Configurar rotações de reuniões

Agendador de reuniões Os revezamentos permitem agendar reuniões em nome de um grupo ou equipe de representantes. Ao criar um novo agendador de reuniões em um registro de contato, empresa, negócio ou registro de ticket, você pode revezar o organizador das suas reuniões. Você também pode usar o agendador de reuniões nas páginas de agendamento.

Antes de começar

Para usar os revezamentos do agendador de reuniões ao agendar reuniões ou criar páginas de agendamento:

• O usuário que está agendando a agendador de reuniões deve ter uma licença atribuída do Sales ou Service e permissões para Criar página de agendamento para outros .
• Todos os usuários incluídos no revezamento do agendador de reuniões devem ter licenças atribuídas do Sales ou Service.
• Os usuários no agendador de reuniões também devem ter um calendário conectado e a sincronização de calendário ativada.

Configurar uma rotação de reunião

Para criar uma rotação de reunião:

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Reuniões de ferramentas > .
3. Clique na guia Rotações de Reunião . Então clique Crie uma rotação.
4. No painel direito, insira um Nome da rotação.
5. Para adicionar usuários à rotação, clique no botão Membros rotativos menu suspenso. Em seguida, selecione os usuários ou equipes que deseja adicionar. Se você selecionar equipes, adicionar ou remover usuários da equipe adicionará ou removerá os membros da rotação.
6. Na seção Lógica de distribuição , selecione como as reuniões devem ser atribuídas aos membros:
   • Distribuir reuniões igualmente entre os membros: As reuniões girarão igualmente entre todos os membros.
   • Distribuir reuniões com base em uma porcentagem ponderada atribuída a cada membro: você pode atribuir uma porcentagem ponderada a cada membro. Isso é útil se você for um novo membro da equipe da Onboarding e não quiser que ele se envolva em tantas reuniões.
   • Clique em Salvar.
7. Para editar a porcentagem ponderada dos membros, clique no nome da rotação.
   • Na tabela de rotação, haverá um Peso coluna. No campo Peso , insira o peso relativo de cada membro. Isso indica a porcentagem relativa de reuniões que eles devem receber (em comparação com outros membros).
   • Por padrão, cada membro receberá um peso de 100%. Se você mantiver cada membro em 100%, todos receberão um número igual de reuniões. Se os pesos de todos os membros forem iguais (independentemente do número), eles receberão igual número de reuniões.
   • Se você definir um membro para 100% e outro para 50%, o representante com 100% terá o dobro de reuniões que o outro.
   • Devido à natureza relativa da configuração, você pode adicionar e remover membros da sua rotação sem precisar verificar se todas as porcentagens somam 100%.
   • Clique em Salvar e redefinir contagens.

Observação: ao usar uma rotação agendador de reuniões em uma página de agendamento de revezamento com a opção Priorizar contato proprietário ativada, a disponibilidade da contato proprietário aparecerá antes da disponibilidade do próximo membro da rotação.

Editar uma rotação de reunião

1. Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
2. No menu da barra lateral esquerda, acesse Reuniões de ferramentas > .
3. Clique no nome da rotação.
4. Se um membro não estiver disponível (por exemplo, para treinamento ou férias), clique para desativar a opção Disponibilidade . Em seguida, na caixa pop-up, confirme que deseja desativar a disponibilidade. O membro não será programado como organizador para reuniões que usam essa rotação até que seu botão de disponibilidade seja ativado novamente.

Observação: o revezamento do agendador de reuniões só ignorará um membro se a opção Disponibilidade desse membro estiver desativada. Se a opção Disponibilidade estiver ativada, eles continuarão a ser mostrados na rotação, mesmo que o calendário conectado não tenha horários disponíveis para agendamento.

5. Para editar o nome ou os membros de uma rotação, clique em Editar rotação.
   • No painel direito, edite a rotação nome ou membros.
   • Adicionar um novo membro a um rodízio redefinirá o número de reuniões reservadas para todos os membros no rodízio para garantir uma distribuição uniforme de reuniões para todos os membros no futuro.