Criar registos com fluxos de trabalho

Utilize um fluxo de trabalho para automatizar o processo de criação de um novo registo no HubSpot e reduzir os processos administrativos para si e para a sua equipa. Utilizando a ação Criar registo, é possível criar registos para os seguintes tipos de objectos:

• Contatos
• Empresas
• Negócios
• Tickets (somente Service Hub Professional e Enterprise) 
• Leads (Sales Hub Professional e Enterprise apenas) 
• Objetos personalizados (somente Enterprise)

Antes de começar

Ao criar registros com fluxos de trabalho, lembre-se do seguinte:

• Ao criar registos do mesmo tipo que o fluxo de trabalho, certifique-se de que o registo recém-criado não cumpre os accionadores de inscrição para o fluxo de trabalho. Caso contrário, pode criar um ciclo infinito em que os registos recém-criados criam incessantemente novos registos.
• Um endereço de e-mail é obrigatório para criar registros de contato com um fluxo de trabalho. É recomendável usar um token de personalização para inserir um valor do registro inscrito. Por exemplo, se você tiver um formulário de referência no seu site, use o valor da propriedade de referência para criar um novo registro de contato.
• Para criar registos de objectos personalizados com um fluxo de trabalho, o objeto personalizado deve ser associado ao tipo de objeto do fluxo de trabalho. Por exemplo, se o seu objeto personalizado não estiver associado ao objeto de contacto, não é possível criar registos de objectos personalizados em fluxos de trabalho baseados em contactos. Saiba mais sobre definição de objectos personalizados.

Criar registos com um fluxo de trabalho

• Na sua conta HubSpot, acesse Automações > Fluxos de trabalho.
• Clique no nome  de um fluxo de trabalho existente ou crie um novo fluxo de trabalho.
• Clique no ícone de adição plus para adicionar uma ação do fluxo de trabalho.
• No painel esquerdo, clique para expandir CRM. Em seguida, selecionar Criar registo.

• Clique no menu pendente Tipo de registo a criar e, em seguida, seleccione o tipo de objeto .
• As propriedades apresentadas em cada ação Criar registo dependem do tipo de objeto selecionado:
  • Negócio: os campos obrigatórios são Nome do negócio e Pipeline e estado do negócio. Recomenda-se igualmente a definição de Data de fecho e Montante. Saiba mais sobre propriedades do negócio por defeito. 
  • Ticket: os campos obrigatórios são Nome do ticket e Pipeline e estado do ticket. Recomenda-se igualmente que defina a fonte do bilhete e Descrição do bilhete. Saiba mais sobre propriedades predefinidas dos bilhetes.
  • Contacto: o campo obrigatório é Email. Recomenda-se igualmente que defina o nome do contacto Primeiro nome e Último nome. Saiba mais sobre propriedades de contacto predefinidas.
  • Empresa: o campo obrigatório é Nome de domínio da empresa ou Nome da empresa. Saiba mais sobre propriedades por defeito da empresa.
  • Lead: não existem campos obrigatórios quando se utiliza a ação Criar registo com leads, mas recomenda-se geralmente que se preencham os campos Etiqueta do lead e Fase do pipeline do lead. 

Observe: não é possível utilizar tokens de personalização em campos numéricos.

• Para definir a atribuição de registos recentemente criados, clique no menu pendente Assign to. Em seguida, seleccione uma das seguintes opções: 
  • proprietário existente do [Objeto]: atribuir o novo registo ao proprietário existente do registo inscrito. Por predefinição, os registos de novos negócios, bilhetes e empresas serão definidos para esta opção. 
    • Se o registro inscrito não for atribuído, o novo negócio não será atribuído a ninguém.
    • Para selecionar uma propriedade de proprietário personalizada, clique no menu suspenso Qual proprietário e selecione a propriedade do proprietário. 
  • Utilizador específico: atribui o registo a um utilizador específico. Para selecionar o usuário, clique no menu suspenso Qual proprietário e selecione o usuário.
  • Ninguém: o registo não será atribuído a ninguém. 
• Por predefinição, os novos registos de contacto não serão atribuídos a nenhum utilizador. Se pretender atribuir um registo de contacto:
  • Clique em Definir outra propriedade de contacto.
  • Clique no menu pendente Definir outra propriedade de contacto e seleccione Contactar o proprietário.
  • Defina a atribuição do contacto no menu pendente Assign to . 

• Para definir propriedades adicionais para os seus novos registos, clique em Definir outra propriedade [objeto].
• Para copiar uma propriedade do objeto atual para uma propriedade do seu novo registo, clique em Copiar uma propriedade para uma propriedade [objeto].

Atenção: as propriedades de origem e de destino têm de ter tipos de campo compatíveis para poderem ser copiadas. As propriedades incompatíveis não aparecerão como opções na propriedade de destino na sua ação de fluxo de trabalho. Saiba mais sobre as propriedades de origem e de destino compatíveis com para copiar valores de propriedade em fluxos de trabalho.

• Configure as suas novas associações de registos:
  • Por predefinição, os registos criados por um fluxo de trabalho serão associados ao registo que foi inscrito no fluxo de trabalho.
  • Para copiar toda a atividade da linha cronológica do registo inscrito para o novo registo, seleccione a opção Adicionar à atividade da linha cronológica do [objeto] inscrito para o [novo tipo de registo].
  • Para associar o novo registo a outros tipos de registo, seleccione as caixas de verificação junto a esses tipos de registo.

• Se estiver a criar um registo de negócio, pode associar os negócios recém-criados a itens de linha:
  • Clique no menu pendente Adicionar um item de linha para associar um produto ao criar um registo de negócio.
  • Para adicionar outro item de linha, clique em +Adicionar item de linha. Para eliminar um item de linha, clique no ícone do caixote do lixo à direita do item de linha.
• Depois de configurar a ação Criar registo, na parte superior, clique em Guardar.