op basis van sjablonen' is ingeklapt, klikt u op rightIcon om het uit te vouwen.
7. Schakel de selectievakjes Ticketstatus bijwerken uit.

Aangepaste ticketpijplijnacties configureren

Stel aangepaste automatisering in op basis van wijzigingen in de waarde van de ticketstatus-eigenschap (bijv. een e-mail of een interne melding verzenden). Stel ook geavanceerde acties in (bijv. vertakkingen, vertragingen) om records door verschillende acties te leiden.

Acties configureren op basis van ticketstatussen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu in de linkerzijbalk, in het gedeelte Gegevensbeheer, op Objecten.
3. Klik op de pagina Objecten op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer Tickets.
4. Klik op het tabbladPipelines.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een pijplijn- ' en selecteer vervolgens deticketpijplijndie u wilt automatiseren.
6. Klik op hettabblad Automatiserenen klik vervolgens om het gedeelte Workflows helemaal opnieuw maken uit te vouwen.
7. Klik in hetgedeelte 'Acties activeren wanneer een ticket een bepaalde status bereikt'op hetplusteken (+) om een actie aan een ticketstatus toe te voegen.
8. Stel in het linkerpaneel uw actie in op basis van uw doelstellingen:
   • Interne melding: selecteer Interne e-mailmelding verzenden om een interne melding naar je team te sturen wanneer een ticket een bepaalde status bereikt. Stel de meldingsdetails in en klik vervolgens op 'Opslaan'.

• • Geautomatiseerde e-mail naar je klant: selecteer E-mail verzenden om een e-mail te versturen wanneer een ticket wordt geopend (bijv. de status 'Nieuw ') of gesloten (bijv. de status 'Gesloten' ).
    • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Geautomatiseerde e-mail ' en selecteer vervolgens 'Ticket ontvangen' of 'Ticket gesloten' om een standaard-e-mail van HubSpot te gebruiken.
    • Klik op Bewerken om de inhoud, opmaak, stijl en het afzenderadres van de e-mail aan te passen in de marketing-e-maileditor.
      
      
      • Gebruik een verzendadres dat is gekoppeld aan de helpdesk, zodat de geautomatiseerde e-mail in de tijdlijn van de helpdesk-conversatie verschijnt.
        
      • Klik op Bijwerken als je klaar bent.
        
  • Aangepaste geautomatiseerde e-mail naar uw klant: selecteer een aangepaste geautomatiseerde e-mail. Om een aangepaste e-mail te bewerken, klikt u op de naam van de e-mail. U wordt doorgestuurd naar de tool voor marketing-e-mails.

Let op: de standaard e-mails 'Ticket ontvangen' en 'Ticket gesloten' zijn transactionele e-mails die door HubSpot worden aangemaakt. Transactionele e-mails worden gebruikt voor relatiegerichte interacties, zoals een bevestigingsmail na een aankoop. Contacten hoeven niet als marketing te zijn ingesteld om een transactionele e-mail te ontvangen. Als u ervoor kiest om in plaats daarvan een niet-transactionele geautomatiseerde e-mail te versturen, moeten contacten wel als marketing zijn ingesteld om de e-mail te ontvangen. Als uw account deadd-on voor transactionele e-mails heeft, lees dan hoe u aangepaste transactionele e-mails kunt maken.

• • Geavanceerde acties: selecteer andere op tickets gebaseerde workflowacties, waaronder vertragingen, vertakkingen, communicatie, CRM en gegevensacties. Stel de actie in en klik vervolgens op Opslaan.

8. Schakel de schakelaar De workflow is [status] in of uit om de workflow in of uit te schakelen.

Om een bestaande actie te bewerken of te verwijderen of een opmerking toe te voegen:

1. Ga naar de workflow van uw ticketpijplijn.
2. Klik op de actiebubbel om een bestaande actie te bewerken. Breng wijzigingen aan in het linkerpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
3. Klik op het opmerkingenpictogram om een opmerking voor andere gebruikers achter te laten over een actie. Voer in het dialoogvenster uw bericht in en klik op Opmerking.
4. Klik op het pictogram Verwijderen om een actie te verwijderen. U hebt twee opties:
   • Alleen deze actie verwijderen: verwijdert alleen de geselecteerde actie.
   • Deze actie en alle volgende acties verwijderen: verwijdert de geselecteerde actie en alle acties daaronder.
5. Klik op Openen in workflows onder de actievakken om naar de workflow-editor te gaan. In de workflow-editor kunt u meer acties toevoegen en de instellingen van de workflow bewerken.

Let op: standaard zijn de bovenstaande geautomatiseerde acties niet van toepassing op live chat- of Facebook Messenger-gesprekken. Om ticketautomatisering voor live chat of Facebook Messenger te hebben, kunt ueen workflow maken en aanpassenen deinschrijvingstriggersvan de workflow aanpassen om gesprekken op te nemen waarbij debrongelijk is aanChat.