จัดการกฎการบันทึกอีเมลผู้ติดต่อ

กำหนดค่ากฎการบันทึกอีเมลติดต่อเริ่มต้นของบัญชีของคุณและตั้งค่าว่าอีเมลขาเข้าใดจะถูกบันทึกลงใน CRM โดยการจัดการกฎการบันทึกสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดคุณสามารถมั่นใจได้ว่าการสื่อสารที่เกี่ยวข้องจะถูกบันทึกไว้ในทีมของคุณสำหรับผู้ติดต่อที่มีอยู่หรือที่ติดต่อใหม่

จัดการข้อยกเว้นการบันทึกอีเมลโดยเพิ่มที่อยู่อีเมลและโดเมนลงในรายการไม่บันทึกของคุณ ที่อยู่อีเมลและโดเมนในรายการบันทึก NEVER จะ  ถูกแยกออกจากการบันทึกอีเมลและการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ 

กำหนดค่ากฎการบันทึกอีเมลผู้ติดต่อ

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายใต้การจัดการข้อมูลให้ค ลิก วัตถุ
3. ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุและเลือก กิจกรรม

4. ในแท็บบันทึกและติดตามอีเมลในส่วนกฎการบันทึกอีเมลที่ติดต่อให้เลือกตัวเลือกการบันทึก:
   • การตอบกลับบันทึกเท่านั้น: บันทึกการตอบกลับเฉพาะในกรณีที่เป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อความที่มีอยู่แล้วที่เข้าสู่ระบบ CRM ข้อความขาเข้าที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับชุดข้อความที่บันทึกไว้จะไม่ถูกบันทึกไว้ 
   • บันทึกอีเมลทั้งหมดจากผู้ติดต่อที่รู้จัก: l og อีเมลทั้งหมดไปยังและจากผู้ติดต่อที่มีอยู่เพื่อใช้ rs กับอีเมลที่เชื่อมต่อกับอีเมลที่ทำงานแต่ละรายการ T HIS เป็นตัวเลือกการบันทึกเริ่มต้นสำหรับทุกบัญชี
     
     • อีเมลที่ส่งจากภายนอก CRM (เช่นไคลเอ็นต์อีเมลหรือแอปมือถือ) ไปยังบันทึกการติดต่อที่มีอยู่ไปยัง CRM
     • อีเมลทั้งหมดจากผู้ติดต่อที่มีอยู่ไปยังผู้ใช้เข้าสู่ระบบ CRM
     • อีเมลที่ส่งนอก HubSpot ไปยังผู้รับที่ไม่ใช่ผู้ติดต่ออย่าบันทึก
   • สร้างผู้ติดต่อใหม่จากอีเมลที่บันทึกไว้: นอกเหนือจากการบันทึกอีเมลทั้งหมดสำหรับผู้ติดต่อที่รู้จักแล้วตัวเลือกนี้จะสร้างผู้ติดต่อใหม่จากอีเมลขาเข้าไปยังอีเมลที่ทำงานแต่ละรายการที่เชื่อมต่อหากไม่มีอยู่ใน CRM ของคุณ
5. คลิก บันทึก

บันทึกอีเมลโดยไม่จัดเก็บเนื้อหาเนื้อหาอีเมล (เบต้า)

โปรดทราบ: หากคุณเป็นผู้ดูแลระบบระดับสูงคุณสามารถเลือกบัญชีของคุณเข้าสู่เบต้าเนื้อหาอีเมลที่แก้ไขแล้วได้

บันทึกอีเมลไปยัง CRM โดยไม่เก็บเนื้อหาเนื้อหาอีเมล ใช้การตั้งค่านี้เพื่อเก็บบันทึกกิจกรรมทางอีเมลในขณะที่จำกัดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่เก็บไว้ใน HubSpot ตัวอย่างเช่นองค์กรด้านการดูแลสุขภาพอาจจำเป็นต้องบันทึกว่ามีการส่งอีเมลเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบโดยไม่เก็บข้อมูลที่รวมอยู่ในเนื้อหาอีเมล

ใช้การตั้งค่านี้เพื่อแก้ไขเนื้อหาอีเมลของอีเมลที่ส่งและรับที่เข้าสู่ระบบ CRM รวมถึงอีเมลที่เข้าสู่ระบบโดยใช้ส่วนขยายการขาย HubSpot หรือ Add-in และ BCC หรือที่อยู่การส่งต่อ การตั้งค่านี้ใช้กับผู้ใช้ทั้งหมดในบัญชี ผู้ใช้ไม่สามารถเปิดหรือปิดการเขียนเนื้อหาอีเมลสำหรับอีเมลหรือกล่องจดหมายแต่ละรายการได้

พฤติกรรมการเขียนเนื้อหาอีเมล

เมื่อเปิดใช้งานการเขียนเนื้อหาอีเมล:

• ระบบจะบันทึกผู้ส่งอีเมลผู้รับหัวข้อและสิ่งที่แนบไปยัง CRM
• เนื้อหาอีเมลถูก redacted และแทนที่ด้วยข้อความตัวยึดตำแหน่ง [เนื้อหาอีเมลถูก redacted]

• เฉพาะอีเมลที่เข้าสู่ระบบหลังจากเปิดการตั้งค่าเท่านั้นที่จะถูกเขียน เนื้อหาอีเมลที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้จะไม่ถูกเขียน

โปรดทราบ: เนื้อหาเนื้อหาอีเมลที่แก้ไขแล้วจะถูกลบออกจากกิจกรรม CRM อย่างถาวรและไม่สามารถกู้คืนได้ การปิดการเขียนเนื้อหาอีเมลจะไม่เรียกคืนเนื้อหาที่ถูกเขียน

เปิดใช้งานการเขียนเนื้อหาอีเมล

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน

2. ในเมนูแถบด้านซ้ายใต้การจัดการข้อมูลให้คลิก วัตถุ
3. ในหน้าวัตถุให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกวัตถุและเลือก กิจกรรม
4. ในแท็บบันทึกและติดตามอีเมลในส่วนแก้ไขเนื้อหาให้เลือกช่องทำเครื่องหมายแก้ไข เนื้อหาอีเมล
5. คลิก บันทึก

การระบุแหล่งที่มาของอีเมล

กฎต่อไปนี้กำหนดว่าผู้ใช้รายใดเป็นผู้ส่งอีเมลที่เข้าสู่ระบบ CRM กฎเหล่านี้ยังกำหนดว่าอีเมลใดจะถูกนับรวมกับกิจกรรมทั้งหมดของผู้ใช้ในรายงานการขายของคุณ

อีเมลที่บันทึกจากผู้ติดต่อที่สร้างชุดข้อความอีเมลใหม่จะมาจากผู้ใช้ HubSpot ดังต่อไปนี้:

• หากอีเมลมีผู้รับเพียงคนเดียวอีเมลนั้นจะเป็นของผู้ใช้รายนั้น
• หากอีเมลมีผู้รับหลายคนแต่มีเพียงคนเดียวที่เชื่อมโยงกับผู้ใช้อีเมลนั้นจะเป็นของผู้ใช้รายนั้น ที่อยู่อีเมลจะเชื่อมโยงกับผู้ใช้หากเชื่อมต่อเป็นที่อยู่อีเมลที่ทำงานส่วนบุคคลเป็นอีเมลบัญชีผู้ใช้ HubSpot หรือนามแฝงอีเมล
• หากอีเมลมีผู้รับหลายคนและมากกว่าหนึ่งคนที่เชื่อมโยงกับผู้ใช้แอตทริบิวต์ไปยังเจ้าของที่ติดต่อ