ประเภทการตีกลับอีเมล

อีเมลที่ถูกตีกลับคืออีเมลที่ไม่สามารถส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับได้ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับจะส่งข้อความอัตโนมัติที่เรียกว่ารายงานการไม่จัดส่ง (NDR) พร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหา

การตีกลับหมายถึงปัญหากับผู้รับที่เฉพาะเจาะจง หากคุณกำลังส่งอีเมลไปยังผู้รับหลายคนอีเมลดังกล่าวอาจถูกตีกลับสำหรับผู้ติดต่อบางรายและถูกส่งไปยังผู้อื่น สำหรับอีเมลการตลาดคุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้รับที่ถูกตีกลับในแท็บผู้รับในหน้าประสิทธิภาพของอีเมล 

อีเมลการตลาด

เมื่อผู้ติดต่อถูกตีกลับอย่างหนักบนอีเมลการตลาด HubSpot จะส่งพวกเขาเป็นผู้รับอีเมลการตลาดในอนาคต ซึ่งจะช่วยปกป้องชื่อเสียงในการส่งอีเมลของคุณโดยป้องกันการตีกลับในอนาคต หากผู้ติดต่อที่ถูกต้องถูกตีกลับในอีเมลการตลาดอาจมีตัวกรองความปลอดภัยปิดกั้นข้อความที่เข้ามา

วิธีแก้ปัญหา:

1. ขอให้ผู้ติดต่อทำงานร่วมกับทีมไอทีเพื่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาต
2. เมื่อทีมไอทีของพวกเขาเพิ่มที่อยู่ IP ที่คุณส่งไปยังรายการที่อนุญาตแล้วให้ยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อในบัญชี HubSpot ของคุณ

อีเมลแบบตัวต่อตัว

สำหรับอีเมลที่ส่งผ่านกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อรายละเอียดการตีกลับจะมีอยู่ในการมีส่วนร่วมของอีเมลในไทม์ไลน์การติดต่อ การตีกลับสำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวที่ส่งจาก HubSpot CRM จะแสดงข้อมูลน้อยกว่าอีเมลการตลาดเนื่องจากส่งผ่าน กล่องจดหมายที่เชื่อมต่อ คุณจะได้รับอีเมลตอบกลับที่มีการตอบกลับเต็มรูปแบบในกล่องจดหมายของคุณเอง

โปรดทราบ: HubSpot มีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจจับการตีกลับของอีเมลแบบตัวต่อตัวและอีเมลที่ส่งผ่านเครื่องมือลำดับแต่อีเมลที่ตีกลับบางฉบับไม่ได้ให้ข้อมูลเพียงพอสำหรับ HubSpot ในการระบุสาเหตุหลักของการส่งที่ล้มเหลว การตีกลับสำหรับอีเมลที่ส่งนอก HubSpot จะไม่ถูกตรวจพบ

ประเภทของการตีกลับ

• การตีกลับอย่างหนัก: โดยปกติจะบ่งบอกถึงข้อผิดพลาดถาวรแต่อาจเกิดจากตัวกรองความปลอดภัยทางอีเมลที่เข้มงวด เพื่อปกป้องชื่อเสียงของผู้ส่งอีเมลของคุณ HubSpot จะไม่รวมผู้ติดต่อเหล่านี้จากอีเมลในอนาคต
• Soft bounce: บ่งบอกถึงปัญหาชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับหรือปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวอื่นๆ ผู้ติดต่อที่ Soft Bounce มีสิทธิ์ได้รับอีเมลในอนาคต
• การตีกลับที่รอดำเนินการ: เกิดจากปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลส่งหรือรับ HubSpot ยังคงพยายามส่งอีเมลเป็นเวลาสูงสุด 72 ชั่วโมง หากไม่มีการส่งข้อความในช่วงเวลานั้นจะกลายเป็นการตีกลับที่นุ่มนวล
• การตีกลับทั่วโลก: การตีกลับอย่างหนักด้วยเหตุผลถาวรในบัญชี HubSpot สามบัญชีขึ้นไป การตีกลับถาวรรวมถึงผู้ใช้ที่ไม่รู้จักและกล่องจดหมายเต็ม การตีกลับทั่วโลกจะลดลงจากอีเมลในอนาคตในบัญชี HubSpot ทั้งหมด

ข้อผิดพลาดและคำแนะนำในการตีกลับอย่างหนัก

เหตุผลที่เป็นไปได้ว่าทำไมผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับอย่างแรงจึงรวมอยู่ด้านล่าง:

• ผู้ใช้ที่ไม่รู้จัก: ที่อยู่อีเมลนี้ไม่ถูกต้อง HubSpot จะดรอปผู้ติดต่อจากอีเมลในอนาคตโดยอัตโนมัติหากพวกเขาตีกลับด้วยเหตุผลนี้ หากผู้ติดต่อถูกตีกลับด้วยเหตุผลนี้ในบัญชี HubSpot สามบัญชีที่อยู่อีเมลจะถูกตีกลับไปทั่วโลก

• กล่องจดหมายเต็ม: กล่องจดหมายที่ไม่ได้ใช้งานหรือใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเกินโควต้าเป็นเวลานาน HubSpot จะดรอปผู้ติดต่อจากอีเมลในอนาคตโดยอัตโนมัติหากพวกเขาตีกลับด้วยเหตุผลนี้ หากผู้ติดต่อถูกตีกลับด้วยเหตุผลนี้ในบัญชี HubSpot สามบัญชีที่อยู่อีเมลจะถูกตีกลับไปทั่วโลก

• เนื้อหา: บางสิ่งในเนื้อหาอีเมลหรือหัวข้อที่เรียกใช้ตัวกรองสแปม เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

• สแปม: บางสิ่งบางอย่างในเนื้อหาหัวเรื่องหรือจากที่อยู่อีเมลที่ถูกจัดเป็นสแปมโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

• นโยบาย: อีเมลไม่ได้ผ่านหนึ่งในนโยบายความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับแต่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนว่าอีเมลใด ซึ่งรวมถึง DMARC; DKIM และความล้มเหลวในการตรวจสอบสิทธิ์ SPF เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

• อื่นๆ: รวมถึงการตีกลับทั่วโลกหรือหากการตอบกลับจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับไม่เฉพาะเจาะจงพอที่จะจัดหมวดหมู่การตีกลับ เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาตจากนั้นยกเลิกการตีกลับผู้ติดต่อใน HubSpot

คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดการตีกลับสำหรับผู้ติดต่อในแท็บผู้รับของอีเมลที่ส่ง:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ไปที่การตลาด > อีเมล
2. คลิกชื่ออีเมลของคุณที่มีผู้ติดต่อที่ถูกตีกลับ
3. คลิกแท็บผู้รับ
4. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้คลิก Bounced
5. คลิกที่ผู้รับเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลที่พวกเขาตีกลับ ภายใต้คอลัมน์เหตุผลคุณสามารถตรวจสอบปัญหาที่ HubSpot พบเมื่อพยายามส่งอีเมลของคุณไปยังผู้รับ

นอกจากนี้คุณยังสามารถดูค่าของผู้ติดต่อในคุณสมบัติเหตุผลการตีกลับอย่างหนักของอีเมล  

โปรดทราบ: หากอีเมลไปยังผู้ติดต่อทั่วโลกถูกตีกลับแต่ไม่มีอีเมลที่คุณส่งไปยังผู้ติดต่อจากบัญชี HubSpot ของคุณถูกตีกลับอย่างหนักคุณสมบัติเหตุผลของการตีกลับอย่างหนักของอีเมลจะไม่มีค่าที่เกี่ยวข้อง

ข้อผิดพลาดและคำแนะนำในการตีกลับแบบอ่อน

• ปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวเกี่ยวกับอีเมลของผู้รับ: เซิร์ฟเวอร์ของผู้รับอาจมีการโหลดมากเกินไปหมดเวลาหรือมีการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถยอมรับข้อความได้ สร้างสำเนาของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• ปฏิเสธโดยตัวกรองความปลอดภัยอีเมลของผู้รับ: เกิดปัญหาชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับหรือการส่งที่อยู่ IP ของ HubSpot เพื่อแก้ปัญหาให้ขอให้ผู้ติดต่อเพิ่มที่อยู่ IP ที่ส่งของคุณลงในรายการที่อนุญาต จากนั้นสร้างโคลนของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• ทีมไอทีของคุณไม่ได้อนุญาตให้ HubSpot ส่งอีเมลในนามของคุณ: ทีมไอทีของคุณตั้งค่านโยบาย DMARC ที่กำหนดเองซึ่งจำเป็นต้องได้รับการอัปเดตเพื่อรวม HubSpot ติดต่อทีมไอทีของคุณเพื่อส่งเอกสารเกี่ยวกับการใช้นโยบาย DMARC กับ HubSpot

• ปัญหาทางเทคนิคชั่วคราว: อาจมีปัญหาทางเทคนิคชั่วคราวกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับหรือเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ HubSpot สร้างสำเนาของอีเมลต้นฉบับและส่งไปยังผู้ติดต่อที่ได้รับผลกระทบในภายหลัง สำหรับอีเมลขายแบบตัวต่อตัวลองส่งข้อความของคุณอีกครั้งในภายหลัง

• การกำหนดค่ากล่องจดหมายผิดพลาด: กล่องจดหมายของผู้รับไม่สามารถใช้งานได้ชั่วคราวด้วยเหตุผลเช่นเกินโควต้าการจัดเก็บเป็นเวลาสั้นๆ