Przypisywanie i zmiana właścicieli rekordów za pomocą przepływów pracy

Skorzystaj z akcji „Rotate record to owner” w ramach przepływu pracy , aby przypisywać rekordy do użytkowników korzystających z płatnych planów sprzedaży i obsługi klienta. Za pomocą tej akcji możesz przypisywać użytkowników na podstawie właściwości „właściciel” [rekordu] lub dowolnej niestandardowej właściwości użytkownika w HubSpot.

Jeśli korzystasz z akcji „Rotate record to owner” w ramach przepływu pracy w celu przypisywania rekordów zgłoszeń lub leadów (BETA), możesz skorzystać z dodatkowych opcji dystrybucji, takich jak równoważenie obciążenia, metoda „round robin” i losowy wybór.

Zapoznaj się z wymaganiami i uwagami

Podczas korzystania z akcji przepływu pracy „Rotate record to owner ” obowiązują następujące wymagania i ograniczenia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Podczas przypisywania rekordów do konkretnych użytkowników:
  • Użytkownicy muszą być aktywni i mieć przypisane sprzedaży lub Service Hub Professional lub Enterprise.
  • Użytkownicy posiadający licencje podstawowe i z prawem tylko do przeglądania lub ci, którzy nie przyjęli zaproszenia do dołączenia do konta HubSpot, będą wyświetleni na szaro.
• Podczas przypisywania rekordów do zespołu:
  • Zespół musi mieć co najmniej jednego użytkownika z przypisanym Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise. W przeciwnym razie zespół zostanie wyświetlony na szaro podczas konfigurowania akcji przepływu pracy. 
  • Tylko główni członkowie zespołu, którym przypisano licencję Sales lub Service Hub Professional lub Enterprise będą kwalifikować się do przypisania. Dodatkowi członkowie zespołu nie zostaną uwzględnieni.
  • Jeśli konto uczestniczy w programie beta „Obsługa wielu głównych zespołów w celu uzyskania pełnej funkcjonalności ”, wszyscy członkowie zespołu będą kwalifikować się do przypisania.
• Użytkownicy dezaktywowani lub użytkownicy, którzy nie posiadają już płatnej licencji, będą wyświetlani w regułach przekierowywania z czerwoną ramką i nie będą uwzględniani w przypisaniach.

Zrozumienie kwestii

• Jeśli właściciel konta HubSpot synchronizuje się z Salesforce, akcja może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Salesforce może próbować zaktualizować HubSpot o poprzedniego właściciela, nawet po usunięciu uprawnień właścicielskich w HubSpot.
• Podczas przypisywania leadów za pomocą tej akcji należy wyłączyć opcję Synchronizuj właściciela potencjalnego klienta z właścicielem kontaktu lub firmy ”.

Rozkład przypisywania w przepływie pracy

• Domyślnie podczas przydzielania zarejestrowanych rekordów będą one przypisywane użytkownikom równomiernie w ramach wybranego zespołu lub pomiędzy określonymi użytkownikami. 
• Jeśli dodasz lub usuniesz właścicieli z tej akcji po włączeniu przepływu pracy:
  • Liczba przypisów dla tej akcji zostanie zresetowana, a losowe przypisywanie rozpocznie się od nowa.
  • Nowo dodane rekordy będą przydzielane na zasadzie rotacji równomiernie wszystkim wybranym właścicielom lub członkom zespołu, niezależnie od liczby przydziałów rotacyjnych dotyczących wcześniej dodanych rekordów.
• HubSpot zezwala na rotację tylko jednego obiektu naraz, aby zapewnić sprawiedliwość w dystrybucji.
  • Jeśli w akcji „rotacja obiektów” znajduje się jednocześnie wiele obiektów, tylko jeden z nich zostanie przepuszczony, a pozostałe będą ponawiać próbę.
  • Może to spowodować, że przejście obiektów przez tę akcję potrwa dłużej.

Przypisywanie rekordów za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję „Przekaż rekord właścicielowi”: 
   • Właściwość użytkownika HubSpot: wybierz właściwość użytkownika, której chcesz użyć w tej akcji. Domyślnie wybrana jest właściwość „Właściciel [obiektu] ”. Możesz też użyć dowolnej innej niestandardowej właściwości użytkownika. 
   • Zastąp, jeśli [obiekt] ma już właściciela: wybierz , czy chcesz zastąpić istniejące wartości właściwości użytkownika. 
   • Rotacja między: wybierz , czy chcesz rotować między konkretnymi użytkownikami czy zespołami. 
     • Konkretni użytkownicy: wybierz konkretnych użytkowników, którym mają być przypisywane rekordy.
     • Zespoły: wybierz konkretny zespół, któremu chcesz przypisać rekordy.
7. Po skonfigurowaniu przepływu pracy kliknij przycisk Zapisz u góry ekranu. 
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy. 
   
   

Dodatkowe opcje dystrybucji Podczas

• Równoważenie obciążenia: automatyczna ocena i przypisanie rekordu do użytkownika z najmniejszą liczbą otwartych, przypisanych zgłoszeń.
• „Round Robin”: przypisywanie rekordów w kolejności rotacyjnej.
• Losowo: przypisywanie rekordów losowo do kwalifikujących się użytkowników z puli przypisywania.

Przypisywanie potencjalnych klientów za pomocą przepływów pracy (BETA)

Aby przypisywać potencjalnych klientów za pomocą akcji „Rotuj rekord do właściciela” w przepływie pracy: 

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy opartego na potencjalnych klientach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Rotate record to owner”.
6. Skonfiguruj akcję przepływu pracy „Przekaż rekord właścicielowi” dla zgłoszeń:
   • Właściwość właściciela: domyślnie zostanie ustawiona na „Właściciel potencjalnego klienta ”. Możesz również wybrać dowolną inną właściwość użytkownika potencjalnego klienta.
   • Przypisanie leadu: wybierz jedną z poniższych opcji: 
     
     • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisujprzychodzące rekordy do określonych użytkowników lub zespołów. Możesz wybrać spośród następujących typów dystrybucji: równoważenie obciążenia, round robin lub losowe.
     • Właściciel kontaktu: przypisuj przychodzące rekordy do właściciela kontaktu.
       • Kontakt musi miećprzypisanego właściciela do swojego rekordui być śledzony za pomocą pliku cookie.
       • Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub jeśli przypisanie nie powiedzie się, zostanie zastosowana opcja rezerwowa.
     • Nikt: przychodzącerekordy nie będą przypisywane do żadnego z członków zespołu.
7. Po ustawieniu typu przypisania skonfiguruj ustawienia przypisania:
   • Zastąp istniejącego właściciela potencjalnego klienta: zastąp wszystkich dotychczasowych właścicieli rekordów nowym właścicielem zgodnie z regułami przypisywania.
   • Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy z ustawieniem „Nieobecny” nie otrzymają rekordów, nawet jeśli są uwzględnieni w regułach przypisywania. Tylko dostępni użytkownicy otrzymają zgłoszenia. Jeśli wszyscy użytkownicy z puli przypisywania są nieobecni, właściwość [obiekt] Właściciel lub Właściciel niestandardowyzostanie ustawiona na „nieprzypisany” lub „(Brak właściciela)”.
8. W górnej części ekranu kliknij „Zapisz”.
9. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.

Przypisywanie zgłoszeń za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy opartego na zgłoszeniach lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję. 
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję „Przekaż rekord właścicielowi”.
6. Skonfiguruj akcję przepływu pracy „Przekaż rekord właścicielowi” dla zgłoszeń:
   • Właściwość właściciela: domyślnie zostanie ustawiona na „Właściciel zgłoszenia ”. Możesz również wybrać dowolną inną właściwość użytkownika zgłoszenia. 
   • Przypisanie zgłoszenia: wybierz jedną z następujących opcji: 
     • Agent obsługi klienta: przychodzącezgłoszenia będą kierowane doagenta obsługi klienta. Dowiedz się więcej o konfiguracji agenta obsługi klienta.
     • Konkretni użytkownicy i zespoły: przypisujprzychodzące zgłoszenia do określonych użytkowników lub zespołów. Możesz wybrać spośród następujących typów dystrybucji: równoważenie obciążenia, round robin lub losowa. 
     • Tylko zespół: kieruj przychodzące zgłoszenia do zespołów bez przypisywania właściciela zgłoszenia.
       • Zgłoszenia pojawią się w widokach zespołowych w centrum pomocy, w tym w sekcjach„Nieprzypisane do mojego zespołu” i„Otwarte w moim zespole”.
       • Do przekierowywania zespołowego można wybrać wyłącznie zespoły, w których przynajmniej jeden użytkownik posiada licencjęService Hub. 
     • Właściciel kontaktu:przypisuj przychodzące zgłoszenia do właściciela kontaktu.
       • Kontakt musi miećprzypisanego właściciela do swojego rekordui być śledzony za pomocą pliku cookie. 
       • Jeśli nie ma właściciela kontaktu lub jeśli przypisanie nie powiedzie się, zostanie użyta opcja rezerwowa.
     • Nikt: przychodzącezgłoszenia nie będą przypisywane do żadnego z członków zespołu.
7. Po ustawieniu typu przypisania skonfiguruj ustawienia przypisania:
   • Zastąp dotychczasowego właściciela zgłoszenia: zastąp dotychczasowych właścicieli zgłoszeń nowym właścicielem zgodnie z regułami przypisywania. 
   • Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników: użytkownicy z ustawieniem „Nieobecny” nie będą otrzymywać zgłoszeń, nawet jeśli są uwzględnieni w regułach przypisywania. Zgłoszenia będą przypisywane wyłącznie do dostępnych użytkowników. Jeśli wszyscy użytkownicy z puli przypisywania są nieobecni:
     • Właściciel zgłoszenia lub niestandardowa właściwość użytkownikazostanie ustawiona na „nieprzypisany ” lub „(brak właściciela)”.
     • Właściwość zgłoszenia „Przypisane zespoły ” zostanie ustawiona na wszystkie zespoły docelowe z opcji routingu.
8. W górnej części ekranu kliknij „Zapisz”. 
9. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.