ตั้งค่าการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ

Interactive voice response (IVR) เป็นระบบที่อนุญาตให้มีการโต้ตอบอัตโนมัติกับผู้โทรผ่านการแจ้งเตือนด้วยเสียงและการป้อนข้อมูลด้วยปุ่มกด IVR ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการโทร ด้วย IVR คุณสามารถจัดการกับการโทรจำนวนมากในขณะที่ตรวจสอบการกำหนดเส้นทางการโทรที่ถูกต้องตัวเลือกการบริการตนเองในแบบของคุณและการเข้าถึงได้ตลอดเวลาสำหรับลูกค้า

เลือกชื่อและหมายเลข

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการโทร > การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
3. คลิกเพิ่มเมนู IVR 
4. ในช่องชื่อให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเมนู IVR ของคุณ
5. คลิกกล่องทริกเกอร์การโทรเข้าจากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลงหมายเลข โทรศัพท์และเลือกหมายเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับการโทรเข้าซึ่งจะนำผู้โทรไปยังเมนู IVR 

โปรดทราบ: คุณสามารถเลือกได้เฉพาะหมายเลขที่ไม่ได้กำหนดให้กับผู้ใช้หรือช่องทางการโทรเท่านั้น หากกำหนดหมายเลขทั้งหมดแล้วให้คลิกรับหมายเลข HubSpot เพื่อปรับการตั้งค่าโทรศัพท์หรือรับหมายเลข HubSpot ใหม่

6. คลิกดำเนินการต่อระบบจะนำคุณไปยังเครื่องมือแก้ไข IVR ซึ่งคุณสามารถกำหนดค่าเมนูของคุณได้ 

กำหนดค่าเมนู

เมื่อหมายเลขโทรศัพท์ดังขึ้นคุณต้องตั้งค่าเมนู IVR เพื่อนำผู้โทรไปยังผู้ใช้ทีมหรือเมนูย่อย

โปรดทราบ: ในการเลือกทีมเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังช่องทางการโทรของทีมของคุณจะต้องได้รับการตั้งค่าไว้แล้ว ทำตามขั้นตอนที่นี่เพื่อตั้งค่าการโทรของทีมในกล่องจดหมายหรือฝ่ายช่วยเหลือ

• เมนูคีย์แพด (IVR): ผู้โทรสามารถกดหมายเลขบนคีย์แพดเพื่อดำเนินการต่อได้
• เมนูเสียง (IVR): ผู้โทรสามารถพูดชื่อสาขาหรือคำหลักที่เกี่ยวข้องกับสาขาเพื่อความคืบหน้า การกดปุ่มจะถูกใช้เป็นทางเลือก
• Ring To (ใช้ได้เฉพาะในสาขา): โทรหาผู้ใช้ที่มีที่นั่งศูนย์การขายหรือศูนย์บริการ องค์กร ศูนย์ช่วยเหลือหรือหมายเลขกล่องจดหมาย

เมนูคีย์แพด (IVR)

1. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกข้อความ เสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการใช้สำหรับเมนู 
2. คลิกเพื่อขยายส่วนการตั้งค่าคีย์แพด ในส่วนการตั้งค่าคีย์แพดให้คลิกเพิ่มการกดปุ่มเพื่อเพิ่มเมนูสาขาเพิ่มเติม คลิกไอคอน deleteลบเพื่อลบการกดปุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความแจ้งที่สำคัญตรงกับเสียงของคุณ 
3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Keypress เพื่อเปลี่ยนหมายเลขที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสาขา
4. คลิก บันทึก

เมนูเสียง (IVR)

1. ในช่องป้อนข้อความของคุณให้ป้อนข้อความที่บอทจะโทรหาผู้โทร ข้อมูลนี้ควรมีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ตัวอย่างเช่น: ขอขอบคุณที่โทรหาฝ่ายสนับสนุนของ HubSpot คุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการประชุมหรือโทรวันนี้หรือไม่?
2. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาและเลือกภาษาที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ นี่ต้องเป็นภาษาเดียวกับภาษาที่คุณเขียนข้อความ 
3. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างแต่ละเสียง 
4. คลิกเพื่อขยายส่วนการตั้งค่าคีย์แพด ในส่วนการตั้งค่าคีย์แพดให้คลิกเพิ่มสาขาเพื่อเพิ่มเมนูสาขาเพิ่มเติม คลิกไอคอน deleteลบเพื่อลบการกดปุ่ม 
5. คลิกไอคอน edit แก้ไขเพื่อแก้ไขชื่อสาขา ผู้โทรสามารถพูดชื่อสาขาเพื่อไปยังสาขานั้นได้
6. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงของ Keypress เพื่อเปลี่ยนหมายเลขที่เกี่ยวข้องกับแต่ละสาขา
7. ในช่องคำอธิบายให้ป้อนคำหลักหรือวลีที่ลูกค้าอาจบอกว่าจะถูกส่งไปยังสาขานี้ ตัวอย่างเช่น: ฉันต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการประชุมเครื่องมือการประชุมการประชุม HubSpot ฯลฯ
8. คลิก บันทึก

แหวนไปที่

1. ในเมนูแบบเลื่อนลงของ Ring to dropdown ให้เลือกหมายเลขโทรศัพท์ที่ควรจะดังขึ้นสำหรับการกดปุ่มแต่ละครั้ง ในตัวอย่างด้านล่างเมื่อผู้โทรกดปุ่ม 0 พวกเขาควรถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหมายเลขโทรศัพท์สำหรับการติดต่อตั๋วสนับสนุน 
2. คลิก บันทึก 
3. หากต้องการบันทึกการตั้งค่าที่มุมขวาบนให้คลิก บันทึก จากนั้นเลือกบันทึกโดยไม่เผยแพร่

สร้างและแก้ไขข้อความเสียง

ข้อความเสียงของคุณคือผู้ที่โทรออกด้วยเสียงจะได้ยินเมื่อพวกเขากดหมายเลข IVR ของคุณหรือถูกส่งไปยังสาขาเฉพาะ คุณสามารถสร้างข้อความเสียงของคุณได้ตลอดเวลาในระหว่างขั้นตอน วิธีสร้างหรืออัพโหลดข้อความเสียง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการโทร > การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
3. คลิกแก้ไขข้อความเสียง
4. ในช่องชื่อข้อความให้ป้อนป้ายกำกับสำหรับเสียงของคุณ
5. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกประเภทข้อความและเลือกข้อความเพื่อพูดหรืออัปโหลดเสียง 
6. หากคุณเลือก Text-To-Speech:
   • ในช่องป้อนข้อความให้ป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้เพื่อสร้างข้อความเสียง 
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงภาษาและเลือกภาษาที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ
   • คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเสียงและเลือกเสียงที่คุณต้องการให้อ่านข้อความของคุณ คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างแต่ละเสียง 

7. หากคุณเลือกอัพโหลดเสียง:

• • คลิกอัปโหลดไฟล์เพื่ออัปโหลดไฟล์เสียงที่คุณต้องการใช้ จากนั้นเลือกไฟล์เสียงของคุณ
  • คลิกplayerPlayคอนเล่น PlayerPlay เพื่อดูตัวอย่างเสียงของคุณ
  • คลิกไอคอน  deleteลบเพื่อลบเสียง 

8. คลิก บันทึก

วิธีแก้ไขข้อความเสียง: 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการโทร > การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
3. คลิกแก้ไขข้อความเสียง
4. คลิกแท็บแก้ไขข้อความเสียงที่มีอยู่
5. วางเมาส์เหนือข้อความเสียงที่คุณต้องการเปลี่ยนแล้วคลิก แก้ไข
6. เมื่อแก้ไขเรียบร้อยแล้วให้คลิก บันทึก

นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างหรือแก้ไขข้อความเสียงจากเมนูคีย์แพด (IVR) โดยคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงเลือกข้อความเสียงแล้วเลือกเพิ่ม/แก้ไขข้อความเสียง

เผยแพร่ IVR

เมื่อคุณสร้างเมนู IVR ของคุณกำหนดค่าเมนูคีย์แพดและกำหนด Ring To ของคุณไปยังหมายเลขโทรศัพท์แล้วคุณสามารถเผยแพร่ IVR ของคุณได้ หากต้องการเผยแพร่ IVR ของคุณจากเครื่องมือแก้ไข IVR ให้คลิกบันทึกและเผยแพร่

โปรดทราบ: คุณต้องแก้ไขการแจ้งเตือนทั้งหมดก่อนเผยแพร่

หากคุณบันทึกเมนู IVR โดยไม่เผยแพร่แต่ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเผยแพร่แล้ว:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิกการโทร > การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ
3. ถัดจากเมนู IVR ที่คุณต้องการเผยแพร่ให้เปิดสวิตช์ สถานะ

เมื่อ IVR ของคุณได้รับการเผยแพร่แล้วคุณจะพร้อมที่จะรับสายโทรศัพท์เข้า IVR

4. หากต้องการปิดเมนู IVR ให้ปิดสวิตช์ สถานะ

ดูประวัติการลงทะเบียนและการแก้ไข IVR

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน 
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายใต้เครื่องมือให้คลิกการ โทร จากนั้นคลิกการตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ 
3. คลิก IVR ที่คุณต้องการดูเมตริก
4. ที่ด้านบนซ้ายให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองและเลือกตัวเลือก:
   • ประวัติการแก้ไข: ในแผงด้านขวาให้ดูรายการการแก้ไขของคุณ ใช้ช่วงวันที่และตัวกรองเพื่อกรองการแก้ไขที่แสดง หากต้องการดูการกำหนดค่าการแก้ไขเฉพาะให้วางเมาส์เหนือการแก้ไขแล้วคลิกดูการแก้ไข
   • ประวัติการลงทะเบียน: ในแผงด้านขวาให้ดูการโทรที่ใช้ IVR นี้ ใช้ช่วงวันที่เพื่อกรองการลงทะเบียนที่แสดง หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับการลงทะเบียนเฉพาะให้คลิกการโทร