Hantera betalningar

När du har ställt in betalningsverktyget eller anslutit ditt Stripe-konto för betalningshantering kan du börja samla in betalningar i HubSpot med hjälp av fakturor, betalningslänkar och offerter. Det är också möjligt att registrera manuella betalningar på fakturor utan att behöva ansluta en betalningsprocessor.

När du samlar in en betalning med någon av dessa metoder lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost. Du kan hantera dina insamlade betalningar i HubSpot genom att utfärda återbetalningar, skicka kvitton på nytt och ladda ner rapporter om dina betalningar och utbetalningar.

För att hantera betalningar måste du vara en användare med behörigheten Super Admin eller Hantera betalningar och prenumerationer . Alla användare med behörigheten Hantera betalningar och prenumerationer kan se transaktions- och utbetalningshistorik, ladda ner betalnings- och utbetalningsrapporter, skicka om kvitton, säga upp prenumerationer och utfärda återbetalningar.

För att mäta hur väl dina betalningar fungerar kan du lära dig hur du skapar en dashboard för betalningsintäkter.

Samla in betalningar

När en betalning har behandlats framgångsrikt inträffar följande:

• Du kommer att få ett meddelande om betalningen. Om du inte vill få ett meddelande om en genomförd betalning kan du stänga av e-postmeddelanden om betalningar i dina inställningar för meddelanden.

Observera: för återkommande betalningar får köparen ett kvitto varje gång de debiteras, men du får bara ett meddelande för den första betalningen som görs. Du kan använda arbetsflöden för att skicka interna aviseringar för efterföljande betalningar.

• Köparen får en kopia av sitt kvitto i sin e-postinkorg. Läs mer om köparens kassaupplevelse.
• En betalningspost skapas och kopplas till den relevanta posten för kontakt, företag, prenumeration, faktura och avtal. Du kan också komma åt dina betalningsposter på indexsidan för betalningar.
• En kontaktpost skapas med hjälp av den e-postadress som köparen angav på kassasidan, om det inte redan finns en post med den e-postadressen. Om din prenumeration innehåller marknadsföringskontakter kommer kontakten automatiskt att ställas in som en marknadsföringskontakt. Läs om hur du anger kontakter som icke-marknadsföring, inklusive hur du skapar ett arbetsflöde för att automatisera den processen.

Observera: Betalningsverktyget är avsett att användas för vanliga betalningstransaktioner online och stöder inte insamling av känslig betalningsinformation från dina kunder muntligen eller via telefon. Om du har skickat en betalning för en kunds räkning kan det leda till att betalningen kopplas till fel kontakt. Detta beror på att du har fyllt i ett HubSpot-formulär tidigare och skickar in betalningen med ett icke-privat webbläsarfönster, vilket resulterar i att HubSpot använder dina befintliga cookies för att associera betalningen. För att åtgärda felaktigt associerade betalningar, navigera till betalningsposten och uppdatera den associerade kontaktposten.

• En avtalspost kommer att skapas i ditt HubSpot-konto och avtalsbeloppet kommer att uppdateras till betalningssumman, inklusive eventuella tillämpade rabatter. För återkommande betalningar skapas inte en ny avtalspost varje gång återkommande betalningar behandlas, utan dessa betalningar visas på prenumerationsposten.

• När en köpare köper återkommande poster med hjälp av en betalningslänk eller offert:
  • HubSpot kommer att skapa en prenumerationspost när återkommande poster har samma betalningsfrekvens och löptid. Om en köpare till exempel köper två månadsabonnemang med en löptid på ett år kommer HubSpot att gruppera båda de återkommande posterna i samma abonnemangspost. Abonnemanget kommer att associeras med kontakt- och affärsposten.
  • HubSpot skapar separata prenumerationsposter när de återkommande posterna har olika betalningsfrekvenser eller löptider. Om en köpare till exempel köper en månads- och en årsabonnemang med en löptid på ett år kommer HubSpot att skapa två abonnemangsposter. Prenumerationerna kommer att associeras med kontakt- och affärsposten.
  • Köparen debiteras varje faktureringscykel enligt de villkor som anges i offerten eller betalningslänken, och de kommer att meddelas varje gång de debiteras. Du kan också aktivera påminnelse-e-postmeddelanden för att meddela köparen 14 dagar före nästa prenumerationsbetalning. De associerade prenumerationsegenskaperna kommer också att uppdateras i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
• När betalningsaktiviteter inträffar, t.ex. att en betalning skickas eller återbetalas, visas aktiviteterna automatiskt i betalningens tillhörande kontakt-, affärs- och företagsregister.

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de medel som sätts in på ditt bankkonto från dina insamlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller chargebacks. Om du använder HubSpot som betalningsprocessor kan du se utbetalningar i HubSpot. Om du har anslutit Stripe som betalningsbehandlare visas inteutbetalningsinformation i ditt HubSpot-konto, utan du måste istället ladda ner och hantera betalningsrapporter i Stripe.

HubSpot skickar ett dagligt e-postmeddelande om utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Du kan förvänta dig att pengarna från utbetalningarna sätts in på ditt bankkonto inom två arbetsdagar för kortbetalningar och inom tre arbetsdagar för ACH-betalningar.

Om det finns dagar då den dagliga utbetalningssumman är lägre än de återbetalningar eller chargebacks som behandlats den dagen kommer HubSpot att debitera ditt bankkonto för att täcka skillnaden. På dessa dagar får du ett utbetalningsmejl från HubSpot som innehåller det belopp som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i Stripes dokumentation, HubSpots partner för hantering av betalningar.

Ladda ner betalningsrapporter

Observera: om du har anslutit Stripe som betalningsprocessor kommer fliken Utbetalningar inte att visas i ditt HubSpot-konto . Istället måste du ladda ner och hantera betalningsrapporter i Stripe.

Du kan ladda ner rapporter som innehåller dina betalnings- eller utbetalningsuppgifter samt en betalningsavstämningsrapport.

• Navigera till Betalningar i menyn till vänster i sidofältet.
• På fliken Utbetalningar kan du se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status. Om du vill visa mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet och visar sedan detaljerna i höger sidofält.
• Om du vill hämta en rapport över ditt kontos betalningar eller utbetalningar klickar du på Hämta rapporter uppe till höger och väljer sedan någon av följande rapporttyper:
  • Betalningsavstämning: visa en lista över utbetalningar med specificerade betalningsuppgifter. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning.
  • Betalningsinformation: visa alla kundtransaktioner, t.ex. engångsbetalningar och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister.
  • Utbetalningsinformation: visa alla kundbetalningar som ingår i din dagliga utbetalningssumma.
• I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer ett format och klickar sedan på Exportera.

Visa betalningsuppgifter

När du tar emot en betalning i HubSpot lagras betalningsuppgifterna i en betalningspost på indexsidan för betalningar.

• Dina betalningsposter kommer att visas i tabellen på indexsidan. I kolumnen Status visas betalningens status:
  • Processing: Betalningens behandlingstid beror på vilken betalningsmetod som används. När betalningen har behandlats ändras statusen antingen till Lyckades eller Misslyckades. Läs mer om behandlingstider.

• • Succeeded: betalningen har framgångsrikt tagits emot från köparen.
  • Misslyckades: köparens betalningsmetod debiterades inte framgångsrikt. Denna status gäller endast betalningar som görs via bankdebitering, t.ex. ACH eller prenumerationsbetalningar.
  • Delvis återbetald: betalningen återbetalades med ett belopp som var lägre än vad köparen ursprungligen betalade.
  • Refunded: det totala beloppet för den ursprungliga betalningen återbetalades.
  • Behandlar återbetalning: en begäran om återbetalning har skickats in. Återbetalningar för betalningar som gjorts via bankdebitering, t.ex. ACH, kan ta fem till tio arbetsdagar att behandla.

• Använd filtren högst upp för att segmentera dina betalningsposter efter egenskaper som status, betalningsmetod eller belopp. Läs mer om hur du visar och filtrerar poster på indexsidan.
• Klicka på betalningsbeloppet i kolumnen Bruttobelopp.
• Betalningsposten öppnas i den högra panelen. Den innehåller en sammanfattning av betalningsbeloppet, betalningsdatum, kund och betalningsmetod.
• Posten innehåller också olika avsnitt för betalningshistorik, radposter, prenumerationer och postassociationer. Klicka på namnet på ett avsnitt för att fälla in eller fälla ut det.
  
  

• Om det redan finns en association kan du visa information om den associerade posten genom att hålla muspekaren över den associerade posten och klicka på Förhandsgranska. Du kan också klicka på rullgardinsmenyn Mer och välja Redigera associationsetiketter eller Ta bort association.

• Du kan också redigera associationerna om det behövs. Om du vill koppla betalningen till en befintlig kontakt-, företags- eller avtalspost klickar du på Lägg till bredvid avsnittet för relevant posttyp.

Observera: om du gör ändringar i befintliga associationer kommer den gamla associationen att ersättas med den uppdaterade associationen. Du kan bara associera en prenumerations-, kontakt-, avtals- och företagspost med en betalningspost, men en kontakt-, företags-, avtals- eller prenumerationspost kan ha flera associerade betalningsposter.

Utfärda återbetalningar eller skicka kvitton

Du kan göra en återbetalning eller skicka ett kvitto till köparen från indexsidan för betalningar. Betalningen måste ha behandlats framgångsrikt innan du kan utfärda återbetalningen.

• Klicka på betalningsbeloppet. Betalningsposten öppnas i den högra panelen.
• Om du vill göra en återbetalning klickar du på Åtgärder > Återbetalning. En återbetalning påverkar inte den aktiva prenumerationen och faktureringen fortsätter som planerat.

• • Ange återbetalningsbeloppet i dialogrutan och klicka sedan på rullgardinsmenyn Orsak och välj en orsak till återbetalningen.
  • Klicka på Återbetalning. HubSpot kommer att dra av det ursprungliga transaktionsbeloppet från dina framtida utbetalningar eller debitera det från ditt bankkonto. Tänk på att det kan ta 5-10 arbetsdagar innan återbetalningen syns på kundens kontoutdrag.
• Om du vill skicka ett kvitto till din kund klickar du på Åtgärder > Skicka kvitto.
  • I dialogrutan visas kundens e-postadress som standard. Om du vill ändra eller lägga till en annan mottagare anger du en annan e-postadress i fältet E-postadress.
  • Klicka på Skicka.
• Om du vill hämta en kopia av en auktorisation för en bankdebiteringstransaktion, som ACH, klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer Hämta kopia av auktorisation. Du får ett e-postmeddelande med auktoriseringsuppgifterna i e-postmeddelandets brödtext.

• Klicka på Stäng för att återgå till sidan med betalningsindex.

Du kan använda filtren på indexsidan för att segmentera dina betalningar i anpassade vyer. Du kan t.ex. skapa en vy över återbetalda betalningar, betalningar som gjorts med en viss betalningsmetod (t.ex. ACH) eller misslyckade betalningar.

Anpassa kvitton

Du kan anpassa utseendet på kvitton i ditt kontos varumärkesinställningar, inklusive företagsnamn, logotyp och det färgade fältet längst upp i e-postmeddelandet.

Observera att alla ändringar som du gör i företagsnamn, logotyp eller färger i ditt kontos varumärkesinställningar kommer att gälla för alla betalningslänkar, oavsett vilken användare som skapade länken. Dessa ändringar kommer också att gälla för alla verktyg som använder standardvarumärket, inklusive schemaläggningssidor, försäljningsdokument, offerter och chattflöden.

• I menyn i vänster sidofält väljer du Standardkonton.
  • Om du vill uppdatera företagsnamnet som visas på kvittot anger du ditt företagsnamn i fältet Företagsinformation.
  • Om du vill uppdatera logotypen och färgerna klickar du på fliken Branding och läser sedan om hur du laddar upp en ny logotyp eller väljer en ny primärfärg.
• Klicka på Spara.

Läs mer om hur du rapporterar dina betalningar med hjälp av rapporter för enskilda objekt och anpassade rapporter.

Använd betalningar i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda betalningsdata i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och listor.

• Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skicka ett välkomstmeddelande till köpare så snart en lyckad betalning har gjorts, eller skapa betalda fakturor med hjälp av QuickBooks arbetsflödesåtgärder. Ett exempel:
  • Användegenskapen Source eller Source ID för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning görs med en betalningslänk eller en specifik betalningslänk.
    
    
    
  • Använd egenskapen Status för att utlösa ett arbetsflöde när en betalning har misslyckats.
    
    
• Skapa en lista över kontakter som har betalat med kreditkort eller en lista över kontakter som har köpt en produkt eller tjänst med hjälp av en specifik betalningslänk.