Criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados

Com o construtor de relatórios personalizados da HubSpot, você pode analisar várias fontes de dados no HubSpot. A diferença entre o construtor de relatórios personalizados e outros tipos de relatórios da HubSpot é que você pode exibir dados de atividades de marketing e vendas, além de objetos. Por exemplo, você pode criar um relatório para medir como as contas-alvo estão se envolvendo com seu site.

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Noções básicas sobre os requisitos

• Para criar relatórios com o construtor de relatórios personalizados, o usuário deve ter as permissões Criar/possuir e Editar relatório. 

• Os relatórios existentes não podem ser mesclados em um único relatório. Para consolidar informações, crie um novo relatório personalizado que inclua as fontes de dados, campos, filtros e detalhamentos relevantes. Se os dados não puderem ser combinados em um único relatório, considere simplificar as métricas, usar os conjuntos de dados disponíveis, quando aplicável, ou manter os relatórios separados em um painel. 

Visão geral do construtor de relatórios personalizados

A criação de um relatório no construtor de relatório personalizado pode ser dividida nas seguintes etapas:

1. Selecionar as fontes de dados do relatório: selecione os tipos de dados do HubSpot que o relatório incluirá.
2. Adicionar campos ao relatório: selecione os dados de propriedade, evento e atividade específicos para os quais deseja gerar relatórios.
3. Personalizar filtros de relatório: defina limites e demarcações para os campos que você adicionou.
4. Configurar visualização do relatório: escolha como deseja que os dados sejam exibidos.
5. Salvar ou exportar o relatório: disponibilize o relatório para você e outras pessoas visualizarem ou exporte para tornar os dados off-line.

Se não tiver certeza de qual é o melhor tipo de gráfico a ser usado para o seu relatório, você pode usar o recurso de gráfico inteligente para começar. Ao ativar o gráfico inteligente antes de adicionar os campos, o HubSpot sugerirá automaticamente o tipo de gráfico baseado nos campos que você adicionar. Depois de selecionar um tipo de gráfico recomendado, o HubSpot organizará automaticamente os campos em canais recomendados. Saiba mais sobre como usar o gráfico inteligente. 

Criar um relatório 

Para elaborar seu relatório: 

1. Na sua conta HubSpot, clique em Mais e navegue até Relatórios > Relatórios. Se Mais não aparecer na sua conta, navegue diretamente para Relatórios > Relatórios.
2. No canto superior direito, clique na seta para baixo ao lado de Criar relatório e selecione Relatório personalizado.

Fonte de dados

3. Selecione sua fonte de dados:
   • Para selecionar uma fonte de dados do CRM, marque a caixa de seleção ao lado de uma propriedade. A primeira caixa de seleção que você marcar será a fonte de dados Principal. Todas as caixas de seleção adicionais serão fontes de dados secundárias. Saiba mais sobre como selecionar as fontes de dados.

3. • Para usar um conjunto de dados, clique na guia Conjunto de dados e selecione um dos conjuntos de dados disponíveis (somente Data Hub Enterprise ). 
   • Clique em Aplicar.
4. Para adicionar um rótulo de associação, clique no ícone de três pontos verticais no canto superior direito do painel Dados . Use os menus suspensos para selecionar rótulos de associação e clique em Salvar.

Visualização

5. Em seguida, selecione uma visualização de relatório clicando no menu suspenso Visualização . Ative a opção Recomendar com base em dados para escolher automaticamente o melhor gráfico para suas métricas e dimensões. A quantidade de campos que você pode adicionar a um relatório depende do tipo de relatório:
   • Gráficos de barras verticais, linhas e área: você pode adicionar no máximo 12 campos ao eixo Y e um campo ao eixo X, ou um campo aos eixos X e Y e um campo Dividir por.
   • Barra horizontal: você pode adicionar no máximo 12 campos ao eixo X e um campo ao eixo Y, ou um campo ao eixo X e um campo a cada eixo X e Y e um campo Dividir por.
   • Gráficos de combinação: você pode adicionar no máximo quatro campos.
   • Donut, torta, KPI: você pode adicionar no máximo 30 campos de valor, ou um campo de valor e um campo de Dividir por.
   • Medidor: você pode adicionar no máximo um campo de valor.
   • Tabela dinâmica: você pode adicionar no máximo 30 campos, com no máximo quatro linhas e quatro colunas.
   • Tabela: você pode adicionar no máximo 30 campos.

Observação: os campos de evento podem ser vistos na seção Eventos em determinadas fontes de dados. Atualmente, você pode escolher apenas um campo de evento para o relatório personalizado; e os dados no campo serão limitados automaticamente a um determinado período.

Campos de dados

Os campos de dados permitem analisar dados de objeto único ou entre objetos para responder a perguntas sobre seu negócio.

6. Em seguida, em Campos de dados, clique em + Adicionar. Arraste as propriedades para as seções de campos de dados disponíveis com base na visualização que você selecionou. Exemplos de campos que podem estar disponíveis incluem:
   • Eixo X:: a linha horizontal no relatório.
   • Eixo Y: a linha vertical no relatório.
   • Dividir por: as seções ou categorias do relatório.
   • Valores: o montante, valor ou quantidade do relatório (ou seja, o que está sendo contabilizado).
   • Agrupar por: as seções ou categorias do relatório.

Observação: adicionar um campo com uma grande valor de dados ao canal Dividir por pode fazer com que o relatório não seja carregado. Saiba mais sobre como evitar os erros Muitos pontos de dados solicitados. Os relatórios que contêm mais de 99 valores na propriedade Discriminar por não poderão ser exibidos nos painéis e terão de ser visualizados na ferramenta de relatórios.

6. • Colunas: as colunas do relatório.

   • Visualizar detalhes do ponto por: para gráficos de dispersão, este canal divide os dados criando pontos no gráfico de acordo com o campo especificado. Enquanto a opção Dividir por criará pontos organizados por cor, este slot organizará todos os dados sem cor ou mapeamentos adicionais. Use esse canal, em vez de Dividir por ao gerar relatórios de conjuntos de dados maiores. Aceita campos de dimensão.

   • Exibir tamanho do ponto por: para gráficos de dispersão, use este canal para adicionar um terceiro valor numérico ao gráfico e escalar automaticamente os dados com bolhas na visualização. Aceita campos de medidas.

7. Os campos podem ser definidos como um de dois tipos de agregação, que refletem se uma agregação é executada nos dados do campo. Para definir o tipo, passe o mouse sobre a propriedade e clique no ícone de lápis . Em seguida, clique no menu suspenso Agregação para selecionar o tipo e clique em Aplicar:

• • Dimensões: campos sem agregação, exibidos como cinza. As dimensões podem ser qualquer tipo de dados (incluindo datas, números, booleanos e strings). Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo X e à opção Dividir por.
  • Medidas: campos com um método de agregação definido, exibidos como verde. As medidas são normalmente valores numéricos ou quantitativos, como o número de negócios associados. Este tipo de campo só pode ser adicionado ao eixo Y. Você pode adicionar até 12 medidas a um relatório.

Campos de fórmula

Os campos de fórmula podem ser usados no construtor de relatórios personalizados (somente Data Hub Enterprise). Saiba mais sobre a criação de campos usando fórmulas.

Filtrar relatório

Personalize os filtros de relatório para ser mais específico sobre quais dados são exibidos no relatório. Você pode filtrar por data e dimensões. Não é possível adicionar medidas agregadas como filtros.

1. No menu da barra lateral esquerda, clique em Filtrar.
2. Em Filtros, clique em + Adicionar.
3. Arraste filtros para a seção Filtros .
4. Defina as regras de filtragem clicando na seta para baixo ao lado do filtro. Na caixa de diálogo, clique no menu suspenso e selecione uma opção. Se você selecionou mais de um filtro, poderá agrupá-los clicando no menu suspenso Agrupar com outro filtro . Em seguida, clique em Aplicar ou Salvar.
5. Depois que os filtros forem selecionados, você pode clicar no menu suspenso Regras para escolher como combinar seus filtros.
6. Saiba como criar campos de fórmula.

Estilizar seu relatório

Você pode personalizar como um relatório é exibido, incluindo opções de eixo, empilhamento, tema de cores e formatação de colunas.

1. No menu da barra lateral esquerda, clique na guia Estilo .
2. Com base na visualização selecionada, serão exibidos diferentes campos que você pode usar para personalizar o estilo do seu gráfico. Alguns desses campos podem incluir:
   • Cumulativo: para relatórios de gráficos de linha e de área com valores de data ou hora no eixo X, represente valores cumulativamente em todo o eixo X.
   • Mostrar rótulos de dados: por padrão, os gráficos incluem rótulos de dados para mostrar valores específicos. Para ocultar esses rótulos, desmarque a caixa de seleção.
   • Mostrar IDs de registro: por padrão, os IDs de CRM registro internos dos registros por trás dos pontos de dados da visualização são mostrados no gráfico. Para ocultar esses rótulos, desmarque a caixa de seleção.
   • Empilhado: empilha os valores Discriminar por , o que pode melhorar a legibilidade de um relatório.
   • Escala do eixo: a escala em que seus dados são exibidos; linear ou logarítmica.
     • Linear: representa os dados do gráfico em uma escala verdadeira. O gráfico exibirá os valores discrepantes em destaque.
     • Logarítmica: sintetize os dados do gráfico para reduzir o espaço entre os pontos de dados. Isto pode ser útil quando for necessário comparar dados que contenham discrepâncias significativas.
   • Posição da legenda: por padrão, a legenda do gráfico será exibida na parte superior para indicar os dados por valor e cor. Para alterar a posição da legenda, clique no menu suspenso e, em seguida, selecione uma posição.
   • Paleta de cores: selecione o esquema de cores do gráfico de um conjunto de temas de cores do HubSpot ou suas próprias cores de marca. Para usuários com daltonismo ou deficiência visual, a opção Preenchimento de padrão cria um padrão exclusivo para cada cor que facilita a leitura dos relatórios.
   • Rótulo do eixo Y: edite o nome do rótulo no eixo Y. Se nenhuma alteração for feita, o rótulo do eixo Y será definido automaticamente como o nome da propriedade da primeira medição listada.
   • Máx.: o valor máximo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 100 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para exibir até um valor de 100
     • Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
     • Quando usada com uma escala de eixo logarítmica, o construtor de relatórios arredondará esse valor para o incremento mais próximo com base nessa escala.
   • Mín.: o valor mínimo exibido pelo eixo de um gráfico. Essa configuração controla o zoom na visualização. Por exemplo, um valor de 50 em um gráfico de barras verticais definirá o eixo Y para começar com um valor de 50. Essa configuração não filtra os dados do relatório e é usada apenas para fins de exibição.
   • Meta mensal: insira um número para adicionar uma linha de meta ao gráfico. A meta mensal somente pode ser usada na visualização XY (por exemplo, gráfico de barras verticais, área ou linhas) quando uma propriedade baseada em data for usada no eixo X.
   • Mostrar legenda do balão: para gráficos de dispersão, quando o relatório contiver um campo Exibir tamanho do ponto por , você pode adicionar o tamanho do balão à legenda, marcando a caixa de seleção.

1. • Formato do rótulo de dados: para gráficos de dispersão, quando a opção Mostrar rótulos de dados estiver selecionada, escolha quais rótulos de dados serão exibidos no gráfico. Por exemplo, selecione (X,Y) para mostrar rótulos de dados para valores dos eixos X e Y.
   • Opacidade: para gráficos de dispersão, defina a opacidade dos pontos no gráfico. Uma menor opacidade pode ser útil quando os dados se sobreporem visualmente.
   • Mostrar marcadores: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem indicadores em pontos de dados ao longo dos eixos. Para remover os indicadores, desmarque a caixa de seleção.
   • Mostrar hoje: por padrão, os gráficos de linha e de área incluem apenas dados de dias anteriores. Para incluir dados do dia atual até o momento, marque a caixa de seleção.
   • Mostrar totais: por padrão, os gráficos de rosca e pizza exibem os dados totais incluídos no relatório. Para ocultar o total, desmarque a caixa de seleção.

1. • Eixos Y 1 e 2: para gráficos combinados, você pode selecionar se deseja exibir cada eixo Y como um gráfico de Barra, Linha ou Área. As configurações para cada tipo de visualização do eixo Y são as mesmas que aquelas disponíveis para o tipo de gráfico geral. Para adicionar dados a outro eixo Y, clique e arraste uma medida para a seção eixo Y na guia Configurar .
   • Modo eixo Y: por padrão, os gráficos combinados são definidos para o modo Eixo duplo.
   • Faixas: use faixas coloridas para indicar visualmente um conjunto de valores em sua visualização de medidor. Por exemplo, você pode ter amarelo para bom desempenho, laranja para desempenho médio e vermelho para desempenho ruim.
     • Para configurar uma faixa, defina os seguintes valores:
       • De: insira o valor inicial da faixa.
       • Para: insira o valor final da faixa.
       • Cor: defina uma cor para a sua faixa.
     • Para adicionar outra faixa, clique em Adicionar faixa.
     • Para remover uma faixa, clique no X ao lado dela.

Usar um modelo

Comece com um modelo predefinido em vez de um relatório em branco.

1. Clique na guia Modelo .
2. Clique entre as opções Para você e Fonte de dados para ver diferentes modelos.
3. Clique no ícone Filtro para personalizar o modelo por fonte de dados ou visualização. Em seguida, clique em Aplicar.

Usar o Breeze Assistant para gerar ou personalizar um relatório

Use o Breeze Assistant, o assistente de IA conversacional da HubSpot, para descrever o relatório que você deseja em um prompt de linguagem natural. Ele gera a configuração do relatório para você (dimensões, métricas, tipo de gráfico, etc.) em vez de você configurá-lo manualmente.

Observação: você pode gerenciar o acesso aos recursos de IA nas suas configurações de IA e configurar quais dados são compartilhados. Consulte as Perguntas frequentes sobre a confiança na IA e os Cartões de modelo de IA da HubSpot para obter informações detalhadas sobre controles de segurança de IA, uso de dados e conformidade.

1. No menu da barra lateral esquerda, clique na guia Breeze .
2. Clique em um dos prompts sugeridos ou digite seu prompt na caixa de texto.
3. Clique no ícone de adição + para adicionar arquivos, prompts, conectores, habilidades, agentes ou artefatos. Em seguida, clique no ícone de seta para cima

4. Se quiser aplicar personalizações de relatório ou um relatório gerado por IA, clique em Aplicar ao construtor na parte inferior da janela de chat.

5. O relatório agora será exibido na visualização. Você pode continuar a personalizar o relatório clicando em uma das guias no menu da barra lateral esquerda.

Exportar dados não resumidos

Você também pode exportar um relatório para disponibilizar os dados off-line. Ao configurar um relatório para exportar, todos os campos na seção Campos serão incluídos como colunas na exportação. Todos os campos do relatório serão exportados com o nome mais atualizado. 

1. No canto superior direito, clique em Ações e selecione Exportar dados não resumidos.

2. Na caixa de diálogo, insira o nome da exportação e selecione Formato de arquivo no qual deseja salvar o relatório. Clique em Exportar. O arquivo começará a ser processado e receberá uma notificação assim que o relatório estiver disponível para download.

Compartilhe seu relatório em andamento

Você pode criar um link para este relatório com todas as suas alterações sem salvá-lo.

1. Acima da visualização do relatório, clique em Compartilhar.
2. Na caixa pop-up, clique em Copiar.

Atualize seu relatório

Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. No entanto, você pode atualizar manualmente um relatório uma vez a cada 15 minutos para recuperar novos dados.

1. No canto superior direito, clique em Ações e em Atualizar para atualizar manualmente o relatório.
2. Por padrão, a opção Atualizar ao fazer alterações está ativada. Para desativar isso, desative a opção .

Salve seu relatório

Quando o relatório estiver configurado, você pode salvá-lo na lista de relatórios, no painel ou exportar os dados do HubSpot.

1. No canto superior direito, clique em Criar. 
2. No painel direito, insira o nome do relatório, as tags do relatório e uma descrição.
3. Selecione onde deseja salvar o relatório para:
   • Não adicionar ao painel: o relatório será adicionado apenas à sua lista de relatórios.
   • Adicionar ao painel existente: o relatório será adicionado a um painel existente. Para selecionar o painel para adicionar o relatório, clique no menu suspenso.
   • Adicionar ao novo painel: o relatório será adicionado a um painel que você criará. Insira o nome do painel e selecione sua visibilidade.
4. Clique em Próximo.
5. Em Quem pode acessar esse relatório?, selecione o nível de acesso que você deseja conceder a este relatório.
6. Clique em Salvar.
7. O relatório aparecerá na sua lista de relatórios.

Gerenciar relatórios

Saiba mais sobre como gerenciar seus relatórios na sua lista de relatórios.

Limites de relatórios e dados

Considere os seguintes limites ao usar o construtor de relatórios personalizados:

• Para aumentar o desempenho, os relatórios que não são de tabela estão limitados a 1.000 linhas exclusivas de dados. Para reduzir o número de linhas em um relatório, é recomendável adicionar filtros para tornar seus dados mais específicos ou usar dimensões que tenham um número menor de valores exclusivos (por exemplo, várias propriedades de tipo de seleção). Os relatórios de tabela são paginados e podem conter mais de 1.000 linhas.
• Novos dados levam de 10 a 15 minutos para aparecerem nos relatórios. Por exemplo, se você criar um novo contato que atenda aos critérios de um relatório, o contato demorará de 10 a 15 minutos para aparecer no relatório.
• Os relatórios criados com o construtor de relatórios personalizados serão atualizados automaticamente, a cada duas horas, com os novos dados disponíveis. Para obter novos dados antes da próxima atualização automática, saiba como atualizar manualmente um relatório.
• Alguns campos, como Equipe da HubSpot e Proprietário, serão exportados com a ID interna, em vez dos rótulos da HubSpot. 
• Para relatórios de eventos, há um intervalo de tempo máximo de 10 anos ou 10 milhões de eventos (somente Professional ) e 100 milhões de eventos (somente Enterprise ). Se houver mais de 10 milhões de eventos (somente Professional) ou 100 milhões de eventos (somente Enterprise) para o tipo de evento selecionado, o período disponível será encurtado. O período mínimo para os relatórios de eventos é de um mês para Professional e dois meses para Enterprise. Isso ocorre para garantir que o relatório seja carregado com eficiência e em tempo hábil.