创建和管理信用备忘录

贷项凭证的明细行

创建贷项通知书时，可添加明细行项目，包括折扣、税费及手续费。

在贷项通知书中添加、编辑或删除明细行

• 创建贷项单。
• 点击货币下拉菜单选择货币。了解支持的货币类型。

• 添加明细行：
  • 点击右上角的"添加明细行"，然后选择以下任一方式：
    • 从产品库选择：基于产品库中的商品添加行项目，包括通过HubSpot-Shopify集成创建的行项目。选择此选项后，可通过 商品 名称、描述或SKU搜索，或点击"高级筛选"优化搜索。在右侧面板勾选所需商品旁的复选框，然后点击"添加"。

• • • • 若添加具有周期性计费频率的产品，其计费频率将变更为一次性。产品库中的产品不受影响。
    • 创建自定义行项目：若您拥有创建自定义行项目的权限， 此选项将创建仅适用于当前发票的全新自定义行项目。选择后请在右侧面板输入行项目详情，并选择是否将该自定义行项目保存至产品库。随后点击保存或保存并添加另一个。

• 要编辑、克隆或删除行项目，请将鼠标悬停在商品上，点击操作，然后选择选项：

• • 编辑：仅编辑此贷项通知单的行项目。产品库不受影响。
    • 您还可在行项目编辑器的列中修改单个行项目详情，包括单价、数量和折扣金额。在相应列输入新值。了解如何添加或删除列。

• • 删除：删除该明细行。
  • 克隆：创建具有相同详情的新明细行。
  • 要重新排序行项目，请点击并拖动行项目中的 dragHandle 拖拽控点。

向信用备忘录添加折扣、费用和税费

在摘要部分，可为贷记单小计添加一次性折扣、费用及税费。

若需为所有产品及服务设置统一税率（而非对小计添加一次性税费），请参阅本文。

• 添加一次性税费或折扣时，请点击+添加[税费/费用/折扣]。了解更多折扣信息。
• 在文本框中输入税费/折扣名称及数值。税费/折扣值可设置为固定货币金额或总金额的百分比（%）。

• 点击货币字段旁的delete 删除图标即可移除任何税费或折扣。

审核信用备忘录摘要

添加明细项后，可在"摘要"部分查看小计金额（含已应用的折扣）。

使用信用备忘录为客户创建抵消发票的余额或欠款。在 HubSpot 中与发票一同管理信用备忘录。

若您是超级管理员，请了解如何将账户加入测试版。

创建贷项通知单

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 在右上角点击创建信用备忘录。
3. 随时点击左上角的"保存"将信用备忘录保存为草稿。草稿状态的信用备忘录可在信用备忘录索引页面管理。
4. 若需关联联系人：
   • 点击添加联系人。
   • 在右侧面板搜索并选择联系人添加至 信用备忘录。或点击"创建新联系人"标签页新建联系人记录用于信用备忘录。填写联系人详情后点击"创建"。
   • 编辑联系人详情时，将鼠标悬停在联系人上并点击edit 编辑图标。在右侧面板更新联系人信息后点击保存。编辑联系人详情将同步更新CRM中的联系人记录。
   • 若需替换联系人，请点击replace 替换图标。在右侧面板选择新联系人。
   • 创建过程中，每张贷项单仅能关联一个联系人。创建完成后，可通过右侧边栏的关联功能添加更多联系人。
5. 若联系人关联了公司，该公司将自动添加。若未关联公司，请按以下步骤将信用备忘录关联至公司：
   • 点击添加公司。
   • 在右侧面板搜索并点击公司名称将其添加至 信用备忘录。或点击"创建新公司"标签页新建公司记录。填写公司详情后点击"创建"。
   • 要编辑公司详情，请将鼠标悬停在公司名称上并点击edit 编辑图标。在右侧面板更新公司信息后点击保存。编辑公司将同步更新CRM中的公司记录。
   • 要替换公司，请点击replace 替换图标。在右侧面板中选择目标公司。
   • 若需从信用备忘录中删除公司，请点击delete 删除 图标。
   • 创建过程中，每张贷项单仅能关联一家公司。创建完成后，可通过右侧边栏的关联功能添加更多公司。
6. 向信用备忘录添加账单地址：
   • 若已选择公司，勾选 "与公司地址相同"复选框即可沿用公司记录中的地址。
   • 若需添加不同地址，请点击"账单地址"下方的"编辑"按钮。
   • 在右侧面板中输入地址详情。
   • 点击应用。
7. 若需为信用备忘录添加发货地址：
   • 若已选择公司，勾选 "与公司地址相同"复选框即可沿用公司记录中的地址。
   • 若需添加其他地址，请点击add 添加收货地址。
   • 在右侧面板中输入地址详情。
   • 点击保存。
   • 要编辑收货地址，请点击编辑。
   • 要删除配送地址，请点击“删除”。
8. 在"明细行"部分，添加需退还买家的商品。了解如何在贷记单中使用明细行。
9. 在备注栏中，为买家添加任何说明。例如，您可以在备注中添加付款条款、法律信息或其他重要信息。使用文本框底部的文本格式选项来设置文本样式、添加超链接或插入片段（可通过片段创建文本组件。例如，若您在贷项通知书中经常使用相同条款，可将其创建为片段以便每次调用）。
10. 点击“高级设置”可配置信用备忘录的语言、区域设置、域名及内容别名：
    • 页面标题和标签默认使用英语显示。若需更改语言，请点击语言下拉菜单 选择目标语言。标题、标签及信用凭证货币将切换为所选语言显示。
    • 默认日期和地址格式采用美国格式。若需更改格式，请点击"区域设置"下拉菜单选择相应区域。
    • 若需使用已关联域名设置自定义信用备忘录网址，请点击"域名"下拉菜单选择域名。您还可在"内容别名"字段 输入自定义别名。网址字段下方将显示信用备忘录网址的预览效果。
11. 右上角点击"预览"可查看信用备忘录效果。
12. 右上角点击"最终确定"即可创建信用备忘录。

将信用备忘录应用于发票

应用抵免单前请注意以下事项：

• 信用备忘录仅适用于一次性发票，不可用于周期性发票。
• 已付款或作废的发票不可应用抵免单。
• 信用备忘录与发票必须使用相同的计费联系人。
• 抵免金额可为发票的部分金额或全额。

应用信用备忘录至发票的步骤：

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 点击需添加信用备忘录的发票编号。在右侧面板右上角点击"操作"，选择"编辑"。或创建新发票。
3. 在摘要表格的"总计"栏下，点击"+ 添加可用信用额度"。
   
   
4. 点击"抵免单"下拉菜单并选择对应的抵免单。
5. 在"应用金额"字段中 输入抵扣金额。
6. 若编辑现有发票，请点击右上角的" 更新发票"；若 创建新发票，请点击"创建 "。
7. 选择通过邮件发送发票、复制发票链接或下载PDF版本。
8. 查看关联的信用备忘录及调整后的应付余额：
   • 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
   • 点击您应用信用额度的发票编号。
   • 调整后的应付余额将在"关于此发票"卡片中显示，已应用的贷项通知单将在"贷项通知单"卡片中显示。
     
     
   • 点击查看关联的贷项凭证 externalLink.
     
     

从发票中删除贷项单

1. 在 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 发票。
2. 点击发票名称。
3. 在右上角点击操作菜单并选择编辑。
4. 点击抵免单旁的delete 删除 图标。
   
   

信用备忘录状态

根据应用方式的不同，信用备忘录可能呈现多种状态。

• 草稿： 信用备忘录 处于起草状态，尚未最终确定。草稿信用备忘录无法应用于发票。
• 未应用：已创建的信用备忘录尚未应用于任何发票。
• 部分应用：抵免单金额已部分应用于发票（例如：100美元抵免单中的50美元已应用于发票）。
• 已应用：抵免单全额 已应用于发票。
• 作废：该贷记单已被作废。

管理信用备忘录

在抵免单索引页面查看和管理抵免单。下面了解如何筛选、预览、编辑和导出抵免单。

查看和筛选信用备忘录

查看信用备忘录：

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 您可在表格中查看所有信用备忘录。若需编辑表格列显示内容，请点击表格右上角的"编辑列"。
3. 查看单个信用备忘录：
   • 将鼠标悬停在信用备忘录上并点击"预览"。在右侧边栏中，您可查看信用备忘录详情及相关关联记录。
   • 在右侧面板右上角点击操作。

1. • 点击查看贷项通知书 externalLink.
     
   • 抵免单将在新浏览器标签页或窗口中打开。
2. 按特定信用备忘录属性筛选索引页面 ：
   
   • 点击表格上方的advancedFilters 高级筛选器。
   • 在右侧面板中，搜索并选择要筛选的属性，然后设置筛选条件。
   • 若需添加其他筛选属性，请点击+ 添加筛选条件。
   • 若需按所选属性或其他筛选条件进行组合筛选，请在"或"选项下点击"+ 添加筛选组"。
   • 筛选设置完成后，点击面板右上角的X关闭面板 。了解更多筛选设置与视图保存功能。

编辑草稿状态的信用备忘录

状态为草稿的信用备忘录可进行编辑。其他状态的信用备忘录不可编辑。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 将鼠标悬停在贷项通知单上并点击预览。
3. 在右侧面板右上角点击操作。
4. 点击编辑。
5. 继续配置您的贷项通知书。

复制链接或下载信用备忘录

若抵免单处于"未应用"、"部分应用"、"已应用"或"作废"状态，可复制其链接或下载文件。处于其他状态时则无法复制链接或下载文件。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 将鼠标悬停在信用备忘录上，点击预览。
3. 在右侧面板右上角，点击操作。
   • 点击“复制链接”以复制信用备忘录的链接。例如，您可将该链接粘贴至邮件发送给买家。
   • 点击下载以获取信用备忘录的PDF版本。

作废或删除信用备忘录

• 状态为"未应用"的信用备忘录可作废。其他状态的信用备忘录不可作废。
• 处于草稿、未应用或作废状态的信用备忘录可被删除。其他状态的信用备忘录不可删除。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 将鼠标悬停在信用备忘录上并点击预览。
3. 在右侧面板右上角点击操作。
   • 点击"作废"以作废该信用备忘录。在弹出对话框中再次点击"作废"确认。
   • 点击删除以删除该信用备忘录。在对话框中输入要删除的信用备忘录数量，然后点击删除确认操作。
4. 您也可批量删除信用备忘录：
   • 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
   • 勾选要删除的信用备忘录旁的复选框。
   • 在表格上方点击delete 删除。
     
     
   • 在对话框中输入要删除的贷项通知书数量，然后点击Delete确认操作。

关联其他记录至信用备忘录

在抵免单索引页添加关联关系。可将抵免单关联至联系人、公司及交易。抵免单仅能通过应用至发票的方式关联至发票。

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 将鼠标悬停在信用备忘录上并点击预览。
3. 在右侧边栏，点击关联卡片（如联系人）上的+添加。
4. 在右侧面板中，搜索并勾选要添加的记录旁的复选框。点击保存将其添加至信用备忘录。或点击新建标签页创建新记录用于信用备忘录。输入新记录的 详细信息并点击创建以添加至信用备忘录，或点击创建并添加另一项以创建另一条记录。

导出信用备忘录

1. 在你的 HubSpot 帐户中，导航到商务 > 信用票据。
2. 点击表格右上角的"导出" 按钮即可导出信用备忘录。
3. 在对话框中：
   • 在“导出名称”文本框中输入导出名称。
   • 点击文件格式下拉菜单，选择所需格式。
   • 点击列标题语言下拉菜单并选择语言。
   • 点击“自定义”以 进一步调整导出设置：
     • 在"导出包含的属性"下选择导出时包含的属性选项。
     • 在"导出包含关联关系"下，勾选 "包含关联记录名称"复选框以包含关联记录名称（例如发票名称）。
     • 在"导出关联关系"下，选择包含最多1,00 0条关联记录或全部关联记录。
   • 点击“导出”。了解有关导出记录的更多信息。