Om gebruikers toegang te geven tot andere records dan die waarvan ze eigenaar zijn, kun je individuele records delen. Je kunt HubSpot-gedefinieerde en aangepaste objecten delen die een recordpagina hebben (bijvoorbeeld contactpersonen, afspraken, deals). Wanneer je een record deelt met een gebruiker of team, krijgt de gebruiker of de primaire leden van het team toegang tot het record in overeenstemming met de objectrechten van elke gebruiker. Als u bijvoorbeeld een record deelt met een gebruiker die toestemming heeft om zijn eigen contactpersonen te bekijken, maar geen toestemming heeft om contactpersonen te bewerken of verwijderen, kan deze gebruiker het record bekijken, maar niet bewerken of verwijderen.
Gebruikers met Superbeheerdersrechten of toegang tot de eigenschappen Gedeelde gebruikers of Gedeelde teams kunnen records delen.
Let op: uw account kan gepersonaliseerde namen gebruiken voor elk object (bijvoorbeeld account in plaats van bedrijf). Dit document verwijst naar objecten met hun HubSpot standaardnamen.
Toegang tot de eigenschappen Gedeelde gebruikers/teams beheren
Om te beheren welke niet-beheerders de eigenschappen kunnen bewerken:
- Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Eigenschappen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een object en selecteer vervolgens het object met de eigenschappen die u wilt bewerken (selecteer bijvoorbeeld het contactobject om de rechten voor het delen van contacten te beheren).
- Zoek naar Gedeeld.
- Schakel de selectievakjes links van de namen van de eigenschappen in en klik vervolgens op Toegang beheren boven in de tabel.
- Werk toegang bij in het rechterpaneel:
- Alleen privé voor superbeheerders: alleen beheerders kunnen de eigenschap bekijken en bewerken. Dit betekent dat alleen beheerders records kunnen delen.
- Iedereen toestaan om te bekijken en te bewerken: alle gebruikers in je account kunnen de eigenschap bekijken en bewerken. Dit betekent dat alle gebruikers records kunnen delen.
- Iedereen toestaan om te bekijken: alle gebruikers kunnen de waarden van de eigenschap bekijken, maar alleen beheerders kunnen de waarde bewerken. Dit betekent dat alleen beheerders records kunnen delen.
- Toewijzen aan gebruikers en teams: stel het toegangsniveau in voor elk team of voor specifieke gebruikers. Je kunt alleen view toegang geven of zowel view als edit toegang. Elke gebruiker of teamlid met weergave- en bewerkingstoegang kan records delen.
- Klik op Opslaan.
Meer informatie overhet beperken van weergave- en bewerkingstoegang voor eigenschappen.
Records delen
Records delen op een objectindexpagina
Om records te delen vanaf de objectindexpagina:
- Navigeer naar je records (bijv. ).
- Schakel de selectievakjes in naast de records die je wilt delen.
- Klik bovenaan de tabel of het bord op Delen.
- Selecteer in het dialoogvenster de gebruikers en/of teams waarmee je het record wilt delen.
- Klik op Delen om te bevestigen.
Records delen via een workflow
Om records automatisch te delen met gebruikers en teams op basis van criteria, maak je een workflow aan om de eigenschap Gedeelde gebruikers/teams in te stellen voor een bepaald object:
- Maak een workflow op basis van het object met de records die u wilt delen.
- Stel je aanmeldingscriteria in.
- Voeg de actieRecords bewerken toe.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Te bewerken eigenschap en selecteer vervolgens Gedeelde gebruikers of Gedeelde teams.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Kies een waarde en selecteer vervolgens de gebruikers of teams waarmee records automatisch moeten worden gedeeld.
- Selecteer of de gebruikers/teams worden toegevoegd aan of vervangen door de huidige geselecteerde gebruikers/teams:
- Selecteer Voeg toe aan huidige waarde(n) om toe te voegen aan de bestaande waarden van de eigenschap.
- Selecteer Huidige waarde(n) vervangen om de bestaande waarden van de eigenschap te overschrijven.
- Klik op Opslaan.
- Voltooi het instellen van je workflow.
Zodra de workflow is gepubliceerd, wordt een record dat voldoet aan de aanmeldingscriteria gedeeld met de geselecteerde gebruikers/teams.
De gebruikers en teams met toegang tot een record bekijken
Om te bekijken welke gebruikers en teams toegang hebben tot een bepaalde record, kunt u: