Synkronisera Salesforce-ärenden med HubSpot-ärenden

Synkronisera Salesforce-ärenden med HubSpot för att säkerställa att supportaktiviteterna är samordnade mellan de båda plattformarna. När du har anslutit Salesforce-integrationen kan du ställa in en dubbelriktad synkronisering av Salesforce-ärenden till HubSpot-ärenden, vilket gör det möjligt för teamen att visa och hantera kundärenden från vilket av systemen som helst.

När ett ärende till exempel skapas eller uppdateras i Salesforce kommer motsvarande ärende i HubSpot automatiskt att återspegla dessa ändringar. Detta hjälper support- och serviceteamen att upprätthålla enhetliga register, rapportera om ärendeaktivitet och samarbeta utan att behöva växla mellan verktyg.

Konfigurera synkroniseringen av ärenden

Så här konfigurerar du synkroniseringen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Salesforce.
3. Gå till fliken Datasynkronisering.
4. Klicka på Ärenden.
5. Klicka på Konfigurera ticketsynkronisering.
6. På sidan Synkroniseringsregler bestämmer du hur poster ska skapas, uppdateras och raderas i antingen HubSpot eller Salesforce.
   • I avsnittet Skapa och uppdatera ärenden kan du se vad som händer med poster när ett ärende i Salesforce eller ett ärende i HubSpot skapas eller uppdateras.

• • I avsnittet Ta bort ärenden väljer du vad som ska hända när ett Salesforce-ärende eller ett HubSpot-ärende tas bort. Du kan välja antingen Ta bort ärendet eller Gör ingenting.
  • I avsnittet Regel för att lösa synkroniseringskonflikter väljer du vilken app som ska prioriteras om det uppstår datakonflikter.

7. Klicka på Nästa.
8. På sidan ”Kopplingar” väljer du vilka kopplingar du vill synkronisera från Salesforce till HubSpot.

• • Klicka för att växla mellan de kopplingar du vill synkronisera mellan Salesforce och HubSpot.

• • För varje koppling klickar du på rullgardinsmenyn i fältet Primär koppling och väljer det fält som du vill att HubSpot ska använda för att koppla ihop de två objekten.
  • Klicka på rullgardinsmenyn ”Kopplingsetikett” och välj den kopplingsetikett du vill använda.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Synkroniseringsriktning och välj hur du vill att kopplingen ska synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce (Tvåvägssynkronisering, Endast från Salesforce till HubSpot eller Endast från HubSpot till Salesforce).

9. Klicka på Nästa.
10. På sidan ”Fältmappningar” kan du se alla obligatoriska ticketegenskaper i HubSpot som kommer att mappas till motsvarande fält i Salesforce.

11. Klicka på Nästa.
12. Granska hur Salesforce-ärendefälten är kopplade till HubSpot-ärendets egenskaper.

• • Klicka på rullgardinsmenyn ” ”i HubSpot för att välja den HubSpot-egenskap som du vill koppla Salesforce-fälten till.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Synkroniseringsregel för att välja synkroniseringsregel för varje mappning (Tvåvägs, Använd alltid HubSpot eller Använd alltid Salesforce).
  • Klicka på Ta bort för att ta bort fältmappningarna.

13. Klicka på Nästa.
14. På sidan Pipelines väljer du motsvarande HubSpot-ärendepipeline för varje affärsprocess i Salesforce för att styra vilka pipelines och steg som ska mappas till varandra. Klicka på rullgardinsmenyn HubSpot-objektpipeline och välj pipeline. Se till att pipelinealternativen stämmer överens, annars kan det uppstå synkroniseringsfel.

15. Klicka på Nästa.
16. På sidan Förhandsgranskning granskar du synkroniseringsinställningarna. Klicka på Redigera bredvid de inställningar du vill ändra.
17. Klicka på Nästa.
18. På sidan Aktivera synkronisering väljer du om du vill aktivera synkroniseringen eller spara inställningarna till senare.

• • Välj Starta kontinuerlig synkronisering för att börja synkronisera Salesforce-ärenden med HubSpot-ärenden.
  • Välj Spara till senare för att spara inställningarna och aktivera synkroniseringen senare.

19. Klicka på ”Aktivera synkronisering ” för att aktivera synkroniseringen.

Observera: när du aktiverar synkroniseringen av ärenden importeras inte ärenderegistren till HubSpot omedelbart. Registren synkroniseras endast när de skapas eller uppdateras i Salesforce. För att överföra alla Salesforce-ärenden till HubSpot måste du starta en import.

Granska synkroniseringsinställningarna

När synkroniseringen har konfigurerats kan du granska reglerna för ticketsynkronisering, fältmappningar, kopplingar och mappningar av ticketpipeline på fliken Tickets.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Salesforce.
3. Gå till fliken Datasynkronisering.

• • Klicka på Ärenden > Synkroniseringsregler.

• • • I avsnittet Selektiv synkronisering kan du styra vilka Salesforce-ärenden som ska synkroniseras till HubSpot.
      • Klicka på Lägg till filter.

• • • • I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn ”Fält” och väljer ett filter.
      • Klicka sedan på Spara och tillämpa filter. Lägg till fler filter efter behov. Flera filter kombineras med OCH-logik.
      • Slå på knappen för selektiv synkronisering.
    • I avsnittet ”Begränsa vad som synkroniseras ” kan du styra vilka HubSpot-ärenden som ska synkroniseras till Salesforce.
      • Klicka på rullgardinsmenyn och välj ett befintligt aktivt segment.
      • För att skapa ett nytt aktivt segment klickar du på + Skapa inkluderingslista.
  • I vänster sidomeny, under Biljetter:

• • • Klicka på Fältmappningar för att visa alla biljettattribut som är mappade mellan HubSpot och Salesforce.

• • • • För att lägga till en ny mappning, klicka på Lägg till ny mappning. Välj sedan egenskaperna från respektive rullgardinsmenyer och klicka på Spara.
      • För att redigera en befintlig mappning klickar du på Åtgärder bredvid mappningen och väljer sedan Redigera.
      • För att ta bort en mappning, klicka på Åtgärder och välj sedan Ta bort.
    • Klicka på Kopplingar för att hantera inställningarna för kopplingarna för ticketsynkroniseringen.
    • Klicka på Pipeline-mappningar för att välja vilken HubSpot-ärendepipeline som Salesforce-affärsprocessen ska mappas till.
  • Så här inaktiverar du ticketsynkroniseringen:

• • • Klicka för att stänga av syn k roniseringsknappen och inaktivera ticketsynkroniseringen.

• • För att ta bort synkroniseringen av ärenden, klicka på Ta bort synkronisering längst upp till höger.