Begrens tilgangen til HubSpot-ressursene dine

Du kan begrense tilgangen til innhold, data og annet slik at bare de rette teamene og brukerne kan se og redigere dem. Dette kan være nyttig hvis du ønsker å holde ressursene dine adskilt etter avdeling eller team. Det hjelper også brukerne med å holde fokus og oversikt.

Hvilke ressurser du kan begrense tilgangen til, avhenger av HubSpot-abonnementet ditt:

Angi standardtillatelser( kunCMS Hub og Marketing Hub Enterprise )

Som standard er nyopprettede ressurser tilgjengelige for alle brukere som har tilgang til ressursen. Det kan imidlertid være lurt å la bare bestemte brukere eller team opprette eller redigere ressurser. I kontoinnstillingene kan du automatisk begrense tilgangen til nyopprettede ressurser slik at bare den som har opprettet ressursen og dennes team kan se og redigere dem.

Slik begrenser du tilgangen til nye ressurser:

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• Gå til Brukere og team i menyen til venstre.
• Klikk på fanen Teams.
• Klikk for å slå på bryteren Slå på for å begrense tilgang til nytt innhold.

Slik begrenser du tilgangen

Tilgang til verktøy kan begrenses ved å følge trinnene nedenfor. Gå til den verktøyspesifikke delen nedenfor for innstillinger for dashbord, CRM-visninger og e-postabonnementer.

• Naviger til verktøyet du vil begrense tilgangen til,i HubSpot-kontoen din.
• Hvis du vil tilordne én ressurs, holder du musepekeren over ressursen du vil tilordne, klikker på rullegardinmenyen Handlinger og velger Administrer tilgang.
• Hvis du vil tilordne flere ressurser, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av ressursen du vil tilordne, og klikker deretter på Administrer tilgang.
  
  

• I dialogboksen velger du Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.
• Hvis du vil tilordne innholdet til team eller brukere, klikker du på fanen Team eller Brukere og deretter på avmerkingsboksen ved siden av teamene og brukerne du vil tilordne.
• Klikk på Lagre. Ressursen vil nå bare være synlig for de valgte brukerne og teamene. For verktøy som ikke følger instruksjonene ovenfor, finner du verktøyspesifikke instruksjoner nedenfor.
  
  
  

Verktøyspesifikke instruksjoner

CRM-poster

Som standard kan brukere se og redigere alle kontakter, selskaper, avtaler og billetter. Du kan justere brukernes tillatelser slik at de bare kan se og redigere poster som eies av dem selv eller teamet deres.

Slik begrenser du brukernes tilgang til CRM-poster:

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• Gå til Brukere og team i menyen til venstre.
• Klikk på navnet til brukeren du vil redigere.
• Klikk på Objekttilgang i CRM-fanen for å utvide delen.
  • Klikk på rullegardinmenyene ved siden av visnings-, redigerings- og slettingstillatelsenefor en bestemt posttype.
  • Velg Alt, Kun team, Kun eid eller Ingen.

• Hvis du vil redigere hvem som kan kommunisere med en oppføring, klikker du på CRM-verktøy for å utvide delen.
  • Klikk på rullegardinmenyen ved siden av Kommuniser.
  • Velg Alt, Kun team, Kun eid eller Ingen.

• Klikk på Lagre for å lagre endringene.

De oppdaterte tillatelsene trer i kraft når brukerne logger ut og deretter logger inn igjen. Finn ut mer om brukertillatelser.

CRM-visninger

Du kan ikke begrense tilgangen til standardvisninger, men du kan angi at egendefinerte CRM-visninger bare skal være synlige for deg, synlige for teamet ditt eller synlige for alle.

Slik begrenser du tilgangen til en CRM-visning:

• Gå til HubSpot-kontoen din og naviger til kontakt-, firma-, avtale- eller ticket-dashbordet.
• Klikk på Alle lagrede filtre i venstre sidefelt.
• Hold musepekeren over filternavnet, og klikk deretter på Alternativer. I rullegardinmenyen velger du Administrer deling.
• I dialogboksen velger du om du vil at filteret bare skal være synlig for deg, teamet ditt eller alle.
• Klikk på Lagre.

Innboksen for samtaler

Når du har opprettet en innboks, kan du redigere hvilke brukere og team som kan se den ved å redigere innstillingene for teamadministrasjon. Finn ut hvordan du administrerer innboksbrukere.

Oversikter

Eiere av dashbord kan angi hvilke team som har visnings- og redigeringstilgang til egendefinerte dashbord.

Slik tildeler du tilgang til dashbord:

• Gå til Rapporter > Dashboards i HubSpot-kontoen din.
• Over dashbordrapportene klikker du påTildelt-lenken og deretter på Rediger tilgang.
  
  
• I panelet til høyre velger du brukerne du vil tildele tilgang til.
  • Hvis du vil at bare eieren av dashbordet skal kunne se dashbordet, velger du alternativknappen Privat for eier. Klikk deretter på Lagre.
  • Hvis du vil gi alle brukere tilgang til dashbordet, velger du alternativknappen Alle og deretter alternativknappenVis ogrediger eller alternativknappen Kun visning. Klikk deretter på Lagre.
  • Hvis du vil gi bare bestemte team og brukere tilgang til dashbordet:
    • Velgalternativknappen Kun bestemte brukere og team .
    • Velg alternativknappen Vis og rediger eller alternativknappen Kun visning.
    • Klikk på Neste.
    • Merk av i avmerkingsboksene ved siden av teamene og brukerne du vil gi tilgang til.
    • Klikk på Lagre.

Avtale- og billettpipelines

Superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til spesifikke avtale- og billettpipelines. For hver pipeline kan du gi tilgang til alle brukere i kontoen eller begrense tilgangen til enkelte brukere og team.

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• I menyen til venstre navigerer du til Objekter > Avtaler eller Objekter > Billetter.
• Klikk på Pipelines-fanen.
• I delen Velg en pipeline klikker du på rullegardinmenyen og velger en pipeline du vil redigere.
• Klikk på rullegardinmenyen Handlinger , og velg deretter Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere.
• Hvis du velger bestemte brukere eller team, søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet du vil gi tilgang til pipelinen, i søkefeltet.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til pipelinen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i Hvem har tilgang -delen.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en pipeline, begrenses tilgangen for alle andre. Hvis en bruker ikke har tillatelse til å se pipelinen:

• Begrensede pipelines vil være nedtonet i HubSpot-kontoen på datamaskinen og i mobilappen.
• De kan se en spesifikk avtale- eller billettpost hvis de får tilsendt en direkte lenke fra en bruker med tilgang til pipelinen.
• De kan se poster fra begrensede pipelines i rapporter.
• De kan se poster fra begrensede pipelines som assosiasjoner til poster.
• De kan søke etter poster i pipelinen.
• De kan ikke opprette nye oppføringer i pipelinen.

Dokumenter, spillbøker, sekvenser og salgsmaler

Når du har opprettet et dokument, en dreiebok, en sekvens eller en mal, kan du angi at tilgangsnivået skal være privat for eieren, delt med alle eller delt med bestemte brukere og team.

Finn ut hvordan du begrenser tilgangen til salgsinnhold.

Domener

Som standard kan brukere med brukerrettighetenLegg til og rediger domen er se og redigere alle domener, samt publisere innhold til alle domener. Hvis du vil begrense hvilke brukere som kan redigere eller publisere innhold til bestemte domener, kan du finne ut hvordan du tildeler publiseringstillatelser for domener til team.

Sosiale kontoer

Bare superadministratorer kan administrere hvilke brukere og team som har tilgang til bestemte sosiale kontoer. Hvis du eksplisitt gir en bruker eller et team tilgang til en sosial konto, begrenses tilgangen for alle andre. Brukere eller team uten tilgang kan ikke se eller administrere innlegg fra denne kontoen i det sosiale verktøyet.

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• I menyen til venstre navigerer du til Markedsføring > Sosialt.
• I fanen Kontoer, under kolonnen Kontotilgang , klikker du på Bare meg, Alle eller [antall team og brukere].
  

• I panelet til høyre velger du Privat for meg, Tilgjengelig for alle eller Velg brukere og team som kan redigere. Bare kunder med et Marketing Hub Enterprise-abonnementkan begrense tilgangen for brukere og team.
  • Hvis du velger bestemte brukere eller team, søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for brukeren eller teamet i søkefeltet.
  • Hvis du vil fjerne tilgangen fra en konto, fjerner du avmerkingen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i Hvem har tilgang -delen.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

E-post

Du kan tilordne redigeringstilgang til spesifikke markedsførings-e-poster til enkeltbrukere eller team fra e-postpanelet ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

E-poster som er tilordnet et team, kan bare redigeres av brukere i dette teamet. E-poster som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med e-postbrukertillatelsen.

Hvis en bruker i HubSpot-kontoen din ikke har tilgang til å redigere en bestemt e-post, kan vedkommende be om tilgang ved å følge trinnene nedenfor:

• Naviger til Markedsføring > E-post i HubSpot-kontoen din.
• Klikk på navnet på e-posten du vil ha redigeringstilgang til.
• Hold markøren over Gjennomgå og send-knappen øverst til høyre, og klikk deretter på Be om oppdatering av tillatelse.

• I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Godkjenner og velger en administrator i teamet ditt.
• Du kan eventuelt skrive inn en melding for å forklare hvorfor du trenger redigeringstilgang til e-posten.
• Klikk på Send forespørsel.
• Godkjenneren du valgte, blir varslet om at du har bedt om tilgang til e-posten. Du vil deretter motta en e-postbekreftelse etter at godkjenneren har gitt deg tilgang.

Filer

Administrer tilgangen til mapper og undermapper i filverktøyet for å kontrollere hvilke team som kan se eller redigere mappen og tilhørende filer. Du kan også gi alle team tilgang til en hovedmappe, men begrense tilgangen til en undermappe.

Du kan ikke konfigurere innstillinger for mappetilgang i systemmapper som genereres av HubSpot. Slik begrenser du tilgangen til en mappe:

• Naviger til Markedsføring > Filer og maler > Filer i HubSpot-kontoen din.

• Hold musepekeren over en mappe og klikk på Handlinger > Administrer tilgang.
  
  

• I panelet til høyre kan du konfigurere tilgangen til mappen:
  • Tilgjengelig for alle: alle brukere kan se og redigere mappen og tilknyttede filer.
  • Velg team som kan redigere: bare utvalgte team kan redigere mappen og tilknyttede filer.
    • Merk av i avmerkingsboksen ved siden av teamene du vil gi tilgang til.
    • Hvis du vil fjerne tilgangen fra et team, fjerner du avmerkingen ved siden av brukerens eller teamets navn, eller klikker på X i Hvem har tilgang -delen.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Egenskaper

Superadministratorer kan begrense tilgangen til en egenskap slik at bare bestemte brukere og team kan redigere egenskapen på poster. En begrenset egenskap vil fortsatt være synlig for alle brukere.

Brukere og team som ikke er gitt tilgang, vil se meldingen Du har ikke tillatelse til å redigere verdien i dette feltet når du holder musepekeren over egenskapen i en oppføring. Finn ut hvordan du begrenser redigeringstilgangen for egenskaper.

Sidefelt for poster

Du kan tilpasse sidefeltene som vises på kontakt-, firma-, avtale- og billettoppføringer, slik at ulike team har ulike visninger. Finn ut hvordan du tilpasser sidefelt for poster for bestemte team.

Rapporter

Det finnes flere måter å begrense tilgangen til rapporter på:

• Hvis en rapport ikke er lagt til i et dashbord, kan du begrense tilgangen til den individuelt fra rapportverktøyet.
• Du kan dele opp et rapportdashboard ved å tildele tilgang til dashboardet.

Du kan ikke begrense tilgangen til rapporter som finnes i analyseverktøyseksjonen eller individuelle egendefinerte analysevisninger.

Liste over tilgangsbegrensninger (BETA)

Superadministratorer kan angi hvilke team som har tilgang til hvilke lister ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Husk følgende når du tildeler tilgang til en liste eller aktiverer standardinnstillingen for tildeling:

• Lister med begrenset tilgang kan bare ses og velges av listeoppretteren og de tildelte teamene. Alle andre brukere kan ikke se eller velge listen. Dette gjelder for alle verktøy, for eksempel e-postmarkedsføring, arbeidsflyter og rapporter.
• I tillegg til listefiltrene vil en kontakt bare vises i en liste med begrenset tilgang hvis vedkommende oppfyller ett av følgende kriterier:
  
  • Kontakten eies av en bruker i det tildelte teamet.

• • En egendefinert HubSpot-brukeregenskap på kontaktoppføringen er satt til en bruker i det tildelte teamet.

• Hvis en bruker flytter til et annet team, vil vedkommende ikke lenger ha tilgang til eller kunne se listene han/hun tidligere hadde tilgang til, med mindre det nye teamet har tilgang til de samme listene.

E-postabonnementer (BETA)

Ved å begrense tilgangen til e-postinnstillingsgruppene dine kan du styre hvilke team som kan bruke hvilke abonnementstyper og kontorsteder i e-postmarkedsføring. Når en e-postpreferansegruppe er begrenset til et team, er det bare dette teamet som kan velge preferansegruppen når de skriver en e-post.

Slik tilordner du en preferansegruppe til et team:

• Gå til Markedsføring > E-post i HubSpot-kontoen din.
  
• Under Innstillingsgrupper klikker du på innstillingsgruppen du vil redigere.
  
• Klikk på Handlinger, og velg deretter Rediger.
  
• I panelet til høyre klikker du på rullegardinmenyen Teams (valgfritt) og velger deretter teamene du vil tilordne gruppen til.
  
• Klikk på Lagre.

Finn ut mer om hvordan du begrenser tilgangen til e-postabonnementene dine.

Arbeidsflyter

Du kan tilordne arbeidsflyter til et bestemt team fra dashbordet for arbeidsflyter ved hjelp av de generelle instruksjonene ovenfor.

Arbeidsflyter som er tilordnet et team, kan bare vises og redigeres av brukere i dette teamet. Arbeidsflyter som ikke er tilordnet, vil være tilgjengelige for alle brukere og team med brukertillatelsen for arbeidsflyter.

Kampanjer

Du kan begrense tilgangen til markedsføringskampanjer slik at enkelte team kan administrere kampanjens detaljer og endre hvilke ressurser som er knyttet til den.

Slik tildeler du tilgang til en kampanje til et team:

• Naviger til Markedsføring > Kampanjer i HubSpot-kontoen din.
• Hold musepekeren over en kampanje du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger og deretter på Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til kampanjen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av teamets navn, eller klikker på X i Hvem har tilgang -delen.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.

Annonser

Når du har koblet Google-, Facebook- eller LinkedIn-annonsekontoer til HubSpot, kan du tilordne dem til bestemte brukere og team.

Slik tildeler du tilgang til en annonsekonto:

• Klikk på settings innstillingssymbol i hovednavigeringsfeltet i HubSpot-kontoen din.
• Gå til Markedsføring > Annonser i menyen til venstre.
• Hold markøren over en annonsekonto du vil redigere tilgangen til, og klikk deretter på rullegardinmenyen Handlinger. Velg Administrer tilgang.
• I panelet til høyre velger du Tilgjengelig for alle eller Velg team som kan redigere.
• I søkefeltet søker du etter og merker av i avmerkingsboksen til venstre for navnet på teamet du vil gi tilgang til annonsekontoen.
• Hvis du vil fjerne tilgangen til kampanjen, fjerner du merket i avmerkingsboksen ved siden av teamets navn eller klikker på X i Hvem har tilgang -delen.
• Klikk på Lagre nederst i panelet.