Hvis innboksen din ikke ligger hos Office 365 eller Google, eller du bruker en Google Groups-konto, et e-postalias eller en delt postkasse (f.eks. en delt Microsoft 365-postkasse) til å kommunisere med kontakter, kan du konfigurere en hostet e-post i innboksen for samtaler, slik at du kan videresende e-post fra e-postklienten din til innboksen.
Hvis du for eksempel har en Google Groups-postliste, kan du legge til HubSpot-e-postadressen i Google Groups-innstillingene, slik at e-poster som sendes til Google Groups-kontoen, vises i innboksen for samtaler.
Det er to trinn for å konfigurere en vertsbasert e-post: Konfigurer den vertsbaserte e-posten i HubSpot, og legg deretter til den vertsbaserte e-posten som en videresendingsadresse i e-postleverandøren din.
Væroppmerksom på at HubSpot utfører sikkerhetskontroller av innkommende e-poster for å forhindre at søppelpost dukker opp i innboksen til HubSpot hosted conversations. Noen e-poster kan bli avvist. Hvis du tror at legitim e-post blir avvist, kan du kontakte IT-avdelingen for å forsikre deg om at e-postserveren er riktig konfigurert.
Konfigurere en vertsbasert e-postadresse i HubSpot
Du kan tilpasse en hostet e-postadresse i innstillingene for innboksen.
- Klikk på Innboksinnstillinger nederst til venstre.
- På fanen Kanaler klikker du på Koble til en kanal.
- Klikk på Team-e-post.
- Velg Annen e-postkonto.
- På neste skjermbilde kan du tilpasse hvordan fra-navnet og fra-adressen din skal vises når en kontakt mottar en e-post fra deg:
Merk: Du kan ikke bruke et fra-navn for mer enn én verts-e-postadresse. Fra-navnet må være unikt for den vertsbaserte e-postadressen du kobler til.
- Hvis du vil tilpasse fra-navnet som vises, klikker du på rullegardinmenyen Fra-navn og velger et alternativ.
- Agent- og firmanavn: Velg dette alternativet for å vise brukerens navn og firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
- Firmanavn: Velg dette alternativet for kun å vise firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
- Hvis du vil tilpasse fra-adressen, velger du alternativknappen ved siden av ett av alternativene.
- Bruk standard: standard fra-adresse for brukere med en betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standard fra-adresse for gratisbrukere vises som [username ]@[subdomain].hubspot.inbox.com.
- Tilpass fra-adressen: I tekstfeltet skriver du inn e-postadressen du vil vise. Hvis du skriver inn en e-postadresse som ikke gjenkjennes, må du bekrefte at du har tilgang til domenet. Klikk på Koble til domenet ditt for å koble til og godkjenne domenet som sender e-post.
Merk: Hvis du er en bruker av Marketing Hub, Sales Hub eller Service HubStarter, Professional eller Enterprise , kan du angi et tilkoblet e-postsendedomene som din egendefinerte send fra-adresse. Finn ut hvordan du kobler til et e-postsendedomene.
- Hvis du vil inkludere en teamsignatur i e-poster du sender fra innboksen, klikker du på Legg til teamsignatur.
- I tekstboksen kan du tilpasse teamsignaturen i Simple-redigeringsprogrammet .
- Bruk ikonene nederst for å formatere teksten, sette inn en lenke eller et bilde.
- Hvis du vil sette inn et personaliseringstoken som fylles ut med avsenderens fulle navn eller fornavn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn to ken og velger Fullt navn eller Fornavn. Når kontakten mottar en e-post fra teamets e-postadresse, vises navnet på brukeren som sendte e-posten, i e-postsignaturen.
- Til høyre kan du se en forhåndsvisning av hvordan fra-navnet, fra-adressen og e-postsignaturen vises i kontaktens innboks.
- Klikk på Neste.
- Som standard blir innkommende samtaler ikke tildelt, slik at teamet ditt kan sortere dem. Hvis du vil dirigere samtalen til bestemte brukere og teammedlemmer, klikker du for å slå på Tilordne samtaler automatisk .
- Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til og velg et rutingsalternativ:
- Spesifikke brukere og team: Rute innkommende samtaler til de valgte brukerne eller teamene. Velg navnene på brukerne eller teamene i rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
- Kontakteier: Rute innkommende samtaler til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier tilordnet til oppføringen og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes samtalen via e-post til den besøkendes eier.
- Som standard tilordnes innkommende samtaler bare til agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, blir e-postsamtalen ikke tildelt. Du kan fjerne merket i avmerkingsboksen Tilordne kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agentens tilgjengelighet.
- Som standard opprettes det en sak for innkommende samtaler:
- Hvis du vil tilpasse billettegenskapene, klikker du på Rediger billett.
- Rediger egenskapene i panelet til høyre, og klikk deretter på Lagre.
- Hvis du ikke ønsker å opprette en sak for hver innkommende samtale, kan du slå av Behandle innkommende samtaler som supportsaker .
- Klikk på Neste.
- I feltet Kopier vider esendingsadressen din forhåndsviser du videresendingsadressen. Hvis du vil redigere videresendingsadressen, klikker du på Tilpass adresse, redigerer adressen i dialogboksen og klikker på Lagre.
Før du kan begynne å motta e-post i innboksen for samtaler, må du legge til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren.
Merk: Du kan ikke redigere videresendingsadressen etter dette trinnet. Gjør eventuelle endringer før du er ferdig med å konfigurere vertsbasert e-post.
Legg til videresendingsadressen i e-postleverandørens innstillinger
Etter at du har konfigurert den vertsbaserte e-postadressen i HubSpot, må du legge til den vertsbaserte e-postadressen som en videresendingsadresse i e-postleverandørens innstillinger.
- Klikk på Kopier ved siden av videresendingsadressen i HubSpot.
- Hvis du vil se instruksjoner for hvordan du legger til videresendingsadressen, klikker du på rullegardinmenyen Velg en e-postleverandør. Følg trinnene for å legge til videresendingsadressen i e-postleverandørens innstillinger.
- Hvis leverandøren din ikke er oppført i rullegardinmenyen, kan du se listen over andre leverandører nedenfor:
- Når du har lagt til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren, går du tilbake til HubSpot og klikker på Koble til og fullfør nederst til høyre.
Merk: Maksimal e-poststørrelse for e-poster som sendes til vertsbaserte innbokser, er 30 MB. Dette inkluderer eventuelle vedlegg i e-posten.
Det kan hende du får et varsel om at en e-postbekreftelse er sendt til innboksen din. Gå til innboksen for samtaler i kontoen din for å se bekreftelseskoden og bekrefte e-posten din. Når den vertsbaserte e-posten din er koblet til, vises den sammen med de andre tilkoblede team-e-postkanalene. Finn ut hvordan du svarer på e-poster som videresendes til innboksen for samtaler.
Merk: Når en e-post videresendes til en hostet e-postadresse i innboksen for samtaler, knytter HubSpot som standard e-posten til kontaktoppføringen med Fra-adressen i den opprinnelige e-posten, ikke e-postadressen til videresenderen. Dette sikrer at e-postene knyttes riktig til kontakter hvis du bruker en automatisk videresendingsregel i innboksen. Finn ut hvordan du administrerer videresendingsreglene i innboksen.