Przypisywanie i zmiana właścicieli rekordów za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji „Rotate record to owner” w ramach przepływu pracy , aby przypisywać rekordy do użytkowników korzystających z płatnych planów sprzedaży i obsługi klienta. Za pomocą tej akcji możesz przypisywać użytkowników na podstawie właściwości „właściciel” [rekordu] lub dowolnej niestandardowej właściwości użytkownika w HubSpot.

Jeśli korzystasz z akcji „Rotate record to owner” w ramach przepływu pracy w celu przypisywania rekordów zgłoszeń lub leadów (BETA), możesz skorzystać z dodatkowych opcji dystrybucji, takich jak równoważenie obciążenia, metoda „round robin” i losowy wybór.

Zapoznaj się z wymaganiami i uwagami

Podczas korzystania z akcji przepływu pracy „Rotate record to owner ” obowiązują następujące wymagania i ograniczenia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Podczas przypisywania rekordów do konkretnych użytkowników:
  • Użytkownicy muszą być aktywni i mieć przypisane sprzedaży lub Service Hub Professional lub Enterprise.
  • Użytkownicy posiadający licencje podstawowe i z prawem tylko do przeglądania lub ci, którzy nie przyjęli zaproszenia do dołączenia do konta HubSpot, będą wyświetleni na szaro.
• Podczas przypisywania rekordów do zespołu:
  • Zespół musi mieć co najmniej jednego użytkownika z przypisanym Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise. W przeciwnym razie zespół zostanie wyświetlony na szaro podczas konfigurowania akcji przepływu pracy. 
  • Tylko główni członkowie zespołu, którym przypisano licencję Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise będą kwalifikować się do przypisania. Dodatkowi członkowie zespołu nie zostaną uwzględnieni.
  • Jeśli konto uczestniczy w programie beta „Obsługa wielu głównych zespołów w celu uzyskania pełnej funkcjonalności ”, wszyscy członkowie zespołu będą kwalifikować się do przypisania.
• Użytkownicy dezaktywowani lub użytkownicy, którzy nie posiadają już płatnej licencji, będą wyświetlani w regułach przekierowywania z czerwoną ramką i nie będą uwzględniani w przypisaniach.

Zrozumienie kwestii

• Jeśli właściciel konta HubSpot synchronizuje się z Salesforce, akcja może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Salesforce może próbować zaktualizować HubSpot o poprzedniego właściciela, nawet po usunięciu uprawnień właścicielskich w HubSpot.
• Przy przypisywaniu leadów za pomocą tej akcji należy wyłączyć opcję Synchronizuj właściciela potencjalnego klienta z właścicielem kontaktu lub firmy ”.

Rozkład przypisywania w przepływie pracy

• Domyślnie podczas przydzielania zarejestrowanych rekordów będą one przypisywane użytkownikom równomiernie w ramach wybranego zespołu lub pomiędzy określonymi użytkownikami. 
• Jeśli nie ma żadnego kwalifikującego się użytkownika, któremu można by przydzielić rekord w ramach rotacji, lub jeśli nie wybrano żadnego zespołu do przypisania opartego na zespołach, właściciel nie zostanie przypisany.
  
• Jeśli dodasz lub usuniesz właścicieli z tej akcji po włączeniu przepływu pracy:
  • Liczba przypisania dla tej akcji zostanie zresetowana, a losowe przypisywanie rozpocznie się od nowa.
  • Nowo zarejestrowane rekordy będą przydzielane rotacyjnie wszystkim wybranym właścicielom lub członkom zespołu w równym stopniu, niezależnie od liczby przydziałów rotacyjnych dotyczących wcześniej zarejestrowanych rekordów.
• HubSpot zezwala na rotację tylko jednego obiektu naraz, aby zapewnić sprawiedliwy podział.
  • Jeśli w akcji „rotacja obiektów” znajduje się jednocześnie wiele obiektów, tylko jeden z nich zostanie przepuszczony, a pozostałe będą ponawiać próbę.
  • Może to spowodować, że przejście obiektów przez tę akcję potrwa dłużej.

Przypisywanie rekordów za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję „Przekaż rekord właścicielowi”: 
   • Właściwość użytkownika HubSpot: wybierz właściwość użytkownika, której chcesz użyć w tej akcji. Domyślnie wybrana jest właściwość „Właściciel [obiektu] ”. Możesz też użyć dowolnej innej niestandardowej właściwości użytkownika. 
   • Zastąp, jeśli [obiekt] ma już właściciela: wybierz , czy chcesz zastąpić istniejące wartości właściwości użytkownika. 
   • Rotacja między: wybierz , czy chcesz rotować między konkretnymi użytkownikami czy zespołami. 
     • Konkretni użytkownicy: wybierz konkretnych użytkowników, którym mają być przypisywane rekordy.
     • Zespoły: wybierz konkretny zespół, któremu chcesz przypisać rekordy.
7. Po skonfigurowaniu przepływu pracy kliknij przycisk Zapisz u góry ekranu.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy. 
   
   

Dodatkowe opcje dystrybucji Podczas

• Równoważenie obciążenia: automatyczna ocena i przypisanie rekordu do użytkownika z najmniejszą liczbą otwartych, przypisanych zgłoszeń.
• „Round Robin”: przypisywanie rekordów w kolejności rotacyjnej.
• Losowo: przypisuj rekordy losowo do kwalifikujących się użytkowników z puli przypisania.

Przypisywanie potencjalnych klientów lub transakcji (BETA) za pomocą przepływów pracy

Aby przypisywać potencjalnych klientów lub transakcje (BETA) za pomocą akcji „Rotuj rekord do właściciela” w przepływie pracy: 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy opartego na potencjalnych klientach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Rotate record to owner”.
6. Skonfiguruj akcję przepływu pracy „Przekaż rekord właścicielowi” dla zgłoszeń:
   • Właściwość właściciela: domyślnie zostanie ustawiona na „Właściciel potencjalnego klienta ”. Możesz również wybrać dowolną inną właściwość użytkownika związaną z potencjalnym klientem.
   • Przypisanie [obiektu]: wybierz jedną z poniższych opcji: 
     
     • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisujprzychodzące rekordy do określonych użytkowników lub zespołów. Możesz wybrać spośród następujących typów dystrybucji: równoważenie obciążenia, round robin lub losowe.
     • Właściciel kontaktu: przypisuj przychodzące rekordy do właściciela kontaktu.
       • Kontakt musi miećprzypisanego właściciela do swojego rekordui być śledzony za pomocą pliku cookie.
       • Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub jeśli przypisanie nie powiedzie się, zostanie użyta opcja awaryjna. Zdecydowanie zaleca się dodanie użytkownika do opcji awaryjnej, aby zapobiec pojawianiu się zadań nieprzypisanych lub nieadresowanych powiadomień wewnętrznych. 
       • Nikt: przychodzącerekordy nie będą przypisywane do żadnego z członków zespołu.
7. Po ustawieniu typu przypisania należy skonfigurować opcje przypisania:
   • Zastąp istniejącego właściciela [obiektu]: zastąp wszystkich istniejących właścicieli rekordów nowym właścicielem na podstawie reguł przypisywania.
   • Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy z ustawieniem „Nieobecny” nie otrzymają przypisanych rekordów, nawet jeśli są uwzględnieni w regułach przypisywania. Tylko dostępni użytkownicy otrzymają zgłoszenia. Jeśli wszyscy użytkownicy z puli przypisywania są nieobecni, właściwość „Właściciel [obiektu] ” lub „Użytkownik niestandardowy”zostanie ustawiona na „nieprzypisany” lub „(Brak właściciela)”.
8. W górnej części ekranu kliknij „Zapisz”.
9. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.

Przypisywanie zgłoszeń za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy opartego na zgłoszeniach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję przepływu pracy „Przekaż rekord właścicielowi” dla zgłoszeń:
   • Właściwość właściciela: domyślnie zostanie ustawiona na „Właściciel zgłoszenia ”. Możesz również wybrać dowolną inną właściwość użytkownika zgłoszenia. 
   • Przypisanie zgłoszenia: wybierz jedną z następujących opcji: 
     • Agent obsługi klienta: przychodzącezgłoszenia będą kierowane doagenta obsługi klienta. Dowiedz się więcej o konfiguracji agenta obsługi klienta.
     • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisujprzychodzące zgłoszenia do określonych użytkowników lub zespołów. Możesz wybrać spośród następujących typów dystrybucji: równoważenie obciążenia, round robin lub losowa. 
     • Tylko zespół: kieruj przychodzące zgłoszenia do zespołów bez przypisywania właściciela zgłoszenia.
       • Zgłoszenia pojawią się w widokach zespołowych w centrum pomocy, w tym w sekcjach„Nieprzypisane do mojego zespołu” i„Otwarte w moim zespole”.
       • Do przekierowywania zespołowego można wybrać wyłącznie zespoły, w których przynajmniej jeden użytkownik posiada licencjęService Hub. 
     • Właściciel kontaktu:przypisuj przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu.
       • Kontakt musi miećprzypisanego właściciela do swojego rekordui być śledzony za pomocą pliku cookie. 
       • Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub jeśli przypisanie nie powiedzie się, zostanie użyta opcja rezerwowa.
     • Nikt: przychodzącezgłoszenia nie będą przypisywane do żadnego z członków zespołu.
7. Po ustawieniu typu przypisania skonfiguruj ustawienia przypisania:
   • Zastąp dotychczasowego właściciela zgłoszenia: zastąp dotychczasowych właścicieli zgłoszeń nowym właścicielem zgodnie z regułami przypisywania. 
   • Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy z ustawieniem „Nieobecny” nie będą otrzymywać zgłoszeń, nawet jeśli są uwzględnieni w regułach przypisywania. Zgłoszenia będą przypisywane wyłącznie do dostępnych użytkowników. Jeśli wszyscy użytkownicy z puli przypisywania są nieobecni:
     • Właściciel zgłoszenia lub niestandardowa właściwość użytkownikazostanie ustawiona na „nieprzypisany ” lub „(brak właściciela)”.
     • Właściwość zgłoszenia „Przypisane zespoły ” zostanie ustawiona na wszystkie zespoły docelowe z opcji routingu.
8. W górnej części ekranu kliknij „Zapisz”. 
9. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.