Skanowanie i maskowanie danych wrażliwych w HubSpot

Przeprowadź skanowanie i zamazuj dane wrażliwe, aby zidentyfikować poufne informacje przechowywane w działaniach CRM, takich jak notatki, rozmowy telefoniczne, zadania, wiadomości e-mail i spotkania. Superadministratorzy mogą uruchamiać skanowanie w celu wykrycia oznaczonych wartości i zamazania ich, jeśli w koncie skonfigurowano funkcję „Dane wrażliwe ”. Zmniejsza to ryzyko związane z niezgodnością z przepisami wynikające z nieumyślnego przechowywania danych finansowych lub dotyczących zdrowia. Jeśli funkcja „Dane wrażliwe ” nie jest włączona na Twoim koncie, możesz przejrzeć wyniki skanowania.

Zanim zaczniesz

Przed rozpoczęciem pracy z tą funkcją upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także jakie są ograniczenia tej funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Aby zredagować wykryte wartości,należy włączyć opcję „Dane wrażliwe ” na koncie.
• Jeśli nie skonfigurujesz funkcji „Dane wrażliwe”, nadal będziesz mógł skanować i przeglądać wyniki, ale zaznaczone wartości nie będą mogły zostać zamazane.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Skanowanie danych wrażliwych analizuje działania w systemie CRM z ostatnich 60 dni.
• Każde konto może przeprowadzić tylko jedno skanowanie co 30 dni.
• Funkcja redagowania zastępuje wykryte wartości tekstem zastępczym.

Skanowanie w poszukiwaniu danych wrażliwych

Skanowanie w poszukiwaniu danych wrażliwych pozwala wykryć wrażliwe wartości w działaniach CRM z ostatnich 60 dni. Tylko użytkownicy z uprawnieniami superadministratora mogą uruchamiać skanowania.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Bezpieczeństwo”.
3. Kliknij kartę „Dane wrażliwe ”.
4. W sekcji „Skanowanie danych wrażliwych ” kliknij „Rozpocznij skanowanie”. Jeśli skanowanie zostało już wcześniej przeprowadzone, kliknij „Skanuj ponownie”.
   
   
   
   
5. W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok typów danych, które chcesz przeskanować (np. dane osobowe( PII) lub informacje dotyczące zdrowia).
6. W sekcji „Wyklucz słowa kluczowe ze skanowania ” wprowadź słowa kluczowe, które chcesz wykluczyć. Naciśnij klawisz Enter po każdym słowie kluczowym, aby je dodać.
7. W prawym dolnym rogu kliknij „Dalej”.
8. Sprawdź informacje i zaznacz pole wyboru, aby wyrazić zgodę.
9. Kliknij „Rozpocznij skanowanie”. Podczas trwania skanowania w sekcji„Skanowanie danych wrażliwych ” wyświetlany jest baner „Trwa skanowanie ”. Gdy wyniki skanowania będą dostępne, zostanie wysłane powiadomienie e-mailowe.

Przejrzyj wyniki skanowania danych wrażliwych

Przejrzyj wyniki skanowania, aby sprawdzić wykryte wartości i ustalić, czy konieczne jest podjęcie działań. Tylko użytkownicy posiadający uprawnienia superadministratora mogą przeglądać wyniki i podejmować działania.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji „Bezpieczeństwo”.
3. Kliknij kartę „Dane wrażliwe ”.
4. W sekcji „Skanowanie danych wrażliwych ” kliknij opcję „Wyświetl wyniki”.
5. Aby filtrować wyniki, kliknij menu rozwijane u góry. Aby filtrować według nazwy rekordu, wpisz nazwy rekordów w pasku wyszukiwania „ searchIcon ”.
6. Aby przejrzeć daną aktywność, najedź kursorem na tę aktywność i kliknij opcję „Wyświetl szczegóły”.
7. W prawym panelu kliknij „Wyświetl w CRM ”, aby wyświetlić pełne szczegóły działania. Aby wyświetlić konkretną wartość, która została oznaczona, kliknij „Wartość nr”.

Oznacz wartości jako niewrażliwe

Oznacz wartości jako niepoufne, aby wskazać, że zaznaczone informacje nie wymagają redagowania. Po oznaczeniu wartości jako niepoufnych pozostają one na koncie.

1. W prawym panelu zaznacz pole wyboru „Oznacz jako niepoufne ”.
2. Kliknij przycisk Dalej.
3. Kliknij ponownie „Dalej”.
4. Kliknij „Potwierdź”.

Ukrywanie wartości z konta

Jeśli w swoim koncie masz włączoną opcję „Dane wrażliwe”, możesz usunąć wartości z konta. Spowoduje to trwałe usunięcie wartości z działań CRM. Pierwotna wartość zostanie zastąpiona tekstem zastępczym.

1. W prawym panelu kliknij przycisk Dalej.
2. Zaznacz pole wyboru obok wartości, którą chcesz usunąć, a następnie kliknij Dalej.
3. Kliknij „Potwierdź”.

Po redagowaniu pierwotna wartość zostanie zastąpiona tekstem zastępczym, np. REDACTED-ACCOUNT-NUMBER.