Typy zwrotów wiadomości e-mail

Zwrot wiadomości jest również nazywany raportem o niedostarczeniu/odbiorze (NDR). Jest to zautomatyzowana wiadomość z serwera e-mail odbiorcy zawierająca szczegółowe informacje na temat konkretnego problemu z dostarczeniem wiadomości e-mail.

Jeśli wiadomość marketingowa lub wiadomość e-mail typu one-to-one zawierała wielu odbiorców, ale jeden lub więcej kontaktów zostało odesłanych, HubSpot nadal będzie próbował dostarczyć wiadomość e-mail do pozostałych prawidłowych kontaktów. Szczegółowe informacje na temat typu zwrotu i odpowiedzi serwera są dostępne w zakładce Odbiorcy wysłanych wiadomości marketingowych.

Marketingowe wiadomości e-mail

Gdy kontakty otrzymają twardy zwrot w e-mailu marketingowym, HubSpot odrzuca je jako odbiorców przyszłych e-maili marketingowych. Chroni to reputację wysyłania wiadomości e-mail, zapobiegając zwrotom w przyszłości. Jeśli jakikolwiek prawidłowy kontakt odbije się od e-maila marketingowego, prawdopodobnie filtr bezpieczeństwa blokuje przychodzącą wiadomość.

Aby rozwiązać problem:

• Poproś kontakt o współpracę z zespołem IT w celu dodania wysyłanych adresów IP do listy dozwolonych.
• Gdy zespół IT doda Twój wysyłający adres IP do listy dozwolonych, anuluj zwrot kontaktu na koncie HubSpot.

Indywidualne wiadomości e-mail

W przypadku wiadomości e-mail wysłanych za pośrednictwem połączonej skrzynki odbiorczej szczegóły zwrotu są dostępne w zaangażowaniu wiadomości e-mail na osi czasu kontaktu. Zwrot w przypadku wiadomości sprzedażowej wysłanej z funkcji systemu CRM HubSpot wyświetli mniej informacji niż wiadomość marketingowa, ponieważ została wysłana za pośrednictwem połączonej skrzynki odbiorczej.Otrzymasz wiadomość zwrotną z pełną odpowiedzią na zwrot w swojej własnej skrzynce odbiorczej.

Uwaga: HubSpot dąży do wykrywania zwrotów wiadomości e-mail typu "jeden do jednego" i wiadomości e-mail wysłanych za pośrednictwem narzędzia Sekwencje, ale niektóre odesłane wiadomości e-mail nie dostarczają wystarczających informacji, aby HubSpot mógł w pełni zidentyfikować pierwotną przyczynę nieudanego wysłania. Zwroty wiadomości e-mail wysłanych poza HubSpot nie zostaną wykryte.

Rodzaje zwrotów

• Twardy zwrot: zazwyczaj oznacza trwały błąd, ale może być również spowodowany przez rygorystyczny filtr bezpieczeństwa wiadomości e-mail. Aby chronić reputację nadawcy wiadomości e-mail, HubSpot wyklucza te kontakty z przyszłych wiadomości e-mail.
• Miękki zwrot: wskazuje na tymczasowy problem z serwerem odbiorcy lub inny tymczasowy problem techniczny. Kontakty, które otrzymały miękki zwrot, mogą otrzymywać od Ciebie wiadomości e-mail w przyszłości.
• Zwrotoczekujący: spowodowany tymczasowym problemem technicznym z serwerem wysyłającym lub odbierającym wiadomości e-mail. HubSpot kontynuuje próbę wysłania wiadomości e-mail przez maksymalnie 72 godziny. Jeśli wiadomość nie zostanie dostarczona w tym czasie, staje się miękkim zwrotem.
• Zwrotglobalny: Twardy zwrot z trwałego powodu na trzech lub więcej kontach HubSpot. Stałe zwroty obejmują nieznanego użytkownika i zapełnioną skrzynkę pocztową. Zwroty globalne są usuwane z przyszłych wiadomości e-mail na wszystkich kontach HubSpot.
  

Błędy twardego zwrotu i zalecenia

Poniżej przedstawiono możliwe przyczyny twardego zwrotu kontaktu:

• Nieznany użytkownik: oznacza stały błąd spowodowany nieprawidłowym adresem e-mail. HubSpot automatycznie odrzuca kontakty z przyszłych wiadomości e-mail, jeśli zostaną one zwrócone z tego powodu. Jeśli kontakt zostanie odesłany z tego powodu na trzech kontach HubSpot, adres e-mail zostanie odesłany globalnie.
• Skrzynka pocztowa pełna: oznacza stały błąd spowodowany opuszczeniem skrzynki odbiorczej. HubSpot automatycznie odrzuca kontakty z przyszłych wiadomości e-mail, jeśli odbiją się z tego powodu. Jeśli kontakt zostanie odesłany z tego powodu na trzech kontach HubSpot, adres e-mail zostanie odesłany globalnie.

• Treść: coś w treści lub temacie wiadomości e-mail uruchomiło filtry antyspamowe. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie adresów IP wysyłających wiadomości do listy dozwolonych, a następnie anuluj zwrot kontaktu w HubSpot.

• Spam: coś w treści, temacie lub adresie From wiadomości e-mail zostało sklasyfikowane jako spam przez serwer poczty e-mail odbiorcy. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie adresów IP wysyłających wiadomości do listy dozwolonych, a następnie anuluj zwrot w HubSpot.

• Polityka: wiadomość e-mail nie przeszła jednej z polityk bezpieczeństwa serwera odbiorcy, ale nie jest jasne, której. Obejmuje to błędy uwierzytelniania DMARC, DKIM i SPF. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie adresów IP wysyłających wiadomości do listy dozwolonych, a następnie anuluj zwrot kontaktu w HubSpot.

• Inne: obejmuje to wszelkie globalne zwroty lub jeśli odpowiedź z serwera e-mail odbiorcy nie była wystarczająco szczegółowa, aby skategoryzować zwrot. Aby rozwiązać problem, należy poprosić kontakt o dodanie adresów IP wysyłających wiadomości do listy dozwolonych, a następnie anulować zwrot w HubSpot.

Szczegóły zwrotu dla kontaktu można sprawdzić w zakładce Odbiorcy wysłanej wiadomości e-mail:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Marketingowa wiadomość e-mail.
• Kliknij nazwę wiadomości e-mail zawierającej kontakty, które otrzymały zwrot.
• Kliknij kartę Odbiorcy .
• W menu na lewym pasku bocznym kliknij Zwrot.
• Kliknij odbiorcę, aby wyświetlić więcej szczegółów na temat przyczyny zwrotu. W kolumnie Powód możesz sprawdzić problem, który napotkał HubSpot podczas próby dostarczenia wiadomości e-mail do odbiorcy.

Można również wyświetlić wartość kontaktu we właściwościPowód twardego zwrotu wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail do kontaktu została globalnie odrzucona, ale żadna z wiadomości e-mail wysłanych do kontaktu z konta HubSpot nie została odrzucona, wówczas właściwość Email hard bounce reason nie będzie miała powiązanej wartości.

Błędy i zalecenia dotyczące miękkiego zwrotu

• Tymczasowy problem techniczny z pocztą e-mail odbiorcy: serwer odbiorcy może być przeciążony, przekroczył limit czasu lub przeszedł zmiany konfiguracji, które uniemożliwiły mu zaakceptowanie wiadomości. Utwórz klon oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij go do odpowiednich kontaktów w późniejszym terminie. W przypadku wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży jeden do jednego, spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.

• Odrzucona przez filtr bezpieczeństwa poczty e-mail odbiorcy: wystąpił tymczasowy problem z serwerem odbiorcy lub adresami IP wysyłania HubSpot. Aby rozwiązać problem, poproś kontakt o dodanie Twoich wysyłających adresów IP do ich listy dozwolonych. Następnie utwórz klon oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij go do dotkniętych problemem kontaktów w późniejszym terminie. W przypadku wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży jeden do jednego, spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.

• Twój zespół IT nie autoryzował HubSpot do wysyłania wiadomości e-mail w Twoim imieniu: Twój zespół IT skonfigurował niestandardową politykę DMARC, która musi zostać zaktualizowana, aby uwzględnić HubSpot. Skontaktuj się z zespołem IT, aby przesłać mu dokumenty dotyczące korzystania z polityki DMARC z HubSpot.

• Tymczasowy problem techniczny: mógł wystąpić tymczasowy problem techniczny z serwerem e-mail odbiorcy lub serwerem e-mail HubSpot. Utwórz klon oryginalnej wiadomości e-mail i wyślij go do dotkniętych problemem kontaktów w późniejszym terminie. W przypadku wiadomości e-mail dotyczących sprzedaży jeden do jednego, spróbuj wysłać wiadomość ponownie w późniejszym terminie.