Hantera användarnas tillgänglighet för konversationsinkorgen

I inställningarna för hantering av tillgänglighet i konversationernas inkorg kan du granska ditt teams tillgänglighetsstatus och vilka inkorgar de har tillgång till i ditt konto.

Om du vill lägga till eller ta bort användare från en inkorg går du till inställningarna för din inkorg.

Ange användarnas arbetstider

Superadministratörer och enskilda användare kan ställa in veckoarbetstid baserat på användarens tidszon. När en användare är utanför sina arbetstider ändras deras tillgänglighet till Borta och de är inte berättigade till automatisk tilldelning i konversationsinkorgen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under Allmänna arbetstider klickar du på + Lägg till timmar. Använd rullgardinsmenyerna för att välja veckodag samt start- och sluttid. Om du vill ta bort en dag klickar du på ikonen delete delete icon.
7. Klicka på Spara.
8. Längst upp i användarposten kan du nu se användarens tillgänglighetsstatus och arbetstider för dagen.
   
   • Om du vill ändra tillgänglighetsstatus manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och sedan på Tillgänglig eller Borta.
   • Om du vill redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Ange användarens arbetstid utanför kontoret

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstider i menyn i vänster sidofält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under Out of office klickar du på + Lägg till datum. Om du vill ange en tidsperiod för när du ska vara borta från kontoret klickar du på fälten för datumväljare och väljer datum. Använd rullgardinsmenyerna för att välja start- och sluttid. Om du vill ta bort datum klickar du på ikonen delete delete icon.
7. Klicka på Spara.
8. Högst upp i användarposten kommer användarens tillgänglighetsstatus och arbetstid för dagen att återspegla start- och slutdatumet för användarens out of office-period.
   
   • Om du vill ändra tillgänglighetsstatus manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och sedan på Tillgänglig eller Borta.
   • Om du vill redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Synkronisera kalenderhändelser med HubSpot

Om du använder HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook Calendar kan du automatiskt synkronisera out of office-händelser mellan din kalender och HubSpot.

Så här synkroniserar du out of office-händelser mellan HubSpot och din Google- eller Outlook-kalender:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
• I avsnittet Out of office markerar du kryssrutan Synkronisera out of office med din kalender.

Ange din tillgänglighetsstatus från konversationernas inkorg

I början av en användares arbetstid sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Tillgänglig. I slutet av en användares arbetstid sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Borta. Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus under dagen för att återspegla när de är Borta.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Inkorg.
2. Klicka på rullgardinsmenyn Du är tillgänglig längst upp till vänster. Välj sedan ett alternativ:
   
   • Ställ insom borta: du kommer att markeras som Borta tills du manuellt ändrar statusen tillbaka till Tillgänglig.
   • Ställ in som tillfälligt borta: om du har en tilldelad serviceplats kan du ställa in dig själv som borta under en viss tidsperiod.
     
     • Välj en fördefinierad tidsperiod i dialogrutan. Om du vill ange en anpassad tid klickar du på Custom och anger sedan önskad tid. När tidsperioden har löpt ut återgår din status till Available.
     • Klicka på Spara.
   
   

Ange tillgänglighetsstatus för teammedlemmar

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Inbox & Help Desk > Tillgänglighetshantering i det vänstra sidofältet.
3. I tabellen visas de användare som har åtkomst till din inkorg eller helpdesk. Om en användare inte finns med i tabellen kan du läsa mer om hur du kontrollerar åtkomst till inkorgen.
4. Om du vill filtrera användare klickar du på filtren längst upp i tabellen och väljer ett värde. Filter som du använder kommer att vara synliga för alla användare som öppnar den här vyn framöver.
5. Om du vill ta bort filter klickar du på Rensa filter.
6. Klicka på användarens status och klicka sedan på Tillgänglig eller Borta.
   
   

Observera: Om du är en gratisanvändare kan du se dina andra teammedlemmars status, men du kan inte göra ändringar i en annan användares sändningsstatus .

När användaren navigerar till sin inkorg visas en varning som meddelar att en administratör har ändrat användarens status till Borta . För att ta emot chattar igen måste de klicka på Ställ in mig själv som tillgänglig.

Konfigurera regler för kanalroutning

Läs om hur du konfigurerar routningsregler för varje inkorgskanal så att inkommande konversationer automatiskt dirigeras till specifika användare och team i ditt konto.