Du kan opprette synkroniseringsegenskaper for å holde data konsistente på tvers av tilknyttede poster. Synkroniseringsegenskaper oppdateres automatisk når en egenskapsverdi angis eller endres i en tilknyttet post, slik at du ikke trenger å oppdatere flere poster med samme informasjon manuelt. Hvis du for eksempel oppdaterer en egenskap for et selskap, kan en synkroniseringsegenskap automatisk synkronisere verdien til en tilknyttet kontakt.
Hvis du har eksisterende arbeidsflyter som synkroniserer egenskapsverdier, kan du finne ut mer om hvorvidt arbeidsflytene dine kan erstattes av synkroniseringsegenskaper.
Merk: Følgende atferd gjelder for synkroniseringsegenskaper.
Opprette synkroniseringsegenskaper
Slik oppretter du en synkroniseringsegenskap:
- Gå til Egenskaper i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på Opprett egenskap.
- Velg objekttypen for egenskapen. Dette er objektet du vil at egenskapen skal vises på, og som har data synkronisert til seg (velg for eksempel Kontakt for å fylle ut synkroniseringsegenskapen på kontaktoppføringer, eller Avtale for å fylle den ut på avtaleoppføringer).
- Angi annen grunnleggende informasjon om egenskapen, og klikk deretter på Neste.
- Velg Egenskapssynkronisering som felttype, og klikk deretter på Neste.
- Velg kildeoppføringstype. Dette er objektet som eiendomsdataene skal hentes fra.
- Velg kildepostens egenskap. Dette er egenskapen som dataene skal hentes fra.
- Hvis objektrelasjonen har definerte assosiasjonsetiketter, velger du hvilke assosiasjoner du vil vurdere å synkronisere fra:
- Alle assosiasjonsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post uavhengig av etiketten.
- Velg assosiasjonsetiketter: synkroniser fra en tilknyttet post med en bestemt assosiasjonsetikett (f.eks. Primær for å synkronisere data kun fra postens primære selskap).
- Velg kriteriene som bestemmer hvilken post data skal synkroniseres fra. Dette er nødvendig hvis egenskapen tar hensyn til alle assosiasjoner mellom objektene, eller hvis du har valgt en etikett som kan brukes av mange poster. Hvis du vil angi hvilken post som skal synkroniseres fra, klikker du på rullegardinmenyen Velg hvilket [objekt] som skal synkroniseres fra, og velger deretter et alternativ:
- Først opprettet: Verdier synkroniseres fra den eldste tilknyttede posten. For en bestemt assosiasjonsetikett synkroniseres verdiene fra den eldste assosierte posten med denne etiketten.
- Sist opprettet: Verdiene synkroniseres fra den nyeste tilknyttede posten. For en bestemt assosiasjonsetikett synkroniseres verdiene fra den nyeste tilknyttede posten med den etiketten.
Når du har opprettet en synkroniseringsegenskap, vil synkroniseringsegenskapen også bli oppdatert når du angir eller oppdaterer kildeegenskapen. Synkroniseringen bør skje på mindre enn fem sekunder, men det kan ta lengre tid ved større datamengder.
Når du viser detaljene for en synkroniseringsegenskapsverdi, kan du se hvilken post og egenskap dataene ble synkronisert fra. I eksempelet nedenfor ble verdien synkronisert fra City-egenskapen på det tilknyttede selskapet The Dragonfly Inn.
Migrere fra arbeidsflyter til synkroniseringsegenskaper
Hvis du har brukt arbeidsflyter til å kopiere egenskapsverdier på tvers av objekter, kan du i visse tilfeller erstatte arbeidsflytene med nye synkroniseringsegenskaper.
Synkroniseringsegenskaper kopierer data i én retning, og baserer seg på en kildeegenskap (f.eks. Firmanavn i en firmapost) for å kopiere data til synkroniseringsegenskapen du oppretter (f.eks. Firmanavn (synkronisering) i en kontaktpost). Avhengig av retningen på dataene du vil synkronisere, kan du bestemme om du vil erstatte arbeidsflyten med en synkroniseringsegenskap eller ikke:
- Hvis du vil oppdatere egenskapsverdien på begge sider, bør du fortsette å bruke den eksisterende arbeidsflyten. Synkroniseringsegenskaper støtter ikke toveis synkronisering.
- Hvis du bare vil kopiere data i én retning, kan synkroniseringsegenskaper erstatte arbeidsflyten.
Slik migrerer du fra en arbeidsflyt for datasynkronisering til bruk av en synkroniseringsegenskap:
- Opprett en synkroniseringsegenskap for målobjektet. Hvis arbeidsflyten din for eksempel synkroniserer data til en kontaktegenskap, oppretter du en kontaktsynkroniseringsegenskap.
- I egenskapsinnstillingene klikker du på egenskapen som arbeidsflyten for øyeblikket synkroniserer data til, og deretter klikker du på fanen Brukes i for å se hvilke verktøy som bruker egenskapen (f.eks. lister, rapporter, arbeidsflyter).
- Erstatt egenskapen i de berørte verktøyene med den nye synkroniseringsegenskapen. Før du erstatter egenskapen, anbefales det å klone ressursene eller prosessene der egenskapen brukes, og deretter legge til den nye synkroniseringsegenskapen i den klonede versjonen for å bekrefte at synkroniseringen fungerer som forventet (f.eks. klone en rapport). For kontoer med et Enterprise-abonnement kan du også teste utskiftningene i en sandkassekonto.
- Når synkroniseringsegenskapen er lagt til i de berørte verktøyene, slår du av arbeidsflyten. Ikke slett arbeidsflyten før synkroniseringen fungerer som forventet.
- Når synkroniseringsegenskapen fungerer som forventet, kan du slette arbeidsflyten.
Merk: For ressurser eller prosesser som krever historiske data, bør du vente til synkroniseringsegenskapen har nok data før du erstatter den tidligere brukte egenskapen.