Je gegevens opmaken met workflows

Gebruik de workflowactie ‘Gegevens opmaken’ om je CRM-gegevens te corrigeren, op te maken en te onderhouden. Je kunt bijvoorbeeld contact- of bedrijfsnamen in hoofdletters zetten, of waarden berekenen op basis van eigenschappen.

U kunt gegevens ook omzetten in tekstvelden van één of meerdere regels, of gegevens opmaken en toevoegen aan een Google-spreadsheet.

Het opmaken van gegevens met workflows verloopt in twee stappen. Eerst bereidt u uw gegevens voor door een 'Gegevens opmaken '-actie in te stellen. Vervolgens stelt ueenandereworkflowactiein om de gegevens te gebruiken.

Uw gegevens opmaken met standaardopmaakopties

Om uw gegevens op te maken met standaardopmaakopties:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op hetplusteken (+) om een workflowactie toe te voegen.
4. Selecteer in het actiepaneel 'Gegevens opmaken' in het gedeelte 'Data ops '.
5. Zorg ervoor dat in het rechterpaneel de schakelaar 'Aangepaste modus' is uitgeschakeld.
6. Selecteer in het linkerpaneel de eigenschap of waarde die u wilt opmaken:
   • Om eigenschapswaarden van ingeschreven records op te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschappen of actie-uitvoer weergeven van'en selecteert u 'Ingeschreven record'. Selecteer vervolgens een eigenschap.
   • Om de resultaten van eerdere acties op te maken, klikt u op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschappen of actie-uitvoer weergeven van'en selecteert u 'Actie-uitvoer'. Klik vervolgens om de naam van de vorige actie uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
7. Klik op hetvervolgkeuzemenu 'Opmaak' en selecteer een opmaakoptie.
8. Klik op het vervolgkeuzemenu'Uitvoertype' en selecteer vervolgens eenuitvoertype. Afhankelijk van de geselecteerde opmaakoptie kunnen gegevens worden opgemaakt als tekst, getal, datum of datum-tijdwaarde. 

9. Om uw opgemaakte gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
   • Schakel het selectievakje 'Ja, de waarde opslaan in een eigenschap ' in.
   • Klik bovenaan op 'Opslaan en doorgaan'. Hierdoor wordt automatisch een nieuwe actie 'Record bewerken ' aangemaakt.
     
     • Standaard worden de velden van de actie automatisch ingevuld en ingesteld om hetzelfde record en dezelfde eigenschap bij te werken.
     • U kunt deze actie verder aanpassen. Lees meer over het gebruik van de actie 'Record bewerken'. 
   • Klik vervolgens op 'Opslaan'.
10. Klik op 'Opslaan'nadat u uwactie hebt ingesteld.

Standaardopmaakopties

Wanneer u de actie 'Gegevens opmaken' gebruikt, zijn de volgende standaardopmaakopties beschikbaar:

• Een getal toevoegen: voeg een specifiek getal toe aan de eigenschap of waarde. Voer de gewenste waarde in het veld'Toe te voegen getal' in.
• Een tijdsduur toevoegen: voegeen tijdsduur (bijv. uren, dagen)toeaan een datum- en tijdwaarde. Voer de tijdsduur in het veld 'Toe te voegen tijdsduur ' in en selecteer vervolgens de tijdseenheid in hetvervolgkeuzemenu 'Tijdseenheid '.
• Bereken de n-de wortel van een getal: berekende wortelwaarde van een getal. Voer het getal waarvan de wortel moet worden berekend in het veld‘N-de wortel van getal’ in.
• Eerste letter hoofdletter maken: maak de eerste letter van de waarde een hoofdletter. Alle andere tekens in de waarde worden omgezet naar kleine letters. Werkt alleen voor tekens uit het Latijnse alfabet.
• Alle tekens in kleine letters zetten: zet alle tekens in de waarde in kleine letters. Werkt alleen voor tekens uit het Latijnse alfabet.
• Alle tekens in hoofdletters zetten: zet alle tekens in de waarde in hoofdletters. Werkt alleen voor tekens uit het Latijnse alfabet.
• Omzetten naar titelhoofdletters: zet de waarde om naar titelhoofdletters. De eerste letter van elk woord in de waarde wordt een hoofdletter, alle andere tekens worden omgezet naar kleine letters. Werkt alleen voor tekens uit het Latijnse alfabet.
• Omzetten naar Unix-tijdstempel: zet de waarde om naar een Unix-tijdstempel.
• Een of meerdere tekens verwijderen: verwijder specifieke tekens uit de waarde. Voer de tekens die u wilt verwijderen in het veld ‘Te verwijderen tekens’ in. Voor de postcode 02145 kunt u bijvoorbeeld 02 in het veld invoeren, wat resulteert in de waarde 145.
• Een getal delen: deel de waarde door een specifiek getal. Voer het getal waarmee u wilt delen in het veld ‘Getal om door te delen ’ in.
• Escape en URL-codering: geeft de waarde weer in een URL-gecodeerd formaat. Bijvoorbeeld van hello world naar hello%20world.
• Datum en tijd opmaken: wijzig de datum- en tijdnotatie van de waarde.
  • Datumnotatie: de nieuwe datumnotatie voor de waarde. 
  • Tijdzone: de tijdzone waarin de waarde moet worden opgemaakt, inIANA TZDB-formaat. Geeft standaard UTC-tijd weer.
  • Locale: de locale die voor de waarde moet worden gebruikt, zoals en-US of hi-IN.
• Absolute waarde van een getal ophalen: geeftde absolute waarde van een getalweer. U kunt deze optie gebruiken om te controleren of een getal positief is.
• Vermenigvuldigen met een getal: vermenigvuldig de waarde met een specifiek getal. Voer het getal waarmee u wilt vermenigvuldigen in het veld 'Getal om mee te vermenigvuldigen' in.
• HTML-tags verwijderen: verwijder alle HTML-tags uit de waarde. 
• Tekens vervangen: zoek en vervang specifieke tekens in de waarde. 
  • Te vervangen tekens: de tekenreeks in de waarde die moet worden vervangen. 
  • Vervangende tekens: de vervangende waarde voor de opgegeven 'Te vervangen tekens'. 
  • Aantal te vervangen exemplaren: het aantal keren dat de te vervangen tekens worden vervangen. Standaard worden alle exemplaren van het teken vervangen.
• Een getal afronden: verhoog of verlaag uw waarde naar de dichtstbijzijnde gedefinieerde decimaal. 
  • Decimaal waarnaar moet worden afgerond: kies of u naar een geheel getal wilt afronden of selecteer de decimale waarde waarnaar moet worden afgerond.
  • Afrondingsmethode: kies uit ‘Altijd naar boven afronden’, ‘Altijd naar beneden afronden’ of ‘Afronden op het dichtstbijzijnde getal’. 
• Een tijdsduur aftrekken: kies ervoor om een tijdsduur af te trekken van een datum-eigenschap. Voer een waarde in het veld ‘Af te trekken hoeveelheid ’ in en selecteer een tijdseenheid in het veld ‘Tijdseenheid ’. 
• Controleer of een getal deelbaar is: controleer of de waarde deelbaar is door een opgegeven getal. Voer het getal dat u wilt controleren in het veld ‘Getal om door te delen ’ in. 
• Leidende en afsluitende witruimte verwijderen: verwijder alle leidende en afsluitende witruimte uit de waarde.

Uw gegevens opmaken met een aangepaste formule

Om gegevens op te maken met een aangepaste formule:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op hetplusteken (+) om een workflowactie toe te voegen.
4. Selecteer in het actiepaneel 'Gegevens opmaken' in het gedeelte 'Data ops '.
5.  Klik in het linkerpaneel om de aangepaste modus in te schakelen.
6. Voer in het gedeelte 'Formule' uw aangepaste formule in.
7. Klik op 'Invoegen' om een van de volgende elementen aan uw formule toe te voegen: 
   • Actie-uitvoer: de uitvoerwaarde van een eerdere actie in dezelfde workflow. 
   • HubSpot-eigenschap: de eigenschapswaarde die bij het geregistreerde record hoort. 
   • Functie: een operator die wordt gebruikt om de formule op te stellen, zoals het hoofdletter maken van de eerste letter of het toevoegen van een getal. 
8. Er verschijnt automatisch een voorbeeld met een voorbeeldresultaat:
   • Als je formule een variabele gebruikt, zoals een eigenschapswaarde, toont het voorbeeld automatisch een resultaat met standaardwaarden.
   • Om een voorbeeldweergave met andere voorbeelden te bekijken, klikt u op Voorbeeldgegevens bewerken en voert u voor elk veld een andere testwaarde in.

9. Om uw opgemaakte gegevens automatisch op te slaan in een bestaande eigenschap:
   • Vink het selectievakje Ja, de waarde opslaan in een eigenschap aan.
   • Klik bovenaan op ‘Opslaan en doorgaan’. Hierdoor wordt automatisch een nieuwe actie ‘Record bewerken’ aangemaakt.
     
     • Standaard worden de velden van de actie automatisch ingevuld en ingesteld om hetzelfde record en dezelfde eigenschap bij te werken.
     • U kunt deze actie verder aanpassen. Lees meer over het gebruik van de actie 'Record bewerken'.
10. Klik op 'Opslaan' nadat u uw actie hebt ingesteld.

Voorbeelden van

aangepaste

formules

Met behulp van aangepaste formules kun je complexe opmaakopties voor je uitvoer aanpassen. Lees meer over de functies die je kunt gebruiken met aangepaste formules. Je kunt bijvoorbeeld het volgende berekenen

Let op: hoewel het mogelijk is om functies te kopiëren en in het gedeelte 'Formule' te plakken, moeten eventuele tokens, zoals actie-uitvoer of HubSpot-eigenschappen

,

handmatig worden ingevoegd.

Gebruik geformatteerde gegevens

Nadat u de actie 'Gegevens formatteren' hebt toegevoegd, moet u aanvullende acties instellen om uw geformatteerde gegevens te gebruiken. Binnen de actie 'Gegevens formatteren' kunt u een bestaande eigenschap automatisch bijwerken met de geformatteerde gegevens.

U kunt de opgemaakte gegevens ook toevoegen aan uw Google-spreadsheet als u de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd.

Bestaande eigenschappen bijwerken met opgemaakte gegevens

Stel een actie ‘Record bewerken

in om eigenschappen bij te werken met de nieuw opgemaakte gegevens. De actie kan gebruikmaken van opgemaakte gegevens uit eerdere acties ‘Gegevens opmaken ’.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op hetplusteken (+) om een workflowactie toe te voegen.
4. Selecteer in het actiepaneel 'Record bewerken'.
5. Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu 'Te bewerken eigenschap ' en selecteer vervolgens eeneigenschap.
6. Voor selectievakjes en andere eigenschappen van het selectietype:
   • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kies een waarde ' en selecteer 'Gegevensvariabele kiezen'.
   • Klik in het paneel 'Kies een gegevensvariabele ' op het vervolgkeuzemenu 'Ingeschreven [object] ' en selecteer 'Actie-uitvoer'. Wanneer u een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Lees meer over compatibele eigenschapstypen.
   • Klik om de naam van de vorige actie uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
7. Voor eigenschappen voor tekstinvoer:
   • Klik op het tekstvak'Kies een waarde '.
   • Klik in het paneel 'Kies een gegevensvariabele ' op het vervolgkeuzemenu 'Ingeschreven [object] ' en selecteer 'Actie-uitgangen'.
   • Klik om de naam van de vorige actie uit te vouwen en selecteer een actie-uitvoer.
8. Klik op'Opslaan'. Nu de actie'Record bewerken ' is ingesteld, kan uw workflow gebruikmaken van eerder opgemaakte waarden om CRM-eigenschappen bij te werken.
   
   

Opgemaakte gegevens toevoegen aan Google Sheets

Als je de Google Sheets-integratie hebt geïnstalleerd, kun je opgemaakte gegevens rechtstreeks aan je spreadsheet toevoegen zonder eigenschappen in HubSpot bij te werken. Bijvoorbeeld als de namen van de contactpersonen in het blad in kleine letters moeten worden weergegeven, maar je wilt dat hun namen in HubSpot met een hoofdletter blijven staan.

Je kuntde Google Sheets-app koppelen via de App Marketplaceofvanuit een workflow.

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Automatisering > Workflows. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Klik in de workflow-editor op het plusteken (+) omeen workflowactie toe te voegen.
4. Selecteer in het actiepaneel de optie ‘Google Sheets-rij aanmaken’.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Spreadsheet'. Selecteer vervolgens despreadsheetwaarnaar je gegevens wilt verzenden. Je kunt kiezen uit de spreadsheets die eigendom zijn van of zijn gedeeld met de gebruiker die Google Sheets aan HubSpot heeft gekoppeld. 
6. Klik op het vervolgkeuzemenu'Sheet'. Selecteer vervolgens hetbladwaarnaar je gegevens wilt verzenden. Hetveld 'Sheet'verwijst naar de tabbladen onderaan je spreadsheet.
7. Stel de rijen in je Google-spreadsheet zo in dat ze opgemaakte gegevens gebruiken: 
   • Klik op het vervolgkeuzemenu'Koptekst '. Selecteer vervolgens de bijbehorendekolommen in je Google-spreadsheet. 
   • Klik op het veld 'Eigenschap '.
   • Klik in het gegevenspaneel op het vervolgkeuzemenu 'Eigenschappen of acties weergeven vanuit ' en selecteer 'Actie-uitvoer'. 
   • Klik om een 'Gegevens opmaken'-actieuit te vouwen. Selecteer de waarde [uitvoertype] om de eerder opgemaakte waarde te gebruiken. Deze actie kan opgemaakte gegevens gebruiken van elke eerdere 'Gegevens opmaken'-actie.
   • Herhaal dit totdat u uw nieuwe rij hebt voltooid. 
8. Klik op 'Opslaan'. 

Nu de actie'Google-spreadsheetrij maken' is ingesteld, kan uw workflow eerder opgemaakte waarden gebruiken om nieuwe rijen aan uw Google-spreadsheet toe te voegen zonder dat dit invloed heeft op bestaande eigenschappen. Lees meer over het toevoegen van gegevens aan Google-spreadsheets met workflows.